IL PIANO ANNUALE DELLA FORMAZIONE

Un piano della formazione è il documento sul quale si regge l'intero processo di gestione della formazione.
Esso:

• definisce gli obiettivi
• stabilisce le priorità
• impegna e alloca le risorse
• garantisce che i fondi di formazione siano spesi in modo appropriato
• valuta l'efficacia dei programmi di formazione

Il piano di formazione annuale definisce, in sostanza, come un'organizzazione intenda impostare il proprio programma delle attività di formazione nel prossimo anno e come abbia deciso di gestire le risorse a sua disposizione per questa attività.
Il documento dovrebbe evidenziare, inoltre, la relazione esistente tra il programma di formazione del personale e gli obiettivi strategici dell'organizzazione, in modo che vengano sottolineate:

• la capacità di assicurare una forza lavoro competente e qualificata
• la bravura nel fare previsioni accurate in base al budget a disposizione per la formazione
• l'abilità nel fare analisi e proiezioni per individuare le esigenze di formazione attuali e future

Per tutti i motivi visti sopra, un buon piano annuale della formazione dovrebbe sempre partire dalla mission aziendale e dalla vision e tenere ben presente l'evoluzione delle necessità dei clienti.

Prima di preparare il piano di formazione, occorre valutare i bisogni formativi e identificare le esigenze operative dell'organizzazione. Ogni ufficio e reparto, dunque, dovrebbe individuare le proprie esigenze di formazione per l'anno a venire, attraverso analisi approfondite della propria organizzazione e la revisione dei piani di sviluppo individuali.

Struttura del piano di formazione

Il piano della formazione deve contenere almeno sei elementi.
Il primo è una sezione che descriva le esigenze degli elementi critici e le esigenze immediate di formazione che, se soddisfatte, saranno efficaci nel migliorare la capacità dell'azienda e della sua forza lavoro.
In questa fase occorrerà bilanciare le richieste dei singoli e dei diversi dipartimenti con la lista di priorità approvata dalla Direzione e con le risorse disponibili.

Il documento deve anche contenere una sezione che descriva gli obiettivi formativi dell'organizzazione, le misure per valutare le performance e i risultati che si intende raggiungere con i nostri interventi formativi.
Gli obiettivi possono cambiare da un anno all'altro, in base a fattori noti che avranno un impatto sulla mission aziendale e sulla funzione dell'organizzazione nel soddisfare le esigenze del cliente.

La terza sezione del piano sarà, invece, dedicata alle risorse che dovranno essere messe a disposizione per attuare il piano di formazione aziendale.
Ovviamente, c'è una correlazione stretta tra le esigenze formative individuate, il budget disponibile per la formazione e la pianificazione delle risorse. Sarebbe estremamente interessante che, in questa fase, si introducessero anche elementi capaci di valutare il ritorno sugli investiment formativi fatti.

La quarta sezione includerà un elenco delle attività formative previste e la loro pianificazione nel tempo e con associate le risorse allocate per ogni singola attività.

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Una quinta sezione andrebbe riservata alla formazione obbligatoria richiesta nell'ambito del business aziendale. Esempi di formazione obbligatoria comprendono:

• qualificazione del personale secondo normative, direttive e regolamenti
• ogni altro tipo di formazione richiesta per legge
• la formazione richiesta dal cliente ed esplicitata sotto forma di contratto

Il piano di formazione dovrebbe contenere anche una sezione specifica dedicata ai responsabili. L'organizzazione dovrebbe indicare nel suo piano quale formazione intenda riservare a questa tipologia di dipendenti che vanno formati soprattutto per quanto concerne le competenze trasversali, la leadership, le competenze gestionali, la pianificazione strategica, lo sviluppo di politiche, la capacità di rappresentanza, i processi di budget, la gestione di una forza lavoro diversificata, la gestione dei conflitti e gestione delle risorse umane, ecc.

Conclusioni

Un piano della formazione, per essere efficace, andrebbe rivisto almeno una volta all'anno per integrarlo nella pianificazione strategica dell'organizzazione e nei processi di pianificazione della forza lavoro.

Un documento di questo tipo ben fatto può aiutare le organizzazioni a crescere, a riconosce il raggiungimento dei propri obiettivi, a mantenere la motivazione dei singoli dipendenti e a migliorare le loro prestazioni.
Un piano di formazione servirà inoltre, a determinare se si dispone delle competenze necessarie per arrivare dove si vuole andare con le risorse messe a disposizione.

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