EVITARE CHE UN PROBLEMA SI RIPRESENTI
Come procedere per eliminare per sempre una problematica?
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Come si può fare in modo che un problema individuato e risolto non si ripresenti in futuro, magari sotto una veste leggermente differente? E' una domanda fondamentale se cerchiamo di lavorare in un'ottica di qualità e, magari, abbiamo implementato un sistema basato sulla ISO 9001.
La soluzione migliore è partire da un'analisi efficace della problematica riscontrata per raggiungere tutti quanti questi obiettivi:
- un riscontro approfondito della portata del problema;
- la disponibilità a mettere in discussione lo status quo senza pregiudizi;
- l'analisi delle reali cause che hanno scatenatola problematica e che dovcranno restare ben distinte dai suoi sintomi;
- un riesame dei controlli esistenti che non sono riusciti a impedire il problema;
- un esame attento delle possibili soluzioni fatto coinvolgendo tutte le parti interessate che dovranno capire le eventuali conseguenze di ogni soluzione sul loro lavoro;
- un'ipotesi sulle strutture per il monitoraggio da mettere in funzione una volta operata la modifica;
- l'implementazione, attraverso un piano delle azioni da svolgere, della soluzione che si è ritenuta migliore;
- la messa in atto dei nuovi controlli necessari;
- la preparazione e l'implementazione dei nuovi documenti di supporto;
- un periodo di follow-up in cui si verificherà che, operate le modifiche necessarie, le cose funzionino effettivamente come previsto e che il processo sia esente da errori. Raccogliete quanti più feedback possibili durante questo periodo di osservazione e verificate l'impatto della soluzione sugli output di processo;
- un'analisi delle conoscenze maturate che dovranno essere implementate in futuro per evitare l'insorgere di problematiche simili, così come richiesto dalla ISO 9001:2015;
- la messa a sistema delle conoscenze maturate per istituzionalizzare le modifiche apportate;
- l'erogazione della formazione necessaria a operare con le modifiche effettuate;
- la presentazione dei risultati in un'ottica di miglioramento continuo;
- il fatto che il problema non si ripresenti più
Uno degli strumenti migliori per risolvere i problemi è l'approccio 8D Problem Solving che può essere utilizzato per identificare, correggere ed eliminare il ripetersi di problemi relativi alla qualità e per migliorare prodotti e processi.
Il governo degli Stati Uniti utilizzò per la prima volta un processo simile all'8D durante la seconda guerra mondiale, riferendosi ad esso come Military Standard 1520. Si trattava di un sistema di azioni correttive e di disposizioni per trattare il materiale non conforme. Fu, però, la Ford Motor Company a documentare per la prima volta nel 1987 il metodo 8D in un manuale del corso intitolato "Team Oriented Problem Solving".
Questo strumento può essere utilizzato per gestire i reclami dei clienti, per affrontare i problemi ricorrenti, ecc. e viene utilizzato mediante un approccio di squadra. E' un meccanismo che porta l'analisi della causa principale a un livello più profondo. Una volta trovata la causa principale, viene convalidata.
Purtroppo ci vuole tempo per applicare un metodo come questo ma permette di validare le azioni correttive in modo che un determinato problema non si verifichi più, perché non saranno più presenti le stesse condizioni.
I benefici che derivano dall'utilizzo dell'8D Problem solving sono:
- un approccio efficace per trovare la causa principale di un problema, sviluppare azioni adeguate per eliminarle e implementare l'azione correttiva necessaria;
- un valido supporto nell'analizzare il sistema di controllo in essere che ha permesso al problema di sfuggire. Questo è estremamante utile perché permette di migliorare la capacità del sistema di rilevare il problema quando e se si dovesse ripresentare
Lo strumento ha, però, anche alcuni svantaggi. Vediamoli:
- la formazione 8D può richiedere molto tempo ed essere difficile da progettare ed erogare;
- a supporto della metodologia occorrono strumenti di raccolta e analisi dei dati come i diagrammi di Pareto, i diagrammi a lisca di pesce e i diagrammi di flusso che occorre saper utilizzare
Un altro strumento utile per il problem solving e decisamente più semplice da utilizzare è quello dei cinque perché.
Fu sviluppato da Toyota per eseguire un'analisi iterativa delle cause principali dei problemi legati alla produzione. La sua semplicità di utilizzo e l'output efficace resero il metodo dei cinque perché un metodo estremamente popolare da utilizzare oltre che nell'ambito della ISO 9001, anche in quello specifico del Kaizen, della Lean Manufacturing, del Six Sigma, dell'analisi del flusso del valore, ecc.
Anche in questo caso, si deve identificare il problema e si deve evidenziare la causa principale che l'ha scatenato.
Il procedimento è estremamente semplice perché consiste nel chiedere perché sia sorta la problematica. Questa domanda, di solito, ottiene come risposta un problema nuovo e diverso che porta a formulare nuovamente la donda: "Perché?" Il processo va ripetuto fino a quando non si arriva al nucleo del problema che sarà la sua causa principale.
Questa tecnica è maggiormente utilizzata nella fase di analisi di DMAIC (Definisci, Misura, Analizza, Migliora, Controlla) e non implica un'ipotesi statistica e, spesso, neppure una raccolta di dati.
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