INTEGRARE I DATI PER MIGLIORARE E
COMPETERE

Avete mai pensato che ogni dato duplicato all'interno delle vostre organizzazioni vi costa denaro, diminuisce la flessibilità del lavoro e riduce il vostro profitto?
In questo articolo proveremo a darvi qualche piccolo suggerimento per cambiare questa situazione che sembra essere abbastanza comune nelle realtà italiane.

Dati integrati

Quando si avvia un nuovo business, che si tratti di una ditta individuale o di una piccola società, l'integrazione dei dati è un problema che non si pone perché tutto è piuttosto semplice: il proprietario o i soci, infatti, hanno tutti i dati che interessano ben chiari nella loro testa e si muovono tra loro abbastanza agevolmente. I problemi iniziano a sorgere non appena, però, l'impresa inizia a cresce perché gestire dati non integrati diventa più difficile oltre che decisamente più svantaggioso .

Facciamo un esempio pratico: se il proprietario o uno dei soci ha deciso che è importante strutturare un Ufficio Commerciale, dovrà poi ricordarsi di comunicare che ha incontrato un cliente potenziale che sarebbe ben felice di ricevere una brochure e una proposta di soluzioni e che ha promesso che qualcuno dei commerciali si sarebbe messo in contatto con lui.
Allo stesso modo, il Responsabile commerciale dovrà ricordarsi di inserire nel CRM (o in una banca dati di file condivisi) i dati relativi alla relazione commerciale appena avviata, aggiornandoli in modo che tutti sappiano com'è andata la telefonata e che prospettive ci siano con quel potenziale cliente.

Anche i dati finanziari sono facili da rintracciare all'inizio del percorso di una piccola azienda: spesso, infatti, basta leggere il saldo del conto corrente per rendersi conto delle proprie disponibilità. Ovviamente anche in questo caso la situazione cambia, e parecchio, quando l'attività si ingrandisce.

In definitiva, quanto più crescerà un'organizzazione, tanti più dati si troverà a gestire e tanto più avrà bisogno di una buona integrazione tra essi perché spesso la chiave del successo e della redditività dell'azienda dipende proprio da quanto velocemente e da quanto bene siano stati integrati i suoi dati.

Se pensiamo ai dati relativi alle vendite, ad esempio, non è sufficiente fare un buon lavoro di raccolta dei dati dei singoli venditori. È necessario, invece, integrare i dati di vendita con i dati finanziari e integrare entrambi con i dati di produzione.

Se lavorate in una piccola azienda e credete che questo discorso per voi non valga, ricordatevi che spesso l'unico vantaggio che avete rispetto a una realtà più grande è proprio la capacità di muovervi rapidamente. Questa flessibilità e agilità sarà ulteriormente facilitata da una maggiore integrazione nella ricezione, interprestazione e utilizzo dei dati per prendere decisioni. Visto, infatti, che una grande azienda ha capacità maggiore nell'ottenere i dati che le servono, il vantaggio che per voi sarà fondamentale mantenere è proprio l'integrazione di questi dati a supporto del processo decisionale che in una piccola azienda sarà più veloce che in una grande realtà.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

La realtà

Come ben sa chi lavora in una piccola o media azienda, ogni unità della vostra organizzazione riceve dei dati che andranno elaborati per fornire alcune risposte. Per elaborare questi dati, ogni dipartimento fa da sé, senza coordinare lo sforzo con gli altri, e questo ha come risultato la ricerca delle migliori soluzioni disponibili per fornire risposte in tempi brevi e per facilitare il lavoro della singola unità. Ecco, allora, tutto un fiorire di singoli fogli di calcolo o di soluzioni studiate a tavolino perché diano il massimo dei benefici all'area che li utilizza (e pazienza se, poi, non saranno in grado di dialogare con altre soluzioni personalizzate utilizzate dalle altre aree dell'azienda).

Piano, piano queste soluzioni diventano "la soluzione" mettendo a loro agio le persone che le utilizzano e che diventano dipendenti da esse. Più il tempo delle soluzioni personalizzate si prolunga, più diventerà difficile per queste persone rinunciare alle personalizzazioni a favore di una soluzione integrata. Tenenetene conto quando andrete a mettere mano a un sistema che coinvolga tutte le unità dell'organizzazione.

Realizzare un'integrazione, prima di tutto culturale, tra i vostri dati gestiti dalle diverse aree dell'organizzazione è difficile e richiede molto tempo e tanta buona volontà ma è qualcosa su cui vale sicuramente la pena investire.

Fra qualche giorno vi spiegheremo praticamente come gestire tutto il progetto. Non mancate!

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