IL PARAGRAFO 4.1 DELLA ISO 9001:2015 -
DUBBI SUL CONTESTO
DELL'ORGANIZZAZIONE - 2

Avete dei dubbi sull'applicazione dei contenuti del paragrafo
4.1 della ISO 9001:2015 relativa al contesto in cui opera
un'organizzazione? Chiariteli con noi!

Articolo di Staff di QualitiAmo

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(Prima parte)

  • FATTORI ESTERNI - I fattori esterni alla vostra organizzazione sono quelli sui quali non avete un controllo diretto e che potete solamente provare a prevedere come, ad esempio, dei cambiamenti nelle tecnologie di riferimento del settore nel quale operate.
    Lo strumento migliore per individuarli è l'analisi PESTLE (PEST)
    Fonti di informazione valide per i fattori esterni sono:
    • report relativi al mercato di riferimento, alle condizioni economiche, alle nuove tecnologie, alle aspettative dei clienti, ai nuovi mercati del settore, ecc.
    • report relativi alle opportunità di investimento, ai fattori sociali, alle considerazioni politiche che poitrebbero avere qualche impatto sul vostro lavoro, ecc.
    • eventuali modifiche nella legislazione di riferimento, nei regolamenti del settore, ecc.
    • feedback relativi alla performance dei prodotti e dei servizi
    • report dei rischi esterni e di come sono stati gestiti
    • quali sono i punti deboli della concorrenza
    • quali bisogni della clientela il mercato non ha ancora soddisfatto
    • quali prodotti o servizi nuovi vorrebbe la vostra clientela
    • eventuali nuove problematiche che potrebbero far lievitare i costi
    • i principali driver del mercato di riferimento
    • i trend demografici e sociali

Occorrerà:

  • identificare ogni fattore specifico che può avere impatto sull'organizzazione o sul suo sistema qualità;
  • acquisire e valutare peridicamente conoscenze e informazioni relativamente ad ognuno di essi;
  • valutare rischi e opportunità che questi fattori si presentino e prevedere adeguate azioni per mitigare i rischi o cogliere l'opportunità

Per essere certi di esaminare l'intero contesto, fatevi almeno le seguenti domande:

  • "Qual è lo scopo della nostra organizzazione?"
  • "Quale vogliamo diventi il nostro scopo in un prossimo futuro?"
  • "In quale ambiente operiamo (gamma di prodotto, posizione geografica, standard di riferimento, clientela, mercato con alta o bassa precisione, tecnologia di riferimento, specializzazione, ecc)?"
  • "Chi ha degli interessi specifici nei confronti del nostro lavoro e cosa facciamo per andare incontro a queste esigenze?"

Ricordatevi, comunque, che questo non è un ragionamento da fare solo una volta nella vita ma che va rifatto periodicamente perché può essere soggetto a cambiamenti. Assicuratevi, quindi, di monitorare e riesaminare periodicamente le informazioni raccolte, magari inserendo questa operazione nel riesame della Direzione in modo da avere facilmente la dimostrazione che sono stati esaminati i diversi input per trasformarli in nuovi output, che sono state adottate le azioni necessarie, ecc.

Esaminati il paragrafo 4.2 della ISO 9001:2015 per comprendere le necessità e le aspettative delle parti interessate e il punto 4.1 relativo alla comprensione dell'organizzazione e del suo contesto, il lavoro procederà in modo naturale con il punto 4.4 della ISO 9001 che riguarda il Sistema Qualità e i suoi processi e con il 4.3 che ci chiede di determinare lo scopo del Sistema Qualità.
Questo discorso ideale continua poi con i paragrafi seguenti:

  • 6.1 che riguarda le azioni per gestire i rischi e cogliere eventuali opportunità;
  • 5.1.1 b che sottolinea come il Top Management debba assicurare che la politica per la qualità e gli obiettivi siano compatibili e allineati con la direzione strategica dell'organizzazione;
  • 5.2.1 a relativo alla politica per la qualità dell'organizzazione che si richiede supporti la strategia dell'azienda;
  • 9.3.1 che riguarda il riesame della Direzione durante il quale viene riesaminato l'intero Sistema Qualità in riferimento alla direzione strategica dell'organizzazione

Come vedete, osservando il lavoro attraverso queste tappe fondamentali, si potrà dimostrare facilmente come l'organizzazione abbia determinato quali siano le parti interessate e poi abbia sviluppato l'ambito, i processi e la mitigazione dei rischi del Sistema Qualità per soddisfare le richieste contenute nel quarto capitolo che va, appunto, esaminato nel suo insieme, altrimenti si rischia di non coglierne la portata.

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Nel soddisfare i requisiti dei punti 4.1 e 4.2 della ISO 9001:2015 ricordatevi di assicurare il monitoraggio (controllo periodico delle misure di ogni attributo o variabile) e il riesame periodico (controllo sul fatto che ciò che viene fuori dal monitoraggio sia ancora valido per il contesto della vostra organizzazione) dell'intero lavoro.
Ricordate che a essere monitorati sono i singoli processi e a essere riesaminato è l'intero sistema. I livelli sono differenti.

Anche se la ISO 9001:2015 non fa alcun riferimento, per ciò che riguarda il paragarafo 4.1, alle informazioni documentate, vi consigliamo di elencare gli stakeholders, i loro requisiti e i fattori ai quali prestare attenzione, ovvero il contesto, in un documento da mantenere aggiornato perché esaminare su quali persone/enti/società ha impatto il vostro Sistema Qualità e quali persone/enti/società hanno impatto sul di esso è un passaggio critico per la progettazione del vostro sistema ed è quindi meglio partire da qualcosa di scritto che possiate riesaminare con facilità.

PER SAPERNE DI PIU':

Capire l'organizzazione e il suo contesto
FORUM: Contesto dell'organizzazione documentato oppure no?