Come condurre in maniera efficace il processo relativo agli audit interni - 2

di Staff di QualitiAmo

(Prima parte)

Domande al top management

Il secondo suggerimento per ottenere il massimo da un audit interno è di fare domande al top management per collegare tra loro il contesto dell'organizzazione, la strategia aziendale, gli obiettivi, i processi, le risorse stanziate e gli output.

La verifica del modo di operare della Direzione è un momento estremamente delicato e particolare dell'audit interno ed è sicuramente utile nella preparazione degli audit di terza parte durante i quali l'auditor vorrà avere una testimonianza dell'impegno del top management e del suo coinvolgimento attivo nel processo di miglioramento continuo al sistema di gestione.

Chi siede ai vertici di un'organizzazione dovrebbe essere in grado di dimostrare:

• la consapevolezza del contesto esterno in cui opera l'azienda e dei macro fattori che ne influenzano l'andamento;
• la prova che le decisioni strategiche siano state prese utilizzando approcci razionali;
• l'applicazione dell'approccio alla gestione del rischio nella formulazione degli obiettivi;
• la posizione sul mercato dell'azienda rispetto alla concorrenza;
• l'aver preso in considerazione il contesto interno, compresi i sistemi, le competenze, i valori condivisi (cultura), le conoscenze acquisite, ecc.

Intervistare il top management a questo livello non richiede un lavoro profondo di analisi in quanto la presenza di indicatori quali l'utilizzo di analisi SWOT e PESTLE o l'applicazione di uno strumento come quello delle 7S dovrebbero indicare che, prima di prendere una qualsiasi decisione strategica, sono state fatte almeno le considerazioni sopra elencate.

Il passo successivo dell'audit sarà verificare che le persone che operano a qualsiasi livello della struttura organizzativa siano in grado di riflettere, mediante il loro operato, la strategia decisa dal vertice perché questo significherebbe che la politica e gli obiettivi sono stati comunicati a cascata in modo efficace.

Verifica dei riesami della Direzione

Il terzo suggerimento per rendere le vostre verifiche interne uno strumento di reale miglioramento è quello di verificare periodicamente i riesami della Direzione.

Come sappiamo, il riesame della Direzione si dovrebbe tenere a intervalli pianificati e deve essere documentato quindi vi sarà facile controllare che questo processo venga effettivamente svolto in maniera efficace dato che basterà controllare che i monitoraggi e le misurazioni delle performance dei processi vengano presi regolarmente come riferimenti per effettuare le considerazioni che dovrebbero portare alla definzione di eventuali azioni di miglioramento ai processi, prodotti o servizi.
Se - ad esempio - ci sono stati reclami dei clienti, dovrebbe esserci l'evidenza che questi reclami sono stati affrontati facendo un'analisi delle cause delle problematiche e che sono state adottate azioni tese all'isolamento e all'eliminazione dei fattori scatenanti, mediante un approccio improntato alla presa in considerazione del rischio e al miglioramento continuo.

Un buon punto di partenza è quello di valutare che il top management e le persone che partecipano al riesame abbiano compreso a fondo i requisiti relativi agli output della review.

Seguire lo schema che vi stiamo per illustrare vi aiuterà a verificare che i requisiti della norma ISO 9001 siano stati applicati correttamente:

• verifica dell'esistenza delle registrazioni dell'analisi degli input del riesame;
• presenza di un'assegnazione delle responsabilità e delle tempistiche di ogni azione di miglioramento decisa;
• monitoraggio dello stato di avanzamento delle azioni assegnate

(Terza parte)

PER SAPERNE DI PIÙ:

Gli audit ISO 9001 I documenti per gestire la Qualità negli audit Come comportarsi durante gli audit I layered process audit La checklist per i layered process audit