NEMAWASHI E ISO 9001: CREARE IL CONSENSO

Per costruire un sistema qualità che funzioni, ci serve il consenso delle persone

"Il consenso è l'armonia silenziosa tra le menti"
(Anonimo)

"Dove c'è consenso, c'è forza"
(Anonimo)

Probabilmente non avete mai sentito parlare del "Nemawashi" un termine molto utilizzato nella lingua giapponese che è riuscito a farsi strada in moltissimi campi anche al di là dei confini del Sol Levante. Letteralmente, il termine significa "girare intorno alle radici" perché ha origine nel campo del giardinaggio e, più specificamente, nella pratica millenaria del bonsai. In questo contesto, il termine descrive l'azione di preparare le radici di una pianta prima di trapiantarla, garantendo così una transizione più fluida e un'ancoraggio più efficace nel nuovo ambiente.

Questa pratica agricola ha ispirato una metafora aziendale estremamente profonda: come un giardiniere prepara le radici di una pianta, un'organizzazione deve essere in grado di preparare a dovere "il terreno umano" dei suoi collaboratori per costruire il consenso e creare un ambiente che sia fertile per l'implementazione di nuove idee. L'idea dell'armonia sociale e del consenso collettivo è profondamente radicata nella cultura giapponese per la quale mantenere l'armonia all'interno di un gruppo è spesso considerato più importante dell'espressione individuale o dell'assertività.

Come si applica operativamente

Per applicare il Nemawashi all'interno delle nostre organizzazioni e preparare il terreno per decisioni che potrebbero, in un modo o nell'altro, trasformare il tessuto stesso dell'azienda dobbiamo suddividere il nostro processo in tre parti:

la consultazione informale - È qui che tutto inizia, in un'atmosfera distesa—magari davanti a una tazza di caffè o in una sala dall'aria informale. Ma non lasciatevi ingannare dalla sua apparente semplicità. Questa fase è un intricato gioco di scacchi. Prima di tutto, bisogna identificare gli stakeholder, cioè le persone che dovremo coinvolgere nel nostro processo di creazione del consenso. Potrebbero essere membri del team, manager, clienti o fornitori. Una volta identificati, bisognerà iniziare ad accennare all'idea o alla proposta che si vuole sottoporre alle persone e poi, FONDAMENTALE, iniziare ad ascoltare attentamente cosa ci viene detto. Il riscontro raccolto in questa fase sarà il carburante che alimenterà tutto il processo. Se emergono preoccupazioni vanno affrontate, modificando la proposta se necessario. L'obiettivo finale è costruire un consenso, non necessariamente unanime, ma sufficientemente solido da spianare la strada per la formalizzazione del cambiamento che si vuole intraprendere;
l'affinamento della proposta - A questo punto, dopo una prima fase di consultazione, la proposta iniziale dovrebbe avere subito una metamorfosi, affinandosi come un diamante sotto pressione. Considerate tutto ciò che avete raccolto e modificate la proposta, assicurandovi di contemplare tutti i feedback ricevuti. Forse, partendo dal presupposto che questo tipo di processo richieda tempo e pazienza, a questo punto scoprirete che alcune delle idee che vi sembravano brillanti non sono state percepite allo stesso modo dalle parti interessate, e avrete l'opportunità unica di ri-modellare il vostro progetto. Arrivati a questo punto, potreste considerare un altro round di consultazioni informali per assicurarvi che le modifiche siano in linea con le aspettative che sono emerse nei precedenti scambi;
la decisione formale - Soltanto quando avete un consenso significativo e la proposta è stata affinata, si passa alla decisione formale. Potrebbe sembrare un processo lungo e, in alcuni casi, frustrante, ma, vi assicuro che i vantaggi sono tangibili. Quando si raggiunge la fase della decisione formale, la proposta ha già ricevuto un sostegno ampio all'interno dell'organizzazione, riducendo notevolmente il rischio di resistenza durante la fase di implementazione. Inoltre, visto che la decisione coinvolge tutti, la responsabilità del successo o del fallimento diventa condivisa, incentivando tutti gli attori coinvolti a impegnarsi per il raggiungimento degli obiettivi

Integrazione di Nemawashi con la ISO 9001

La norma ISO 9001, per chi non la conoscesse, è uno standard internazionale che traccia le linee guida per un sistema di gestione della qualità che ha lo scopo di aiutare le organizzazioni a garantire che i prodotti o servizi soddisfino le aspettative dei clienti e siano conformi a regolamenti e requisiti pertinenti. In sostanza, è una mappa stradale per la qualità, progettata per rendere più efficiente ed efficace il modo in cui un'organizzazione opera.

