ISO 9001:2026 - ETICA E INTEGRITA'

Uno degli aggiornamenti previsti per la ISO 9001:2026 è l'introduzione dei concetti di etica e di integrità

"A dare energia ai pensieri e ai gesti non è soltanto l’esercizio fisico o la lettura dei buoni libri. È il rapporto che costruiamo con noi stessi e con gli altri, è la nostra etica. La postura morale non si presta a essere misurata con gli strumenti della scienza, ma ci sono moltissimi indizi che ci invitano a ritenere che essere proiettati verso la pace, il volontariato, l’amore abbia effetti positivi sul cervello più che coltivare l’individualismo sfrenato, il rancore, il conflitto"
(da "La fioritura dei neuroni: Come far sbocciare la nostra intelligenza per tutta la vita" di Michela Matteoli)

AGGIORNAMENTO: LA NUOVA DATA DI PUBBLICAZIONE PREVISTA PER LA ISO 9001 E' SETTEMBRE 2026

Ve ne avevamo già parlato presentandovi i "future concepts", i grandi temi sui quali l'ISO stava ragionando per progettare la ISO 9001:2026. Uno di questi concetti futuri riguardava proprio l'etica e l'integrità che, da ciò che è trapelato dai lavori in corso del Comitato Tecnico TC176/SC2, faranno parte della nuova norma.

In questo articolo non ribadiremo ciò che abbiamo già scritto nell'articolo in cui vi presentavamo il future concept ma vi invitiamo caldamente a rileggerlo (il link è qualche riga sopra), così come vi consigliamo di rileggere quest'altro articolo: "Il concetto di etica e integrità come impatterà sulla qualità del futuro?" perché vi darà una mano nell'applicazione pratica del nuovo requisito. In ultimo, vi consigliamo anche di ridare un'occhiata all'articolo che riguarda la linea guida ISO/UNDP PAS 53002:2024 per contribuire agli obiettivi di sviluppo sostenibile dell'ONU perché etica e integrità fanno parte proprio di quattro di questi obiettivi (si fa riferimento al fatto di condurre il proprio business con integrità morale ed etica nell'obiettivo 3, nel 9, nel 12 e nel 16).

Leadership etica: Un pilastro fondamentale della ISO 9001:2026

La futura revisione della norma ISO 9001, prevista per il 2026, pone un'enfasi significativa sulla leadership etica come componente essenziale dei sistemi di gestione della qualità. Questo nuovo focus richiede al top management di "promuovere l'etica e l'integrità" all'interno dell'organizzazione. Ma cosa significa questo in termini pratici? Esaminiamo tre aspetti chiave della leadership etica:

1. Definizione di un codice etico aziendale

Il primo passo verso una leadership etica è la creazione e l'implementazione di un codice etico aziendale. Questo documento dovrebbe:

articolare chiaramente i valori fondamentali dell'organizzazione;
stabilire standard di comportamento per tutti i dipendenti, incluso il top management;
fornire linee guida per affrontare dilemmi etici comuni;
essere facilmente accessibile e comprensibile per tutti gli stakeholder

Il codice etico non dovrebbe essere un documento statico ma evolversi con l'organizzazione e con il contesto in cui opera. Il top management dovrebbe guidare riesami periodici per assicurarne la rilevanza e l'efficacia. Ricordiamo che questo è solamente un nostro suggerimento per mettere in pratica quello che sembra essere un nuovo requisito della ISO 9001:2026 e che, ad oggi, non si hanno conferme della necessità di un'informazione documentata di questo tipo. Qui su QualitiAmo, però, ragioniamo su come si possa tirare fuori valore aggiunto da ogni requisito normativo e questo, a nostro giudizio, è uno dei metodi che si possono adottare.

2. Comportamenti etici da parte dei leader che devono diventare un modello

La leadership etica va oltre la semplice definizione di regole; richiede che i leader "vivano" i valori etici dell'organizzazione. Questo include:

dimostrare coerenza tra parole e azioni in tutte le decisioni aziendali;
comunicare apertamente sulle questioni etiche e incoraggiare il dialogo a tutti i livelli;
prendere decisioni difficili che privilegiano l'integrità rispetto al guadagno a breve termine;
riconoscere e celebrare comportamenti etici all'interno dell'organizzazione

I leader devono essere consapevoli che sono costantemente sotto osservazione e che il loro comportamento stabilisce il tono etico per l'intera organizzazione.

3. Implementazione di meccanismi di accountability per il rispetto dell'etica

Per garantire che la leadership etica non rimanga solo sulla carta, è fondamentale implementare meccanismi di accountability. Questi possono includere:

integrazione di indicatori eticinelle valutazioni delle performance dei leader;
creazione di un comitato etico indipendente per supervisionare le pratiche aziendali;
implementazione di un sistema di whistleblowing che protegga gli informatori;
conduzione di audit etici regolari e trasparenti;
stabilire conseguenze chiare per le violazioni etiche, applicabili a tutti i livelli dell'organizzazione

L'accountability assicura che la leadership etica sia una pratica continua e non solo un'aspirazione.

