REGISTRAZIONI DELLA QUALITA' "LEAN"

Avete una minima idea del volume che stanno raggiungendo le informazioni nel mondo? Parliamo di e-mail, database, fogli di calcolo, fotografie, moduli...
Nel 2010 ci siamo scambiati 107 miliardi di e-mail. 107 miliardi!
Quante di queste erano registrazioni della qualità? Moltissime, senza dubbio. Per non parlare di tutti gli altri dati assimilabili come tali.
E cosa dire di tutto ciò che ha a che fare con le cogenze? Sicurezza sul lavoro, smaltimento rifiuti, ecc.?
"Siamo sommersi dalle informazioni e abbiamo fame di conoscenza" disse qualcuno ed è proprio vero se non impareremo a gestire nel modo migliore questa mole enorme di informazioni perchè la conoscenza è il patrimonio più importante di qualsiasi organizzazione.

Usiamo bene le nostre informazioni?

Avete mai riflettuto sul fatto che ben l'80% delle informazioni che circolano all'interno di un'organizzazione viene generato da singoli individui che lavorano al loro PC?
Se ragioniamo per un attimo anche sul fatto che a ben l'80-85% dei documenti creati non viene più fatto alcun riferimento dopo la loro creazione, capite bene che abbiamo qualche problema.
L'ultima informazione che metto sul piatto è che oggi un professionista spende dal 5 al 15% del suo tempo utilizzando informazioni e ben il 50% nel cercarle perché spesso i dati risultano mancanti e devono essere ricreati!

Cosa c'entra la gestione "lean" in tutto questo?

La lean manufacturing, come sappiamo bene, mira ad eliminare i difetti dunque ci può essere estremamente utile nel campo della creazione, distribuzione, utilizzo, mantenimento ed eliminazione delle nostre informazioni e registrazioni.

La produzione snella ha come principi di base:

• la massimizzazione del valore aggiunto tramite l'identificazione del flusso del valore visto con gli occhi del cliente e la gestione "tirata" (pull) dello stesso
• l'eliminazione delle attività prive di valore aggiunto che non risultino utili al fine della creazione del prodotto o dell'erogazione del servizio
• la massimizzazione delle risorse disponibili, per quanto scarse possano essere (capitale, persone, spazi, ecc.)
• il miglioramento continuo (riduzione dei costi, miglioramento della qualità, aumento della produttività e della condivisione di informazioni)
• il coinvolgimento ed empowerment delle persone

Una gestione "lean" delle registrazioni, in particolare delle registrazioni della qualità, dovrebbe basarsi, dunque, su questi principi:

• soddisfare le esigenze di informazione dei nostri collaboratori e dei nostri clienti (informazioni giuste, al momento giusto, nel posto giusto e nel formato corretto)
• ridurre il volume di informazioni non necessarie
• garantire l'accuratezza e la precisione delle informazioni
• ridurre i costi legati alla gestione di informazioni inutli
• effettuare una revisione periodica delle nostre informazioni per eliminare ciò che, nel frattempo, è diventato inutile

Il ciclo delle informazioni

La gestione delle informazioni e, quindi, delle registrazioni si basa su alcuni step ben identificabili:

• creazione dell'informazione (va creato solamente ciò che serve davvero e occorre verificare che il contenuto sia accurato e corretto)
• distribuzione dell'informazione (chi ne ha bisogno? In quale formato?)
• utilizzo (come utilizzeremo e comunicheremo la nostra informazione?
• archiviazione (dove archiviamo i nostri dati? Per quanto tempo? Su quale supporto? Qual è la sicurezza necessaria?)
• eliminazione (cosa dobbiamo eliminare?)

La creazione di un documento è ciò che dà origine a tutto il processo.
àe se porta valore aggiunto al processo. Al momento della sua creazione andrebbe progettato anche un ciclo di vita per garantire che:

• non si venga a creare un overload di informazioni
• si assicuri sempre un accesso facile alle informazioni davvero utili
• si arrivi ad aumentare la produttività

La distribuzione delle registrazioni va regolata da una procedura che assicuri che ognuno abbia le informazioni di cui ha bisogno esattamente quando ne ha bisogno. Occorre limitare la distribuzione per contenere i costi ad essa associati e per evitare che le persone vengano sommerse da informazioni inutili.

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Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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Al momento dell'utilizzo, andranno selezionate le informazioni utili per svolgere una certa attività (procedure, istruzioni, fogli per la raccolta dei dati, e-mail, ecc.).

L'archiviazione è un punto estremamente importante in questo processo perché occorrerà decidere se le informazioni in nostro possesso dovranno diventare delle vere e proprie registrazioni della qualità (e, come tali, gestite) oppure no (e, in tal caso, come gestirle).

Nel ciclo di vita di ogni informazione occorre inserire anche la fase di eliminazione. Tutte le informazioni che non risultino più utili e per le quali sia stato superato il termine fissato per l'archiviazione andranno distrutte. Assicuratevi che questa fase venga portata avanti in maniera sistematica e con tutte le necessarie approvazioni.

PER SAPERNE DI PIU':