Mentre il Nemawashi è un processo decisionale dal basso che si concentra sul consenso, la ISO 9001 fornisce una struttura dall'alto per garantire che la qualità sia integrata in ogni aspetto dell'organizzazione. Quando si integra il Nemawashi con la norma ISO 9001, si combina il processo di costruzione del consenso con la sua formalizzazione in processi strutturati. Questa combinazione può risultare in una forza formidabile che porta a una maggiore efficienza, qualità e flessibilità.

Come integrarli operativamente

Per collegare con una certa efficacia il Nemawashi e la ISO 9001, quindi per andare a integrare queste due pratiche, si può procedere così:

identificazione delle aree chiave - Individuate quali processi, procedure o politiche potrebbero beneficiare di un approccio consensuale come il Nemawashi. Questi potrebbero riguardare cambiamenti nei processi produttivi, modifiche alle procedure di controllo della qualità o aggiornamenti delle politiche di sicurezza;
consultazione allargata - Avviate un processo di consultazione che coinvolga tutte le parti interessate rilevanti. Usate le linee guida della ISO 9001:2015 per assicurarvi che le consultazioni siano strutturate e documentate adeguatamente;
affinamento continuo - Rivisitate e aggiornate regolarmente i processi basandovi sui feedback, sempre tenendo a mente gli obiettivi di qualità definiti dalla ISO 9001;
formalizzazione - Una volta raggiunto il consenso, formalizzate la decisione attraverso i meccanismi previsti dalla ISO 9001. Questo potrebbe includere la documentazione dettagliata, la formazione del personale e la revisione periodica;
misurazione e monitoraggio - La ISO 9001 pone grande enfasi sulla misurazione e il monitoraggio continui. Utilizzate metriche e KPI per tracciare l'efficacia delle decisioni prese attraverso il Nemawashi;
audit interni e feedback - Conducete audit regolari in accordo con la ISO 9001 per assicurarvi che i processi siano eseguiti come pianificato. Ma non fermatevi qui: utilizzate anche il meccanismo del feedback per ritornare al ciclo del Nemawashi, creando così un loop di miglioramento continuo

Esempi pratici di integrazione

1. Modifiche ai processi produttivi
Supponiamo che un'organizzazione manifatturiera voglia apportare modifiche significative alla sua linea di produzione per migliorare la qualità e l'efficienza. Prima di apportare questi cambiamenti, il management avvia un processo di Nemawashi. Coinvolgono gli operatori di linea, i tecnici, i supervisori e anche i fornitori. Attraverso discussioni informali e sessioni di brainstorming, emergono suggerimenti per migliorare i flussi di lavoro, ridurre gli sprechi e minimizzare i tempi morti. Una volta che viene raggiunto un consenso, le modifiche vengono formalizzate attraverso la documentazione della ISO 9001, inclusa la redazione di nuovi SOPs (Standard Operating Procedures) e la formazione del personale. Dopo l'implementazione, l'efficacia delle modifiche viene monitorata attraverso metriche chiave come il tasso di difettosità e la produttività, assicurando così un miglioramento continuo.

2. Aggiornamento delle politiche di controllo della qualità
Un'organizzazione di servizi potrebbe voler aggiornare le sue politiche di controllo della qualità per riflettere meglio le esigenze dei clienti moderni e per conformarsi alle ultime linee guida del settore. Utilizzando il Nemawashi, il management raccoglie input da vari dipartimenti, inclusi vendite, servizio clienti, operazioni e qualità. Questi feedback aiutano a capire dove ci sono gap nel processo attuale e come questi possono essere affrontati. Una volta raggiunto un accordo su come le politiche dovrebbero essere modificate, la decisione viene formalizzata in documenti ufficiali e comunicata a tutta l'organizzazione. La ISO 9001 entra in gioco assicurando che queste nuove politiche siano integrate nel sistema di gestione della qualità, con procedure per l'audit, il feedback del cliente e il miglioramento continuo

Altri vantaggi dell'integrazione

Integrando il Nemawashi e la ISO 9001 si ottiene una serie di benefici aggiuntivi:

maggiore adesione del personale - Quando il personale si sente coinvolto nel processo decisionale, è più propenso a supportare e implementare le decisioni. Questo riduce la resistenza al cambiamento e facilita l'implementazione;
decisioni più informate - Il coinvolgimento di diverse prospettive porta a decisioni più olistiche e bilanciate;
flessibilità e adattabilità - In un ambiente di business in rapida evoluzione, la capacità di adattarsi e iterare è fondamentale. Il Nemawashi facilita questo processo, mentre la ISO 9001 assicura che la qualità non venga compromessa;
sostenibilità a lungo termine - L'approccio combinato assicura che le decisioni non siano solo efficaci a breve termine ma anche sostenibili a lungo termine;
migliore allineamento strategico - L'uso di entrambe le metodologie assicura che le decisioni siano allineate sia con la visione strategica dell'organizzazione che con i suoi obiettivi di qualità

