TIME MANAGEMENT: CALCOLARE BENE LE DEADLINE

In molte organizzazioni che si sforzano di fare un buon time management si possono vedere appesi nei diversi reparti aziendali degli elenchi di attività comuni da svolgere, insieme alle stime temporali associate al loro espletamento. Strumenti come questi servono a incoraggiare le persone a tenere sempre sott'occhio le scadenze da rispettare ma, soprattutto, a intervenire immediatamente qualora una deadline risultasse essere troppo ottimistica perché sono sopraggiunti dei fattori imprevisti che hanno portato allo sviluppo di ritardi.

Cosa fare, però, nel caso in cui la stima temporale dovesse riguardare lavori completamente nuovi che non sono mai stati svolti prima e per i quali eventuali stime siano completamente sconosciute? Al fine di una buona gestione del tempo si possono adottare due approcci diversi:

• si possono consultare i team che hanno avuto precedenti esperienze con compiti come quelli che dovete svolgere o con attività simili. Informatevi sui tempi medi di esecuzione, non prendendo in considerazione le registrazioni relative alle tempistiche migliori e a quelle peggiori;
• se non riuscite a trovare nessuno che possa darvi informazioni sui tempi medi di esecuzione delle attività che dovete prendervi in carico, occorrerà che voi stessi stimiate delle scadenze ragionevoli per ognuno dei compiti per poi aggiustarle mano a mano che farete esperienza del lavoro

Proviamo a fare un esempio pratico: poniamo che vi sia stato assegnato il compito di preparare un report sull'accettazione da parte di uno specifico cliente di un recente aggiornamento di prodotto.
La prima cosa da fare in un'ottica di time management sarà quella di analizzare il compito che avete davanti per valutarlo sulla base della precedente esperienza che avete maturato con le ricerche di mercato. Fatta questa valutazione, diciamo che la vostra stima ammonta a 10-12 ore di lavoro, spalmate sul periodo di tempo (poniamo un anno) che sarà necessario per garantire la partecipazione di tutti i clienti oggetto dell'indagine, per avviare ulteriori approfondimenti qualora si rendessero necessari e per preparare, diffondere e fare tesoro del report..
A questo punto dovrete convalidare la vostra stima e, per farlo, potete disegnare una linea orizzontale sulla quale riportare le diverse attività, suddividendole tra i quattro trimestri di lavoro che ci sono in un anno. Partite dalle attività del primo trimestre il cui tempo stimato sarà, ipoteticamente, di quattro ore. Le attività di questo primo trimestre saranno:

• analizzare gli elenchi dei clienti;
• estrarre un campione di utenti oggetto dell'indagine;
• preparare la comunicazione da inviare al campione di clientela che si vuole monitorare

Le attività del secondo trimestre si svolgeranno, invece, in due ore e saranno:

• raccogliere le risposte dei clienti, dopo il tempo di attesa necessario affinché valutino le modifiche apportate al prodotto oggetto dell'indagine;
• estrapolare i dati contenuti nelle risposte

Terzo trimestre: tempo stimato: quattro ore

• valutare e interpretare i risultati;
• preparare la bozza del report;
• se necessario, procedere con un ulteriore rilevamento/campionamento per chiarire situazioni che non risultano abbastanza esplicative
• terminare il report

quarto trimestre: tempo stimato: due ore

• diffondere il report ai dipartimenti interessati;
• chiedere ed, eventualmente, sollecitare reazioni da parte della produzione, del servizio clienti e degli altri reparti coinvolti nella modifica del prodotto;
• finalizzare i risultati e le raccomandazioni

Mano a mano che si procederà con il lavoro, le stime relative che risulteranno troppo ottimistiche o pessimistiche andranno modificate, avvisando tempestivamente le altre parti coinvolte in modo che possano adeguarsi.

Al completamento del lavoro, in un'ottica di knowledge management (gestione della conoscenza) caldeggiato anche dalla ISO 9001, condividete ciò che avete appreso e aggiungetelo alla vostra raccolta di esperienze relative ai tempi di consegna standard per le attività comunemente svolte all'interno dell'organizzazione, mettendolo a disposizione di chiunque abbia bisogno di rendere più realistiche e concrete le proprie stime. Uno strumento del genere, tra l'altro, vi aiuterà a risparmiare tempo in formazione se deciderete di delegare questo compito ad altri.

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