PROGETTARE E INDOSSARE UN SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA'COME UN ABITO

Testo redatto dal dott. Domenico Arezzo (professionista e consulente di sistemi organizzativi e di gestione aziendale sin dal 1996)

La progettazione e la successiva introduzione di un sistema di gestione della qualità (SGQ) presso una struttura pubblica o privata è paragonabile al confezionamento di un abito su misura in cui il sarto è il progettista, l’indossatore è l’organizzazione fruitrice, il risultato è il sistema certificato e la soddisfazione del cliente e degli stakeholders.

Perché questo possa avvenire, occorre “prendere le misure” in quanto ogni organizzazione ha una sua fisionomia così come ogni indossatore è diverso da un altro. Questo primo momento ha lo scopo di fotografare la realtà organizzativa in termini di processi, risorse umane e tecnologiche, usi e consuetudini, normative applicabili al settore. Il sarto, in questa fase, usa il metro, il progettista un sistema di rilevazione della realtà aziendale come l’osservazione dei processi e le interviste al personale.

La fotografia della realtà organizzativa permette di strutturare in modo semplice ed efficace il SGQ che, rispettando la normativa di riferimento ISO 9001:2015 (generica perché applicabile a qualunque tipo di settore e organizzazione), mantiene inalterati i punti di forza gestionali, operativi, tecnologici e strategici della struttura certificanda.

In un secondo momento il progettista sviluppa lo scheletro del sistema con la revisione/redazione dell’organigramma, della mappa dei processi e dei relativi parametri di controllo e delle procedure che descrivono l’operatività della struttura.

Come un indossatore l’organizzazione prova, più volte, il suo abito al fine di eliminarne i difetti ( ridondanze e inefficienze ). Questo è il momento più delicato, infatti possono emergere problematiche organizzative legate a problemi di rapporti interpersonali, visioni gestionali non condivise, prassi e consuetudini passivamente accettate, strategie non chiare.

Convogliare tutto questo nel Sistema facendo emergere le positività e riducendo le negatività, anche tramite confronto con la norma di riferimento, permette la realizzazione di un SGQ efficace ed efficiente che produce informazioni di rilevanza strategica, migliora l’operatività dei processi, garantisce il cliente e l’utente finale, innesca un meccanismo di miglioramento continuo e di monitoraggio della soddisfazione dei clienti e dei fornitori agevolando, nel complesso, la gestione della struttura.

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