TEAM LEADER ALLE PRIME ARMI: DA DOVE PARTIRE?

Quando si parla di un team, la prima cosa su cui fare chiarezza è che non tutte le persone che lavorano insieme formano una squadra. Un team è un gruppo definito composto da individui che lavorano insieme verso un obiettivo specifico e condiviso. A tale scopo, un gruppo di lavoro dovrebbe essere composto da persone i cui talenti combinati contribuiscono al raggiungimento di tale obiettivo. Lo spirito di squadra è la volontà e la capacità di lavorare in modo interdipendente faranno tutto il resto.
E' bene anche ricordare che, sebbene i diversi team abbiano ciascuno caratteristiche uniche, tendono tutti a rientrare in quattro modelli generali:

• il primo è quello che potremmo definire come un gruppo di lavoro di base che riporta a un manager comune che decide gli incarichi da svolgere. Sebbene i membri del gruppo collaborino, generalmente non dipendono l'uno dall'altro per svolgere i loro compiti;
• abbiamo poi il team in via di sviluppo che è un gruppo di lavoro composto da membri che condividono i compiti da svolgere e da un leader che, prima di prendere decisioni, cerca input dai collaboratori. Questo rappresenta il primo livello di un vero lavoro di squadra;
• il terzo modello è rappresentato dal team partecipativo che è, invece, un gruppo di lavoro in cui tutti comunicano di frequente e partecipano al processo decisionale. Il leader del team è una sorta di facilitatore e tutti i componenti della squadra sono motivati responsabili del proprio lavoro e del suo successo;
• il team autonomo è un gruppo in cui i membri hanno grande esperienza di lavoro di gruppo. I loro compiti sono completamente interdipendenti e il team manager non deve prendere parte a ogni attività o riunione perché le cose proseguano nel migliore dei modi. I membri della squadra condividono i compiti relativi alla leadership a seconda della necessità

Non tutti i team hanno bisogno di raggiungere quest'ultimo livello di dipendenza reciproca e non tutti, in ogni caso, ci possono riuscire. E' importante, però, che un team leader si renda immediatamente conto della tipologia di gruppo di lavoro che si trova davanti, per gestirlo nel migliore dei modi.

Ogni team leader che si avvicini per la prima volta al nuovo incarico di occuparsi di un gruppo lo fa con una certa dose di nervosismo perché avere a che fare con persone che devono interagire per realizzare un lavoro non è per niente facile. Se a questo aggiungiamo il fatto che, spesso, si fa l'errore di eleggere un team leader solo in base alle capacità tecniche capiamo bene che il percorso è ancora più complicato perché occorrerebbero anche esperienza nel ruolo o - almeno - una formazione specifica, dato che il responsabile di un team deve essere un manager, gestire faccende amministrative ma anche saper motivare il team a svolgere i compiti affidati entro i i tempi previsti. Errori come la sovragestione o la sottogestione sono sempre in agguato e possono causare molti conflitti tra un team leader alle prime armi e i membri del team.
Vediamo, allora, quali sono le informazioni di base di cui hanno bisogno i responsabili di un gruppo di lavoro per portare a termine con successo i loro primi incarichi.

Inziamo col dire che il successo di una squadra dipende dalla giusta combinazione di individui che è assolutamente fondamentale. Un gruppo di lavoro, tendenzialmente, dovrebbe avere dai cinque ai dieci membri. Averne meno, infatti, penalizzerebbe la varietà delle competenze e dei talenti necessari; averne troppi porterebbe il team a spontanee divisioni al suo interno.
E' importante anche che ruoli e responsabilità siano chiaramente definiti per ogni membro del team e che si punti a una comunicazione aperta e onesta. Una squadra deve avere uno scopo e obiettivi comuni e una chiara dichiarazione di intenti in modo che, conoscendo i risultati desiderati, i membri del team possano misurare i propri progressi anche autonomamente.
La motivazione, poi, è fondamentale per il successo della squadra. Ecco perché selezionare le persone giuste è così importante. Se la sinergia all'interno di una squadra è scarsa, potrebbe non essere possibile motivare i membri a fare grandi cose.

Un manager alle prime armi deve sviluppare diverse competenze che hanno a che fare col concetto di leadership tra cui la capacità di pianificazione, l'organizzazione, il monitoraggio e la valutazione. Senza queste competenze fondamentali, i team leader non saranno in grado di far lavorare al meglio le loro squadre e di portarle a raggiungere gli obiettivi. I nuovi manager hanno anche bisogno di sapere come incoraggiare, motivare, comunicare, parlare chiaro, persistere, promuovere comportamenti etici, costruire relazioni e ottenere risorse utili.

Chi si ritrova da un giorno all'altro a fare il team leader, spesso senza nemmeno aver ricevuto la formazione che sarebbe necessaria, di solito non riesce a gestire al meglio la situazione e si limita a guidare il gruppo nel modo più morbido possibile. Il problema è che, in questo modo trasmette un'idea di debolezza che potrebbe portare i membri del team a pensare che non sia in grado di gestire la situazione. Un vero team leader, invece, dovrebbe portare i membri del gruppo a decidere come lavorare insieme, pur godendo di un certo livello di autonomia individuale e fare in modo che le persone si alternino alla guida del lavoro specifico da svolgere, a seconda delle loro peculiari capacità.

Un altro modo per partire subito col piede giusto nelle vesti di team leader è dimostrare al vostro team che sapete essere un buon ascoltatore. Alcuni nuovi manager esitano a fornire indicazioni alla squadra perché non vogliono apparire prepotenti, tuttavia non guidando e modellando opportunamente il gruppo, il responsabile lo prepara al fallimento. L'eccesso di gestione, d'altro canto, è ugualmente dannoso perché ostinarsi a prendere ogni decisione e ad eseguire ogni attività mina la fiducia dei membri del team nel responsabile. L'umore della squadra si può trasformare in risentimento e, arrivati a questo punto, è difficile rimettersi in sesto. Per evitarlo, bisogna provare a tenere le redini in mano abbastanza saldamente in modo da mantenere la squadra attiva nel modo giusto, incoraggiando i membri del gruppo di lavoro a esprimere eventuali opinioni contrarie se ne hanno perché è solo in questo modo che si possono sfruttare le sinergie di un team. Un leader che sa ascoltare è fondamentale per un buon lavoro da parte della squadra.

Consigliamo anche di non voler prendere tutte le decisioni in autonomia perché si rischierebbe la paralisi e, soprattutto, non si metterebbero le persone nelle condizioni di crescere professionalmente. Il team leader deve consentire al gruppo di lavoro di decidere autonomamente su determinati problemi, a seconda dei casi e dell'esperienza.

E' fondamentale anche rafforzare il team riconoscendo i contributi individuali e celebrando i successi della squadra. Ricordate che sono le prime interazioni con il gruppo a influenzarne la personalità, quindi occorre fare attenzione.

E veniamo al monitoraggio che implica notare come i membri del team lavorino tra loro e offrire feedback in merito. Occorre fare attenzione al fatto che i team richiedono "team manager", non "taskmaster". Le persone vanno sostenute, non soffocate. cercate di far crescere professionalmente i vostri uomini portandoli ad avere competenze sia tecniche che interpersonali, responsabilizzandoli e motivandoli ​​a contribuire allo sforzo di gruppo.
L'intero team deve avere, inoltre, una cultura che accetti il ​​rischio appropriato e rimanga flessibile su come raggiungere gli obiettivi.

Per quanto riguarda la gestione di un conflitto all'interno della squadra, è importante capire che va preso nel modo giusto, visto che, se i membri del team sono in conflitto su come migliorare un processo, un prodotto o su come migliorare le relazioni con i clienti, un leader non potrebbe chiedere di meglio. Il conflitto è una parte normale e sana della vita di squadra, ma dovreste portare i problemi ad una giusta conclusione e lavorare per garantire una relazione positiva e continua tra le diverse fazioni. Un manager alle prime armi può scegliere tra diverse tattiche per affrontare i conflitti. La collaborazione creativa richiede di incoraggiare un compromesso quando la questione è complessa, importante o destinata a perdurare nel tempo. Questa è una soluzione vantaggiosa per tutti, ma richiede tempo. A volte, è meglio semplicemente arrendersi, in particolare quando una parte ne sa più dell'altra e si desidera mantenere rapporti di lavoro positivi. Passate all'approccio di controllo quando avete informazioni che gli altri non hanno e dovete prendere una decisione rapida. In situazioni complicate in cui nessuna risposta è ovviamente giusta, il team dovrebbe cercare, invece, di raggiungere un compromesso praticabile. La cosa importante è chiarire le basi del processo decisionale in una fase iniziale per stabilire dei limiti chiari sul tipo di decisioni che il team può prendere senza il responsabile. Man mano che la squadra acquisirà esperienza e maturerà, si potranno spostare i confini. Un avvertimento: sebbene il consenso sembri il modo più democratico ed equo di prendere decisioni, può essere molto inefficiente. Peggio ancora, se un membro non è d'accordo con la squadra, può verificarsi una spaccatura molto distruttiva. Parte dell'essere in una squadra è condividere il lavoro, incluso il processo decisionale ma combattere troppo duramente per ottenere ciò che si vuole è la tattica sbagliata. Anche in questo caso l'esperienza farà la differenza nella gestione da parte del team leader: mettete in conto di sbagliare, almeno all'inizio.

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Chiudiamo ricordando che i team richiedono cura e attenzione, quindi nutrite il vostro gruppo pianificando periodicamente una riunione per consentire ai membri del team di trascorrere del tempo insieme e confrontarsi. Includete attività sociali che aiutino le persone a creare rispetto e fiducia. Su QualitiAmo abbiampo parlato spesso di come fare team building, qui sotto trovate tutti gli articoli sul tema.

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