PREPARARE IL CONTINGENCY PLAN

"Aspettati l'inaspettato"
(Titolo del film del 1998 di Patrick Yau)

Avete mai preso l'ombrello uscendo dalla porta, nel caso in cui più tardi piovesse oppure avete mai scelto un luogo dove trovarvi con un amico o un familiare nel caso in cui una circostanza avversa dovesse separarvi all'interno di un luogo particolarmente affollato? Se sì, che ve ne siate resi conto o meno in quel momento, avete creato un piano di emergenza . Queste alternative sono utili in una varietà di contesti, compresi quelli aziendali dove potrebbero capitare disastri naturali, interventi legati alla pirateria informatica, pandemie o veri e propri furti.
La nostra organizzazione, probabilmente, si è preparata per gestire problemi grandi come questi ma anche eventi meno significativi possono creare un bel po' di problemi all'operatività di un'azienda. Molte circostanze, infatti, hanno il potenziale per interrompere o, peggio, per far chiudere un'attività e la preparazione di un piano per gestire queste emergenze può salvare la situazione.

Le cose cambiano quando meno ce lo aspettiamo e bisogna adattarsi. Negli affari, proprio come in guerra, ci si deve aspettare l'inaspettato per sapere come reagire qualora dovesse succedere. La nostra organizzazione, infatti, dovrebbe sempre essere in grado di passare senza soluzione di continuità dal "Piano A" al "Piano B" ogni volta che le circostanze cambiano, proprio come ci suggerisce la ISO 9001 che ci invita ad esaminare e a gestire i possibili rischi.

Un piano di emergenza (contingency plan) è un piano di riserva progettato con l'intento di aiutare un'azienda a prepararsi e gestire eventi imprevisti. Sviluppandolo e implementandolo, un'organizzazione può aumentare la propria resilienza a eventi imprevisti e prepararsi meglio alle sfide future. Il modo più semplice per pensare a un piano di emergenza è il percorso che si prenderà se e quando il metodo che abbiamo originariamente stabilito non sarà più una possibilità. Un piano di emergenza, infatti, si concentra sul raggiungimento dello stesso risultato del piano originale, utilizzando un approccio diverso.

Un continengency plan è una componente fondamentale della strategia di gestione del rischio di un'organizzazione che delinea un piano per rispondere a eventi imprevisti e minimizzarne l'impatto. Include una valutazione del rischio, le strategie di risposta, l'allocazione delle risorse, uno sforzo teso a una buona comunicazione e formazione, test e revisioni di quanto fatto e tanta flessibilità.
L'obiettivo di un Piano B è ridurre al minimo i danni e facilitare un rapido recupero, descrivendo i passi da compiere e le risorse da mobilitare in caso di emergenza. Per essere in grado di formulare un buon continengy plan, cioè un piano adatto a gestire eventuali emergenze, dobbiamo abituarci ad adottare una gestione che viene definita come "adattiva" (adaptive management) basata su un processo di acquisizione sistematica e successiva applicazione di informazioni affidabili al fine di migliorare l’efficacia nel tempo della gestione delle migliori soluzioni. Lo scopo di un contingency plan è quello di evitare la "sindrome della caserma dei pompieri" cioè quello stato d'animo che mette nelle condizioni di lavorare male perché si deve sempre correre dietro alle emergenze, sprecando risorse e non riuscendo a pianificare nulla. Al contrario, ragionare su ciò che potrebbe andare storto nella realizzazione di un progetto o nell'affrontare una problematica, ci aiuta a raccogliere le idee su eventuali imprevisti per trovare soluzioni che possano essere messe facilmente in atto nel caso in cui questi imprevisti dovessero effettivamente verificarsi.

Molte aziende non sono pronte per il cambiamento e, quando si imbattono in acque agitate, spesso non riescono a navigare bene perché i loro leader non si sono preparati per tempo ad allontanarsi dal "Piano A" e ad attivare un "Piano B". La gestione adattiva, invece, permette di apportare modifiche in tempo reale al piano originale, in modo che l'organizzazione possa sopravvivere e prosperare come richiesto dal contesto in cui si opera. Le organizzazioni che applicano la gestione adattiva si basano su una serie di principi strategici per formulare giudizi intelligenti nel definire problemi e soluzioni, lavorano con una varietà di obiettivi, misurazioni e scenari basati su un'attenta pianificazione, sul dibattito strategico e sulla disponibilità al cambiamento.

