NEMAWASHI E ISO 9001: CREARE IL CONSENSO

"Il consenso è l'armonia silenziosa tra le menti"
(Anonimo)

"Dove c'è consenso, c'è forza"
(Anonimo)

Probabilmente non avete mai sentito parlare del "Nemawashi" un termine molto utilizzato nella lingua giapponese che è riuscito a farsi strada in moltissimi campi anche al di là dei confini del Sol Levante. Letteralmente, il termine significa "girare intorno alle radici" perché ha origine nel campo del giardinaggio e, più specificamente, nella pratica millenaria del bonsai. In questo contesto, il termine descrive l'azione di preparare le radici di una pianta prima di trapiantarla, garantendo così una transizione più fluida e un'ancoraggio più efficace nel nuovo ambiente. Questa pratica agricola ha ispirato una metafora aziendale estremamente profonda: come un giardiniere prepara le radici di una pianta, un'organizzazione deve essere in grado di preparare a dovere "il terreno umano" dei suoi collaboratori per costruire il consenso e creare un ambiente che sia fertile per l'implementazione di nuove idee. L'idea dell'armonia sociale e del consenso collettivo è profondamente radicata nella cultura giapponese per la quale mantenere l'armonia all'interno di un gruppo è spesso considerato più importante dell'espressione individuale o dell'assertività.

Come si applica operativamente

Per applicare il Nemawashi all'interno delle nostre organizzazioni e preparare il terreno per decisioni che potrebbero, in un modo o nell'altro, trasformare il tessuto stesso dell'azienda dobbiamo suddividere il nostro processo in tre parti:

• la consultazione informale - È qui che tutto inizia, in un'atmosfera distesa—magari davanti a una tazza di caffè o in una sala dall'aria informale. Ma non lasciatevi ingannare dalla sua apparente semplicità. Questa fase è un intricato gioco di scacchi. Prima di tutto, bisogna identificare gli stakeholder, cioè le persone che dovremo coinvolgere nel nostro processo di creazione del consenso. Potrebbero essere membri del team, manager, clienti o fornitori. Una volta identificati, bisognerà iniziare ad accennare all'idea o alla proposta che si vuole sottoporre alle persone e poi, FONDAMENTALE, iniziare ad ascoltare attentamente cosa ci viene detto. Il riscontro raccolto in questa fase sarà il carburante che alimenterà tutto il processo. Se emergono preoccupazioni vanno affrontate, modificando la proposta se necessario. L'obiettivo finale è costruire un consenso, non necessariamente unanime, ma sufficientemente solido da spianare la strada per la formalizzazione del cambiamento che si vuole intraprendere;
• la raccolta di feedback e suggerimenti - Con la seconda fase, entriamo nel cuore pulsante del Nemawashi: la raccolta di feedback. Dovete pensare a questo momento come a un vero e proprio laboratorio di idee, un crogiolo in cui la proposta viene affinata come un gioiello grezzo. Per sfruttare al massimo il valore aggiunto di questo percorso, assicuratevi di aver creato un ambiente in cui le persone si sentano libere di parlare e continuate ad esercitare un ascolto attivo perché non si tratta solo di sentire; ma di comprendere, di scavare più a fondo. Ogni feedback deve essere documentato, valutato e, se necessario, incorporato nella proposta. E la comunicazione? Essenziale. Le parti interessate devono essere tenute al corrente, perché il Nemawashi è un processo dinamico, un dialogo continuo;
• la formalizzazione della proposta - In quest'ultima fase l'idea esce dall'ombra e si presenta sotto i riflettori. Ma attenzione: la preparazione è tutto. Ogni dettaglio, dalla presentazione all'analisi dei costi-benefici, dovrà essere impeccabile. Anche la tempistica è cruciale. La proposta deve essere presentata quando gli stakeholder sono più ricettivi perché il terreno è stato adeguatamente preparato. Accettata la proposta, si va avanti con l'implementazione, sempre seguendo i principi del Nemawashi per minimizzare la resistenza e massimizzare l'efficacia.

Il Nemawashi e le decisioni Top-Down

Come avrete capito, il Nemawashi e la decisione Top-Down rappresentano due approcci molto diversi alla presa di decisioni all'interno di un'organizzazione. Mentre il primo enfatizza il consenso e la consultazione, il secondo è più autoritario e diretto. Vediamo nel dettaglio le differenze:

• Obiettivo Principale
  Nemawashi: l'obiettivo è raggiungere un consenso ampio prima che la decisione sia formalmente presa
  Decisione Top-Down: l'obiettivo è raggiungere una decisione che sia accettabile per la maggioranza, anche se non tutti sono d'accordo
• Processo Decisionale
  Nemawashi: il processo decisionale inizia molto prima che la decisione finale sia presa, con consultazioni informali e discussioni per preparare il terreno. Il processo .è collettivo e partecipativo. Tutti gli stakeholder sono coinvolti e le loro opinioni sono prese in considerazione
  Decisione Top-Down: la preparazione è generalmente più formale, spesso con riunioni programmate per discutere apertamente delle opzioni. La decisione è presa dai livelli gerarchici più alti e poi comunicata ai livelli inferiori. Non c'è necessariamente un processo di consultazione
• Velocità decisionale
  Nemawashi: tende ad essere un processo più lento, con un'enfasi sulla costruzione di relazioni e sulla comprensione profonda delle questioni. Richiede tempo per consultare tutti e raggiungere un consenso
  Decisione Top-Down: di solito è un processo più veloce, soprattutto se la decisione è urgente o se gli stakeholder sono già ben informati sul problema. La decisione è presa da un numero ristretto di persone
• Qualità della decisione
  Nemawashi: generalmente porta a decisioni più ponderate e ben informate, grazie al contributo di vari stakeholder
  Decisione Top-Down: la qualità della decisione dipende fortemente dalla competenza e dalla visione dei leader al vertice
• Accettazione e Implementazione
  Nemawashi: l'ampio consenso raggiunto facilita l'implementazione e riduce la resistenza al cambiamento
  Decisione Top-Down: può incontrare resistenze durante la fase di implementazione, specialmente se i membri dell'organizzazione non sono d'accordo con la decisione presa
• Flessibilità
  Nemawashi: offre una maggiore flessibilità, poiché le decisioni possono essere adattate durante il processo di consultazione
  Decisione Top-Down: tende ad essere meno flessibile, dato che le decisioni sono spesso definitive e non soggette a revisione
• Cultura Organizzativa
  Nemawashi: promuove una cultura di inclusività, collaborazione e rispetto reciproco
  Decisione Top-Down: può promuovere una cultura più gerarchica e autoritaria, a meno che non sia bilanciata da altri meccanismi di inclusione
• Applicabilità
  Nemawashi: più efficace in organizzazioni con strutture piatte e culture che valorizzano il consenso
  Decisione Top-Down: più adatto a organizzazioni gerarchiche o in situazioni che richiedono decisioni rapide
• Coinvolgimento degli stakeholder
  Nemawashi: si cerca di coinvolgere tutti gli stakeholder rilevanti in modo informale, spesso in discussioni "one-to-one"
  Decisione Top-Down: il coinvolgimento è più formale e spesso avviene in un ambiente di gruppo, come una riunione o un workshop

Nemawashi e ISO 9001

A cosa può servire il Nemawashi se la nostra organizzazione sta implementando la ISO 9001? Il primo, come abbiamo visto, è una pratica giapponese focalizzata sulla costruzione del consenso il cui obiettivo è minimizzare la resistenza e facilitare l'implementazione, la seconda è una norma internazionale per i sistemi di gestione della qualità che ha come obiettivo quello di migliorare l'efficienza e di soddisfare il cliente attraverso processi aziendali ben definiti e misurabili. Questi due concetti apparentemente diversi possono lavorare insieme per migliorare la qualità e l'efficienza di un'organizzazione? Proviamo a capirlo.

Una valutazione più attenta delle due metodologie rivela numerosi punti di incontro che possono essere sfruttati per migliorare sia la qualità che l'efficienza in un'organizzazione. Vediamoli uno a uno:

• Coinvolgimento degli stakeholder
  • Nemawashi
    Caratteristiche: il Nemawashi prevede un coinvolgimento attivo e informale di tutti gli stakeholder nel processo decisionale
    Benefici: questo approccio minimizza la resistenza al cambiamento e facilita l'implementazione delle decisioni
  • ISO 9001
    Caratteristiche: l'ISO 9001 enfatizza l'importanza del coinvolgimento degli stakeholder nella definizione e nel miglioramento dei processi
    Benefici: questo assicura che i processi siano allineati con le esigenze del cliente e con gli obiettivi aziendali
• Focus sulla qualità
  • Nemawashi
    Caratteristiche: il Nemawashi mira a decisioni ben ponderate che tengano conto di tutti gli aspetti di una questione
    Benefici: questo porta a decisioni più informate e a risultati di alta qualità
  • ISO 9001
    Caratteristiche: l'ISO 9001 ha come obiettivo l'eccellenza nella qualità attraverso processi ben definiti e misurabili
    Benefici: questo permette un monitoraggio efficace e un miglioramento continuo della qualità
• Miglioramento continuo
  • Nemawashi
    Caratteristiche: il Nemawashi incoraggia il feedback e l'adattamento come parte integrante del processo decisionale
    Benefici: questo permette di apportare modifiche e miglioramenti in modo proattivo
  • ISO 9001
    Caratteristiche: l'ISO 9001 include il principio del miglioramento continuo come uno dei suoi pilastri fondamentali
    Benefici: questo assicura che l'organizzazione sia sempre in una posizione per identificare e implementare miglioramenti

Come possiamo vedere:

