L'IMPORTANZA DELLA COMUNICAZIONE
NELLA GESTIONE DEI PROGETTI

Nel mondo della gestione dei progetti (project management) problemi quali il giusto recepimento dei requisiti del cliente, l'eventuale sovrapposizione di responsabilità, i frequenti cambiamenti dello scopo del progetto, i vincoli, la gestione delle interfacce, il processo di decision-making, ecc. sono tutti input che possono contribuire a generare conflitti ed è proprio per questo che una buona comunicazione risulta fondamentale in ogni fase.
Un numero significativo dei problemi citati, infatti, è causato proprio da una cattiva comunicazione che risulta, forse, il fattore maggiormente in grado di influenzare la qualità, l'efficacia, la soddisfazione e la produttività di un project team.

Ecco, allora, che dovremmo iniziare a considerare il project manager anche sotto l'aspetto del suo ruolo più critico: quello del comunicatore.
Chi è a capo di un team di project management, infatti, dovrebbe creare un ambiente capace di indurre ad una comunicazione aperta per contribuire allo sviluppo della fiducia tra i diversi membri del team.

La comunicazione progettuale serve per una condivisione di messaggi e informazioni tra i membri del gruppo di progetto, il project manager, gli stakeholder interni e quelli esterni affinché circolino tutte le informazioni necessarie per poter operare al meglio.

Tutte queste comunicazioni hanno diversi scopi tra i quali vogliamo ricordare:

• la preparazione di registrazioni, report, statistiche, ecc. sull'andamento del progetto
• la condivisione delle informazioni relative al progetto
• la gestione delle diverse interfacce progettuali e la loro integrazione all'interno di un unico sistema di gestione
• ecc.

Un bravo project manager, dunque, dovrebbe imparare ad utilizzare nella gestione dei progetti la comunicazione più di qualsiasi altro elemento perché serve ad assicurare che tutti i membri del team lavorino con coesione sui problemi e sulle opportunità che il progetto può presentare.

Le comunicazioni relative alla progettazione possono essere di due tipi:

• comunicazioni interpersonali: presentazioni interne, discussioni per la risoluzione di problemi, riunioni per prendere decisioni, negoziazioni, gestione dei conflitti, ecc.
• comunicazioni con gli esterni: relazioni pubbliche, spiegazione del progetto al cliente o ai fornitori, discussioni per far accettare una certa soluzione, riunioni per combattere le resistenze, presentazioni esterne, relazioni con la stampa, preparazione di materiale pubblicitario sul progetto, ecc.

e avere due differenti registri:

• comunicazioni formali: scritte e portate avanti attraverso i canali tradizionali. Sono relative ai piani strategici, alla pianificazione dei progetti, agli standard, alle policy, alle procedure, ecc.
• comunicazioni informali: possono essere fatte a voce e vengono portate avanti attraverso gruppi di persone che sono in relazione tra loro e che parlano in maniera informale.

Perché mai, secondo voi, un project manager dovrebbe preoccuparsi delle comunicazioni informali? Semplicemente perché, dato che è impossibile evitarle, occorre gestire anch'esse nel modo migliore perché spesso sono in grado di influenzare le performance dell'intero team di progetto.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.

Un project manager in gamba, dunque, dovrebbe identificare i punti di forza e i limiti di questa comunicazione informale e sfruttarli per migliorare l'efficacia dell'intero progetto, ad esempio: