A3 - INTRODUZIONE - 3

(Prima parte)

(Seconda parte)

Gli altri sei elementi che caratterizzano un buon report A3 sono:

• obiettività: dato che il processo dell'osservazione umana è intrinsecamente soggettivo, ogni persona vede il mondo in un modo un po' diverso dall'altra. Per questo motivo le rappresentazioni mentali che le persone hanno della realtà sono differenti e ciascuna tende a credere che la sua sia quella "giusta".
  Nella maggior parte dei casi, all'interno di un'organizzazione i singoli individui hanno un percorso di comprenssione dei problemi abbastanza comune perché sono abituati a comunicare e a lavorare insieme per fare le cose. Spesso, però, quando scendono nei particolari di una singola situazione, questa comprensione comune inizia a diminuire e le differenze tra come si vede la realtà diventano evidenti.
  A titolo di esempio, proviamo a riflettere su quello che di solito capita in un reparto produttivo quando una macchina si ferma per un problema. Tutti all'interno dell'azienda sanno che un periodo di inattività rappresenta un problema, soprattutto quando c'è molto lavoro da fare. Tuttavia, non è così facile trovare un accordo su come procedere e su cosa fare. La Produzione incolpa la Manutenzione per i tempi di risposta lenti. La Manutenzione, a sua volta, accusa la Produzione di non fare la manutenzione giornaliera delle macchine e di non darle la possibilità di fare la manutenzione preventiva o, ancora, di non essere stata informata per tempo dei sintomi del problema. Entrambe le parti hanno un punto di vista molto soggettivo ed emozionale della situazione che mette loro i paraocchi per ciò che concerne l'obiettività e la logica. La reazione naturale quando una persona sente che la propria rappresentazione della realtà è quella giusta, è che gli altri stiano sbagliando.
  Ragionare in termini di A3 aiutare a conciliare questi diversi punti di vista perché considera una situazione secondo più prospettive e questo aumenta l'obiettività. Le singole persone espongono chiaramente il proprio punto di vista e lo condividono con gli altri. Raccolgono prove oggettive di ciò che intendono e discutono con gli altri per verificare se quanto hanno fatto sia abbastanza accurato.
  I problem-solver più efficaci si preoccupano sempre di testare la loro comprensione di una certa situazione o di un problema per evitare pregiudizi e malintesi. Iniziano inquadrando il problema con i fatti e i dettagli più rilevanti e si sforzano di essere il più obiettivi possibile;
• risultati e processo: un'organizzazione che si sforzi di ragionare in termini di A3 è estremamente orientata ai risultati e fa in modo di definire gli obiettivi e di valutare ogni collaboratore in base al raggiungimento di questi obiettivi.
  E gli obiettivi vanno raggiunti grazie ai processi.
  Raggiungere risultati accidentalmente o per caso, infatti, è di scarso valore aggiunto a lungo termine. Con un approccio A3, invece, il processo può essere raffinato in modo che possa essere ripetuto dando risultati migliori e soprattutto ripetibili nel tempo.
  Solamente ciò che siamo in grado di riprodurre in condizioni controllate identifica che abbiamo compreso a fondo un problema e l'abbiamo davvero risolto. Occorre applicare il ciclo PDCA fino a quando non raggiungiamo risultati desiderati.
  Un processo che salti rapidamente alla soluzione senza una buona conoscenza delle cause che hanno scatenato il problema alla radice, può sicuramente raggiungere i risultati desiderati, ma non riuscirà a mantenerli nel tempo;
• sintesi e visualizzazione: un altro vantaggio dello strumento A3 è che il report è estremamente breve e non si corre il rischio che le informazioni più critiche restino nascoste in un documento di venti pagine che nessuno leggerà.
  Una breve relazione che arrivi dritta al punto, ecco lo scopo dell'A3.
  Questo strumento incoraggia la visualizzazione delle informazioni sintetizzate ad hoc per poter essere facilmente assimilate e trasmesse a tutti gli interessati;
• allineamento: molti esperti sostengono che l'effettiva attuazione di un cambiamento spesso dipenda dal consenso tra le parti coinvolte. Con il consenso, tutti lavorano insieme per superare gli ostacoli e per portare avanti il cambiamento in modo efficace. Ecco perché, per chi utilizza l'A3, è fondamentale raggiungere un accordo sulle decisioni da prendere per gestire una certa situazione;
• coerenza: un altro dei punti fondamentali dello strumento A3 è quello di stabilire un flusso logico da una sezione del rapporto a quella successiva. Questo favorisce la coerenza all'interno del processo di problem solving e che gli sforzi esercitati alla ricerca della soluzione di un problema siano efficaci anche perché coerenti.
  Il tema da affrontare o il problema da risolvere dovrebbero essere coerenti con gli obiettivi dell'organizzazione e con i suoi valori. La diagnosi della situazione deve essere in linea con il tema, l'analisi delle cause che ne segue deve essere coerente con la situazione, i rimedi proposti devono affrontare alla radice le cause identificate, l'implementazione del piano scelto deve mettere in pratica i rimedi che si è deciso di adottare e il piano di follow-up dei risultati deve essere coerente con gli obiettivi fissati in precedenza nel report;

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• punto di vista sistemico: l'ultimo elemento dello strumento A3 è che, prima di impegnarsi in un'azione specifica, si sviluppi una profonda comprensione dello scopo della nostra azione, di come questa azione promuoverà gli obiettivi dell'organizzazione e di come si inserisca nel quadro più ampio del sistema e si ripercuota sulle altre parti dell'organizzazione.
  Una soluzione che risolva un problema da una parte solo per crearne un altro in qualche altra parte dell'organizzazione è generalmente da evitare.

PER SAPERNE DI PIU':