ORGANIZZARE L'UFFICIO TECNICO NELLE
PMI

Sapete che circa il 40% dei problemi legati alla qualità di un prodotto derivano da un progetto non adeguato e che fino al 70% del costo finale di un prodotto può essere influenzato dal progetto iniziale?

Come sappiamo molto bene, il panorama dell'economia italiano è costellato per lo più dalle piccole e medie aziende che spesso arrivano a farsi apprezzare anche all'estero raggiungendo livelli di eccellenza con prodotti la cui qualità viene riconosciuta in tutto il mondo.
Vediamo, però, un momento come si formano queste realtà industriali.

Visto che nel nostro Paese è quasi del tutto assente un sistema bancario e del credito capace di supportare la trasformazione di un'idea in un'azienda, i nostri piccoli imprenditori si devono in qualche modo arrangiare, ecco perché la maggioranza delle realtà che conosciamo così bene non sono altro che la versione evoluta del lavoro che pochi anni fa veniva svolto in un capannone alla buona, lontano da pianificazione e valutazione dei rischi di impresa.

Visto come stanno le cose, è abbastanza logico aspettarsi che persone che hanno messo in piedi strutture come queste siano più improntate al "fare" che al "pianificare il lavoro". E' normale, infatti, che gli imprenditori italiani facciano parte del tessuto commerciale e produttivo più che di quello strettamente manageriale.
Questa tipologia di azienda è abituata a risolvere le problematiche per approssimazioni successive, risolvendo i problemi che quotidianamente le capitano e, quando va bene, imparando dall'esperienza fatta. L'Ufficio Tecnico e la Produzione non fanno eccezione, ecco perché il Direttore Tecnico è l'ex miglior progettista e il Direttore di Produzione è l'ex miglior caporeparto.

Quando l'azienda inizia a crescere e buona volontà, flessibilità e voglia di fare non bastano più, ecco che iniziano i problemi: le consegne slittano, le modifiche apportate ai progetti non vengono gestite correttamente, la documentazione di supporto non viene aggiornata e spedita al cliente, i disegni rimangono nella precedente versione, la qualità peggiora, gli obsoleti pullulano nei magazzini e le tensioni interne crescono di pari passo. Il problema è che ai responsabili di settori quali l'Ufficio tecnico, la Produzione, la Logistica, ecc. vengono richieste competenze operative più che gestionali e questi sono i risultati!

Il libro "L'organizzazione dell'Ufficio Tecnico di progettazione nelle PMI" di Guido Rufo ci aiuta a compiere la necessaria evoluzione dal "saper vendere" e "saper produrre" al "saper organizzare", partendo dal principio che - se molto è stato scritto sul Project management - poco o nulla si sa sull'organizzazione che dovrebbe caratterizzare il contesto in cui si applica la gestione della progettazione.
Una volta di più, dunque, un testo di taglio assolutamente pratico si sofferma sul concetto di "management" non perdendo di vista, però, i fattori che accomunano le realtà industriali che con la progettazione si trovano a dover gestire la complessità dei prodotti e dei processi, le personalizzazioni, l'affidabilità di prodotti e servizi, ecc.

Quando, infatti, le aziende passano dal "fare" al "gestire" le cose si complicano notevolmente: i progetti e le consegne iniziano ad essere in ritardo, le modifiche non vengono gestite bene, la documentazione di progetto e i disegni non sono aggiornati come dovrebbero,i materiali mancanti e gli articoli obsoleti proliferano, così come le tensioni tra i diversi enti e - in generale - la Qualità complessiva del prodotto peggiora.

Cosa fare, dunque?

Gli obiettivi dell'Ufficio Tecnico

Spesso, tracciando gli obiettivi di un Ufficio Tecnico, ci si limita a spiegare cosa deve essere realizzato, dimenticando che il successo della realizzazione dipende anche da altri elementi. Quello che oggi va richiesto all'Ufficio Tecnico, infatti, va ben al di là della sola progettazione perché le attività di progettazione influenzano pesantemente le prestazioni del prodotto, la sua produzione, i costi, la logistica, il collaudo, l'installazione e l'assistenza post-vendita.

Tradizionalmente, dopo che si è impostato un progetto, lo si sviluppa valutando i diversi processi di produzione ed il materiale più opportuno. Si definiscono, poi, gli aspetti pratici della realizzazione, tra cui le macchine utensili ed i cicli di lavorazione.
Tutte le informazioni relative alla realizzazione del prodotto sono gestite dagli uffici tecnici e trasmesse agli altri sotto forma di distinte basi, disegni ed altri documenti di progetto ed ognuna di esse è un generatore di costo. Alcuni sono di immediata visibilità (costi delle materie prime e dei componenti commerciali, costi dei processi di trasformazione, ecc.) mentre altri sono occulti (attrezzaggi difficili, tolleranze di lavorazione inutilmente eccessive, montaggi/smontaggi eccessivamente complessi, scarsa manutenibilità, scarsa standardizzazione, ecc.) o si manifestano solo lungo il ciclo di vita del prodotto (processi troppo complessi ed instabili, scarsa industrializzazione, scarsa affidabilità).

La responsabilità degli ufficii tecnici di progettazione nella gestione delle informazioni generatrici di costo è totale e di conseguenza è totale la responsabilità sul costo finale del prodotto.

Tra gli obiettivi dell'Ufficio Tecnico dobbiamo, dunque, includere:

• un "time to market" ridotto al minimo
• puntualità nel rilascio dei nuovi progetti
• modifiche di progetto ridotte al minimo
• i migliori costi dei materiali
• i migliori costi di trasformazione
• processi semplici, stabili e ripetibili
• standardizzazione dei componenti e dei processi
• soddisfazione dei requisiti richiesti in termini di performance
• affidabilità del prodotto
• facile manutenibilità
• compatibilità con l'ambiente
• conformità alle normative in materia di sicurezza

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

L'utile libro di Rufo si occupa anche, tra le altre cose, dell'organizzazione dell'Ufficio Tecnico (dove spesso affiancare una risorsa che sa organizzare ad una che sa progettare non è per niente una cosa semplice), dei singoli step della progettazione e del loro impatto sulla Qualità, degli strumenti per gestire in modo efficace i progetti e di come controllare la gestione complessiva dell'area.
Sicuramente un libro estremamente interessante per tutti coloro che si avvicinano allo studio e alla gestione di un'area tecnica ma anche a coloro che vogliono padroneggiarne meglio le leggi e le metodologie.

PER SAPERNE DI PIU':