ISO 9001 E PIANO QUALITA' -
SECONDA PARTE

(Prima parte)

Altri utilizzi ulteriori di un piano della qualità sono il soddisfacimento di particolari requisiti legali o dei clienti, l'ottimizzazione dell'uso delle risorse nel raggiungimento degli obiettivi di qualità, il raggiungimento degli obiettivi di miglioramento della qualità e la riduzione del rischio di non conformità. La cosa importante è che la base di qualsiasi piano della qualità sia l'intenzionalità.

Se un piano della qualità è un documento che specifica standard di qualità, pratiche, risorse, specifiche e la sequenza di attività rilevanti per un particolare prodotto, servizio, progetto o contratto, a livello operativo traduce i requisiti del cliente (il "cosa") in azioni necessarie per produrre il risultato desiderato (il "come") e lo abbina a procedure, standard, buone pratiche e protocolli applicabili per specificare esattamente ciò che è necessario, chi lo farà , e come sarà fatto.

Il bello di questa tipologia di documenti è che possono contenere una grande quantità di informazioni importanti in forma semplice e organizzata in modo sistematico. Un piano per la qualità, deve definire:

• gli stakeholder e le loro esigenze;
• lo scopo;
• gli standard da seguire;
• gli obiettivi da raggiungere;
• eventuali rischi da affrontare;
• le fasi del processo relativo o le procedure operative;
• l'allocazione delle responsabilità, delle autorità e delle risorse durante le diverse fasi del processo o del progetto;
• le norme, le pratiche e le istruzioni specifiche da applicare;
• i criteri relativi alle misurazioni;
• la procedura da seguire in caso di modifiche e aggiornamenti;
• i programmi di test, ispezione, esame e audit adeguati nelle fasi appropriate;

Un piano della qualità può assumere molte forme diverse a seconda del risultato che deve produrre ed essere costituito da più documenti come, ad esempio, le procedure applicabili, gli standard di lavorazione utilizzabili, le persone che dovranno lavorare secondo questo piano e le loro qualifiche, la formazione necessaria, i fornitori che saranno interessati dal piano e i relativi standard che dovranno raggiungere, gli strumenti che verranno utilizzati, le tolleranze di misura accettabili, i criteri di accettazione, la descrizione degli standard dei materiali, le impostazioni delle macchine, le operazioni da seguire, la movimentazione da utilizzare, l'immagazzinamento da prevedere, l'imballaggio da garantire, le fasi di consegna da stabilire, e così via.

Un piano della qualità valuta e/o modifica le procedure di un'organizzazione per garantire che siano in grado di fornire i risultati desiderati. Alcune aree possono essere più dettagliate di altre, in base al progetto, al processo o alle esigenze dell'organizzazione. È importante notare che ogni piano è unico e definito in base alle esigenze dell'organizzazione e al relativo sistema di gestione della qualità.

Proprio come qualsiasi altra parte di un sistema qualità, un piano della qualità dovrebbe sempre avere una struttura che ne consenta miglioramenti e dovrebbe essere riesaminato per garantire che sia completo e in grado di portare a risultati soddisfacenti. E proprio come qualsiasi altra parte di un sistema qualità, deve essere sottoposto a tre processi:

• la pianificazione della qualità che dovrà definire:
  • i requisiti della qualità del prodotto, del servizio, del progetto, ecc.;
  • cosa rende accettabile il prodotto, il servizio o il progetto finale;
  • come la qualità sarà gestita e controllata durante tutto il ciclo di progettazione, produzione, erogazione, ecc.;
  • come verrà misurata la qualità;
  • le modalità di trasmissione delle informazioni relative alla qualità, ad esempio tramite riunioni o e-mail;
  • cosa ci si aspetta dalle persone che lavorano su quel prodotto, servizio o progetto specifico;
  • quali qualifiche dovranno avere i membri del team e i fornitori;
  • quale formazione dovrà essere offerta e a chi;
  • cosa fare se e quando verranno rilevati problemi relativi alla qualità;
  • quali report e documenti relativi alla qualità preparare e chi dovrà farlo;
• l'assicurazione della qualità che si articola nelle seguenti attività:
  • la definizione e la standardizzazione dei processi necessari;
  • la documentazione e la registrazione delle performance, dei test e dei riesami della qualità;
  • la raccolta delle informazioni e delle lezioni apprese in modo che eventuali errori simili a quelli che accadranno possano essere evitati in lavorazioni e progetti futuri;
  • la creazione di una cultura della qualità in cui ognuno fa la sua parte per creare un prodotto di qualità
• il controllo della qualità che comprende:
  • la conduzione di test sui prodotti, i riesami della qualità, gli audit e le valutazioni necessarie a garantire che i risultati seguano le linee guida, gli standard, i piani e i processi stabiliti;
  • l'identificazione di eventuali non conformità e l'individuazione di cosa sta causando una bassa qualità del prodotto, del servizio o del progetto;
  • la conservazione delle registrazioni relative al controllo della qualità;
  • eventuali raccomandazioni relative alle azioni correttive necessarie per migliorare e mantenere la qualità del prodotto, del servizio o del progetto

Un meccanismo per collegare tra loro questi tre ambiti della qualità è il ciclo Plan-Do-Check-Act, noto anche come "PDCA" o "ciclo di Deming". I cicli PDCA, pur non essendo una componente specifica del piano della qualità, sono uno strumento altamente efficace per la pianificazione della qualità che si associa a ciascuno degli ambiti:

• Plan - Pianificazione della qualità
• Do - Controllo della qualità
• Check - Assicurazione della qualità
• Act - Gestione e miglioramento della qualità

Uno schema tipico di piano della qualità potrebbe essere il seguente:

• Informazioni generali:
  • Scopo
  • Riferimenti
• Attività e responsabilità
• Documenti:
  • documenti da preparare per ogni fase del lavoro
• Controlli
• Riesame e audit
• Test
• Reportistica relativa a eventuali problemi e azioni correttive
• Strumenti
• Formazione
• Gestione dei rischi

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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La documentazione è al centro di un'efficace gestione della qualità. Occorre documentare in modo accurato e completo la qualità creando una strategia, un piano di gestione della qualità, procedure e mantenendo registri dettagliati delle attività relative alla qualità. Può sembrare molto complesso ma non è così. Un buon sistema qualità aziendale deve semplificare il processo di documentazione creando collegamenti intelligenti tra le registrazioni e i processi richiesti e semplificando le attività necessarie per assicurare la conformità. Del resto, se non è possibile prendere scorciatoie quando si tratta di pianificare efficacemente la qualità, si può semplificare ciò che serve per documentare il tutto nel modo giusto.

Terminiamo ricordando che esiste una linea guida specifica, la ISO 10005:2018 - "Gestione per la qualità – Linee guida per i piani della qualità" che fornisce utili indicazioni per l'istituzione e l'applicazione dei piani della qualità. Sebbene non sia essenziale nella propria organizzazione poter contare su un sistema qualità certificato ISO 9001:2015 per beneficiare di questa guida, l'ISO stessa ricorda che i due standard sono basati su concetti e principi molto simili, il che li rende altamente complementari tra loro.

PER SAPERNE DI PIU':