• entrambi i concetti incoraggiano il coinvolgimento precoce degli stakeholder, che può essere particolarmente utile nelle fasi iniziali di un progetto o di un cambiamento organizzativo
• entrambe le metodologie pongono la qualità al centro dell'attenzione, rendendo più facile allineare gli obiettivi e gli indicatori attraverso l'organizzazione
• l'incorporazione del feedback nel Nemawashi e il focus sul miglioramento continuo nell'ISO 9001 possono combinarsi per creare un potente ciclo di feedback che guida l'eccellenza organizzativa

Il Nemawashi e l'ISO 9001, quindi, pur provenendo da contesti diversi, hanno numerosi punti di incontro che possono essere sfruttati per migliorare la qualità e l'efficienza in un'organizzazione. Attraverso l'integrazione di questi principi, le aziende possono beneficiare di un ambiente di lavoro più inclusivo e di processi di maggiore qualità, portando a una maggiore soddisfazione del cliente e a un successo a lungo termine.

Per incorporare il Nemawashi nella progettazione di un sistema qualità costruito secondo la ISO 9001:2015, possiamo utilizzarlo nella fase di pianificazione per condurre discussioni informali con gli stakeholder prima di stabilire i processi del sistema. Questo può aiutare a identificare potenziali ostacoli e soluzioni prima che il sistema qualità sia formalmente implementato.
Il Nemawashi si può utilizzare anche per assicurare che gli obiettivi della qualità siano allineati con le aspettative e le esigenze degli stakeholder.
Si può continuare a utilizzare la metodologia giapponese nelle fasi di implementazione e monitoraggio del sistema per avere una riduzione delle resistenze al cambiamento e facilitare una transizione più agevole verso nuovi processi.
Nel processo di feedback è possibile utilizzare nuovamente il Nemawashi per vedere cosa pensano le persone durante la fase di implementazione e utilizzare questo feedback per apportare miglioramenti conformi all'ISO 9001.
Lo strumento si rivelerà utile anche nel processo di miglioramento continuo dove l'approccio del Nemawashi combinato con la struttura rigorosa dell'ISO 9001 può portare a un ciclo di miglioramento virtuoso, mantenendo l'organizzazione agile e focalizzata sulla qualità.

Come potete vedere, iIntegrare il Nemawashi e la ISO 9001 non solo è possibile ma può effettivamente portare a un sistema di gestione della qualità più robusto attraverso il quale le organizzazioni possono raggiungere nuovi livelli di eccellenza.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)

Conclusioni ed elenco dei vantaggi

In conclusione, possiamo dire che l'obiettivo del Nemawashi è assicurarsi che ogni stakeholder non si limiti solamente ad accettare un cambiamento ma venga anche coinvolto attivamente nel processo decisionale e questo ci fa capire che non si tratta solo di una tecnica ma di una vera e propria filosofia, un ethos che va oltre la mera gestione e che si insinua nel tessuto culturale di un'organizzazione, enfatizzando l'importanza del rispetto reciproco, della collaborazione e del lavoro di squadra. Attraverso un dialogo genuino e aperto, infatti, questa pratica consente di raccogliere feedback preziosi, identificare ostacoli nascosti e, cosa più importante, trovare soluzioni condivise che contribuiscano a un ambiente di lavoro più armonioso e produttivo.

I vantaggi più immediati che derivano dall'applicazione del Nemawashi sono:

• l'ottimizzazione del percorso decisionale che è reso più ponderato e consapevole;
• la capacità di evitare errori costosi grazie al coinvolgimento di più persone nel processo di creazione del consenso;
• la mitigazione dei conflitti che deriva dal fatto che le persone si sentono ascoltate e che, intervenendo dal principio in maniera proattiva, si evita che ci sia un interventismo retroattivo che porta le persone ad avere frizioni future;
• maggiore coesione e collaborazione grazie al fatto che si incoraggia un dialogo aperto che è il fondamento di qualsiasi ambiente di lavoro sano e produttivo;
• una maggiore capacità di adattarsi al cambiamento che, in un'epoca di trasformazioni estremamente rapide, può esssere estremamente utile;
• la creazione di un vero e proprio ecosistema di voci mediante l'inclusione di tutte le parti interessate nel processo decisionale porta alla riduzione della dissonanza cognitiva;
• maggiore trasparenza che è il DNA del Nemawashi e riduce la possibilitàle di malintesi;
• gestione chiara delle aspettative che porta a una riduzione del le probabilità che le persone si sentano frustrate o deluse;
• analisi multidimensionale di ogni proposta che assicura che ogni sfumatura sia esaminata con estrema precisione;
• ricchezza di prospettive diverse dovuta all'ampio spettro di stakeholder coinvolt che arricchiscono l'analisi;
• flessibilità e adattabilità dovute al fatto che il Nemawashi è una sorta di organismo vivente che si adatta alle nuove informazioni, garantendo che la decisione presa rimanga pertinente e resiliente;
• costruzione di relazioni forti grazie alla comunicazione aperta tra le parti interessate;
• condivisione di responsabilità che rafforza i legami

PER SAPERNE DI PIU':