Per realizzare un buono contingency plan, è bene seguire questi step:

• identificare le sfide da affrontare e descriverle per arrivare a selezionare un metodo per affrontarle in maniera logica. L'obiettivo del nostro piano di emergenza è prepararci all'imprevisto. Per fare ciò, dovremo avere una solida conoscenza di quali rischi e minacce potrebbero metterci i bastoni tra le ruote. Pensiamo a tutti i potenziali ostacoli, errori e problemi che potrebbero sabotare i nostri progetti, tenendo presente che non identificheremo mai tutti i potenziali rischi.
  In generale, i rischi possono essere suddivisi in tre categorie:
  • rischi noti: questi sono probabilmente i primi che ci verranno in mente. Sono i rischi più evidenti
  • rischi sconosciuti: questi potrebbero non essere così ovvi da riconoscere, tuttavia possiamo farci aiutare dalle altre parti interessate o dalla leadership aziendale per raccogliere maggiori informazioni su questi potenziali rischi, ad esempio quelli legati alla concorrenza
  • rischi inconoscibili: questi sono i rischi che non c'è modo di anticipare senza una sfera di cristallo, come - ad esempio - un incidente o un grave guasto del sistema. Anche se non individueremo mai tutti i potenziali ostacoli alla nostra attività, è comunque importante pensare a cosa potrebbe potenzialmente intralciarci
• esaminare ogni punto della lista e decidere quali siano le aree più critiche e dove sia più probabile che si verifichi un problema. Potremmo soffermarci, per esempio, là dove le scadenze sono strette, dove c'è bisogno del coinvolgimento di altri dipartimenti aziendali oppure sui processi che necessitano dell'approvazione altrui;
• comprendere la potenzialità di tali rischi perché, anche quando ci impegneremo nella pianificazione di una risposta a eventuali emergenze, non saremo in grado di elaborare un piano di risposta per ogni singola circostanza possibile. Il nostro obiettivo dovrà, quindi, essere quello di creare piani alternativi per i rischi più probabili che potremmo incontrare;
• valutare il potenziale impatto di ciascuna problematica, compreso l'impatto sulla quaotidianità del lavoro, sulle risorse, sui dipendenti e sulle parti interessate;
• preparare un elenco, ordinato secondo una sequenza logica, delle misure da adottare per completare con successo il progetto o per affrontare nel migliore dei modi una problematica. Elaborare un'ipotesi di ciò che faremo ci porterà ad allineare strategie e tattiche e ad assicurarci di essere in grado di misurare i nostri progressi. I test che svolgeremo ci diranno se stiamo andando nella giusta direzione o se dobbiamo cambiare rotta. Ma, prima di poter sviluppare la nostra ipotesi, dobbiamo scoprire la vera causa del problema che stiamo cercando di prevedere e risolvere;
• utilizzare il brainstorming per scoprire le cause più probabili dei problemi che abbiamo provato a prevedere. In questa fase ricordiamoci che stiamo cercando di analizzare i problemi che - qualora si verificassero - sarebbero più gravi, non tutte le problematiche;
• dopo aver individuato le cause potenziali, elenchiamole tutte in modo chiaro;
• decidiamo dove sia possibile adottare un'azione preventiva. Questo modo di procedere significa ragionare su come rimuovere il problema oppure su come ridurlo al minimo sviluppando strategie di risposta per le diverse avversità;
• allocare le risorse necessarie per garantire l'effettiva attuazione del piano;
• testare e perfezionare il piano attraverso test regolari capaci di garantirne l'efficacia e identificare eventuali punti deboli del programma;
• comunicare quanto deciso e formare le persone. La comunicazione con tutti i dipendenti, le parti interessate e i collaboratori è della massima priorità, così come un'adeguata formazione di tutti coloro che dovranno essere di supporto nell'applicazione di un eventuale Piano B.

L'importanza di un piano d'emergenza risiede nel fatto che aiuta a minimizzare i danni, a impiegare meglio le risorse, a facilitare il ripristino delle condizioni adatte a lavorare, a risparmiare sui costi, a migliorare il processo decisionale, a garantire la continuità aziendale e a mantenere la fiducia dei clienti.

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Concludendo, la pianificazione della gestione delle emergenze è, probabilmente, l'argomento più importante del piano strategico complessivo di un'organizzazione. Facendo un esempio pratico, un piano di emergenza può concentrarsi su una parte specifica delle operazioni di un'organizzazione, oppure su qualcosa di più generale. Scendendo nello specifico, possiamo avere - ad esempio, le misure adottate per eseguire il backup di tutti i dati critici o le disposizioni relative allo smartworking messe in atto nel caso in cui una struttura sia fuori servizio.
La pandemia di COVID-19 ha dimostrato che è importante disporre di contingency plan completi in tutta l'organizzazione perché le aziende con piani adeguati sono in grado di reagire più rapidamente quando si verifica un'emergenza.

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