Sfide e considerazioni

Naturalmente, l'integrazione di Nemawashi e ISO 9001 non è priva di sfide:

tempo - Il Nemawashi può essere un processo lungo. Bilanciare questo con la necessità di prendere decisioni tempestive può essere complicato;
cultura organizzativa - Non tutte le culture organizzative sono pronte per un approccio così inclusivo. Può essere necessario un cambiamento culturale significativo;
complessità - Gestire un processo decisionale che incorpora feedback da una vasta gamma di stakeholder può diventare complesso e, se non gestito correttamente, può portare a decisioni diluite o a un "design by committee";
documentazione - Mantenere una documentazione dettagliata (come richiesto dalla ISO 9001) di tutte le consultazioni e delle decisioni può richiedere risorse significative

Nonostante queste sfide, con una pianificazione adeguata e un impegno genuino, i benefici di integrare il Nemawashi con la ISO 9001 superano di gran lunga le difficoltà.
Lo strumento si rivelerà utile anche nel processo di miglioramento continuo dove l'approccio del Nemawashi combinato con la struttura rigorosa dell'ISO 9001 può portare a un ciclo di miglioramento virtuoso, mantenendo l'organizzazione agile e focalizzata sulla qualità.

Come potete vedere, integrare il Nemawashi e la ISO 9001 non solo è possibile ma può effettivamente portare a un sistema di gestione della qualità più robusto attraverso il quale le organizzazioni possono raggiungere nuovi livelli di eccellenza.

Conclusioni ed elenco dei vantaggi

In conclusione, possiamo dire che l'obiettivo del Nemawashi è assicurarsi che ogni stakeholder non si limiti solamente ad accettare un cambiamento ma venga anche coinvolto attivamente nel processo decisionale e questo ci fa capire che non si tratta solo di una tecnica ma di una vera e propria filosofia, un ethos che va oltre la mera gestione e che si insinua nel tessuto culturale di un'organizzazione, enfatizzando l'importanza del rispetto reciproco, della collaborazione e del lavoro di squadra. Attraverso un dialogo genuino e aperto, infatti, questa pratica consente di raccogliere feedback preziosi, identificare ostacoli nascosti e, cosa più importante, trovare soluzioni condivise che contribuiscano a un ambiente di lavoro più armonioso e produttivo.

I vantaggi più immediati che derivano dall'applicazione del Nemawashi sono:

l'ottimizzazione del percorso decisionale che è reso più ponderato e consapevole;
la capacità di evitare errori costosi grazie al coinvolgimento di più persone nel processo di creazione del consenso;
la mitigazione dei conflitti che deriva dal fatto che le persone si sentono ascoltate e che, intervenendo dal principio in maniera proattiva, si evita che ci sia un interventismo retroattivo che porta le persone ad avere frizioni future;
maggiore coesione e collaborazione grazie al fatto che si incoraggia un dialogo aperto che è il fondamento di qualsiasi ambiente di lavoro sano e produttivo;
una maggiore capacità di adattarsi al cambiamento che, in un'epoca di trasformazioni estremamente rapide, può essere estremamente utile;
la creazione di un vero e proprio ecosistema di voci mediante l'inclusione di tutte le parti interessate nel processo decisionale porta alla riduzione della dissonanza cognitiva;
maggiore trasparenza che è il DNA del Nemawashi e riduce la possibilità di malintesi;
gestione chiara delle aspettative che porta a una riduzione delle probabilità che le persone si sentano frustrate o deluse;
analisi multidimensionale di ogni proposta che assicura che ogni sfumatura sia esaminata con estrema precisione;
ricchezza di prospettive diverse dovuta all'ampio spettro di stakeholder coinvolti che arricchiscono l'analisi;
flessibilità e adattabilità dovute al fatto che il Nemawashi è una sorta di organismo vivente che si adatta alle nuove informazioni, garantendo che la decisione presa rimanga pertinente e resiliente;
costruzione di relazioni forti grazie alla comunicazione aperta tra le parti interessate;
condivisione di responsabilità che rafforza i legami

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