IL PARAGRAFO 4.3 DELLA ISO 9001:2015 - DETERMINARE IL CAMPO DI APPLICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLA QUALITA' - 2

di Staff di QualitiAmo

(Prima parte)

Un Sistema Qualità può coprire l'intera organizzazione, alcuni processi ben determinati, alcune aree, alcuni prodotti o servizi, alcune linee produttive, alcuni stabilimenti se si tratta di un'azienda con più sedi, ecc.

Per stabilire lo scopo del Sistema Qualità della vostra organizzazione dovrete:

• determinare i confini del sistema e la sua applicabilità;
• esaminare ogni eventuale eccezione all'applicabilità dei requisiti della norma;
• accertarvi che, se deciderete di escludere un requisito, questo non influirà sulla vostra capacità di assicurare la conformità del prodotto o del servizio;
• accertarvi che ogni eventuale esclusione sia ben indicata all'interno dello scopo (ricordate che la norma specifica chiaramente che eventuali esclusioni possono essere accettate solamente se "i requisiti determinati come non applicabili non influenzano la capacità o la responsabilità dell’organizzazione di assicurare la conformità dei propri prodotti e servizi e l’accrescimento della soddisfazione del cliente”)

Tutto il lavoro che avete fatto precedentemente con i paragrafi 4.1 e 4.2 della norma, vi servirà per capire meglio i processi della vostra organizzazione e decidere cosa inserire nello scopo del Sistema Qualità.
Dovrete considerare:

• il contesto dell'organizzazione (in cosa siamo bravi? Cosa dobbiamo migliorare? Quali sono i rischi che dobbiamo affrontare? E le opportunità?
  Il Sistema Qualità dovrà diventare un supporto per gestire tutte queste questioni. In proposito, assicuratevi di essere in grado di rispondere alle domande dell'auditor di terza parte che potrebbe chiedervi, ad esempio, come abbiate fatto a fissare il perimetro del vostro sistema);
• il punto di vista delle parti interessate (anche in questo caso, l'auditor potrebbe chiedervi come abbiate esaminato le problematiche relative alle parti interessate e i loro requisiti);
• i vostri prodotti e servizi (non tutti i vostri prodotti e servizi devono per forza rientrare nel SGQ perché è la vostra organizzazione a decidere lo scopo del sistema. Certo, però, più ampio sarà lo scopo, più vantaggi potrete ottenere dall'applicazione della Qualità.
  Una delle esclusioni che abbiamo visto di più nel passato è quella relativa alla progettazione - il vecchio punto 7.3 della ISO 9001:2008, ora diventato 8.3 ma potremmo averne anche per ciò che riguarda gli aquisti - attuale punto 8.4.3 della ISO 9001:2015 se, ad esempio, il cliente vi fornisse tutto il materiale, ecc.)

Nel nostro libro: "La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi: Suggerimenti operativi per cambiare profondamente la vostra organizzazione" abbiamo spiegato ampiamente perché questo paragrafo, insieme al 4.1, sia così basilare nel nuovo standard e perché il ragionamento che sta alla loro base sia fondamentale per stabilire lo scopo di ogni organizzazione. E' importante, infatti, capire bene il percorso della ISO 9001:2015 e questo è uno dei punti che fanno la differenza rispetto alla precedente versione.
Se ne avrete voglia, vi lasciamo alla consultazione del testo per approfondire anche questo aspetto.

Avendo bene in mente il lavoro che dovete fare per individuare lo scopo del vostro Sistema Qualità, cercate di comprendere le connessioni e le dipendenze reciproche tra le diverse componenti del sistema.
Ogni parte del sistema è collegata in qualche modo alle altre ma, spesso, i rapporti di causa effetto sono separati nel tempo e nello spazio e non risultano sempre così evidenti.
Capire perché capitino le cose e andare oltre l'ovvio è il vostro compito e lo potrete svolgere al meglio solamente facendo alle persone le domande giuste e mettendo insieme tutte le informazioni che avrete raccolto.

Recatevi nel genba (il posto dove si svolgono le attività chiave che producono gli output per il cliente) e studiate come venga creato il valore e quanto questo lavoro sia efficace ed efficiente.
Guardate e ascoltate.
Cercate di capire perché le persone svolgano le loro attività in un certo modo, cosa ne pensino e quali dati utilizzino. Studiate quali informazioni risultino immediatamente disponibili e come vengono utilizzate. Esaminate come i lavoratori affrontino le singole problematiche ed evidenzino eventuali eccezioni all'interno dello svolgimento dei singoli processi. Cercate di capire quale formazione abbiano ricevuto le persone, come si relazionino con la tecnologia, quale siano le persone chiave in ogni area di lavoro, ecc.

Nel paragrafo 4.3 troviamo anche la prima richiesta della nuova norma di mantenere un'informazione documentata.
Lo scopo del Sistema Qualità andrà mantenuto e aggiornato come "documented information" anche se non sarà più necessario includerlo nel Manuale della Qualità dato che questo non è più richiesto. Certo, se decidere di avere ancora un manuale e di includere là lo scopo, nessuno potrà contestare la vostra decisione.
Assicuratevi anche di decidere come verrà resa disponibile l'informazione e in che modo risulterà accessibile e accertatevi di includere nel campo di applicazione i prodotti e servizi che copre e di aggiornarlo regolarmente.

Il vostro scopo dovrà includere tutte le informazioni necessarie per determinare in maniera chiara ciò che è coperto dal Sistema Qualità e ciò che non lo è, essere semplice da leggere e conciso.

Un suggerimento per iniziare a scrivere il vostro campo di applicazione?
Guardate i biglietti da visita e i depliant della vostra organizzazione...come vi presentate? Molto probabilmente in questo modo:
"Nata nel ... per occuparsi di ...., XXX è oggi una delle imprese di riferimento nel settore..."
"XXX - Spedizioni e logistica"
"XXX - Engineering Automation e Testing Equipment"
"XXX è la prima azienda in Europa a realizzare un servizio .... denominato.... che permette di ...."
perché sono proprio queste le caratteristiche sulle quali vi siete focalizzati e che, naturalmente, devono diventare (se già non lo sono) il cuore dello scopo del vostro Sistema Qualità.

Un esempio estremamente stringato di come stilare lo scopo del vostro Sistema Qualità potrebbe essere:
Azienda: XXX
Scopo: assemblare ...
Esclusioni dei requisiti della ISO 9001:2015: paragrafo 8.3 - Trattandosi di un impianto di assemblaggio, tutta la progettazione è eseguita dai clienti

PER SAPERNE DI PIÙ:

Tutti gli articoli sulla ISO 9001
La nuova ISO 9001:2026
I capitoli 0, 1, 2 e 3 della ISO 9001:2026
I capitoli 4 e 5 della ISO 9001:2026
Paragrafo 4.1 della nuova ISO 9001:2026 - Capire l'organizzazione e il suo contesto
Paragrafo 4.2 della nuova ISO 9001:2026 - Capire le necessità e le aspettative della parti interessate