La leadership etica, così come appare delinearsi nella futura ISO 9001:2026, non è solo una questione di conformità ma un fattore critico per il successo a lungo termine dell'organizzazione. Implementando questi tre elementi - un codice etico solido, la modellazione di comportamenti etici e meccanismi di accountability - le organizzazioni possono creare una cultura di integrità che supporta la qualità in ogni aspetto del loro operato. Se, poi, avete dei dubbi su cosa c'entrino qualità ed etica, vi consigliamo di rileggervi questo articolo: "Etica, qualità e ISO 9001"

Comunicazione e trasparenza: pilastri dell'etica aziendale nella ISO 9001:2026

Per promuovere l'etica e l'integrità nella futura revisione della norma ISO 9001, bisognerà prestare grande attenzione alla comunicazione e alla trasparenza. Questo nuovo focus richiede alle aziende di adottare pratiche di comunicazione aperte e trasparenti, sia internamente che esternamente. Esaminiamo tre aspetti fondamentali di questo approccio:

1. Comunicazione chiara dei valori etici

La comunicazione efficace dei valori etici è essenziale per creare una cultura aziendale basata sull'integrità. Questo processo implica:

sviluppo di una strategia di comunicazione etica multi-canale che raggiunga tutti gli stakeholder;
creazione di messaggi chiari e concisi che articolino i valori etici dell'azienda in modo comprensibile;
utilizzo di vari formati di comunicazione (video, infografiche, newsletter, intranet) per mantenere l'engagement;
organizzazione di sessioni di formazione regolari sui valori etici per tutti i dipendenti;
integrazione dei valori etici in tutte le comunicazioni aziendali, dal marketing interno alle presentazioni esterne;
incoraggiamento del dialogo aperto sui valori etici, con spazi per domande e discussioni;
personalizzazione dei messaggi etici per diversi ruoli e dipartimenti, mostrando la rilevanza pratica

Una comunicazione chiara e frequente dei valori etici aiuta a radicarli profondamente nella cultura aziendale, guidando il comportamento quotidiano di tutti i membri dell'organizzazione.

2. Trasparenza nelle decisioni e nelle azioni del management

La trasparenza del management è fondamentale per costruire fiducia e dimostrare un impegno concreto verso l'etica. Questo può essere realizzato attraverso:

implementazione di una politica dell'"open door" (porta aperta) che incoraggi il dialogo aperto tra dipendenti e management;
condivisione regolare dei processi decisionali chiave, spiegando come le considerazioni etiche influenzano le scelte;
creazione di un sistema di feedback bidirezionale che permetta ai dipendenti di commentare le decisioni del management e di fare domande;
pubblicazione di report interni che dettaglino le azioni intraprese per affrontare le sfide etiche;
implementazione di un sistema di "ethical decision-making" trasparente e documentato;
comunicazione tempestiva e onesta in caso di errori etici, insieme ai piani di correzione

La trasparenza nelle decisioni e nelle azioni del management non solo rafforza la fiducia, ma serve anche come modello di comportamento etico per tutta l'organizzazione.

3. Reporting regolare sulle performance etiche

Il reporting sulle performance etiche è fondamentale per dimostrare l'impegno concreto dell'organizzazione verso l'etica e l'integrità. Questo processo include:

progettazione di un set completo di indicatori etici che coprano vari aspetti delle performance etiche dell'organizzazione;
creazione di un cruscotto di indicatori che offra una visione in tempo reale delle performance etiche dell'azienda;
pubblicazione di report etici periodici, sia internamente che esternamente, che dettaglino successi, sfide e aree di miglioramento;
integrazione delle performance etiche nei report finanziari e operativi standard dell'azienda;
implementazione di un processo di revisione esterna indipendente per validare i report etici;
organizzazione di sessioni di feedback con gli stakeholder per discutere i report e raccogliere input per il miglioramento continuo

Formazione e sviluppo: coltivare l'etica aziendale nella ISO 9001:2026

Visto che la nuova ISO 9001:2026 enfatizzerà l'importanza dell'etica e dell'integrità, occorrerà riprogettare la nostra formazione per promuovere al meglio questi due valori all'interno delle organizzazioni.

1. Programmi di formazione etica per tutti i livelli dell'organizzazione

La formazione etica efficace deve essere capillare e adattata alle diverse esigenze all'interno dell'organizzazione. Questo processo implica:

sviluppo di un prohgramma di formazione etica completo e stratificato per diversi livelli e ruoli;
implementazione di programmi di formazione iniziale sull'etica per tutti i nuovi assunti;
organizzazione di corsi di aggiornamento annuali per mantenere l'attenzione sull'etica;
creazione di programmi di formazione specifici per ruoli ad alto rischio etico (es. acquisti, vendite, finanza);
invito di esperti esterni per fornire prospettive fresche e best practice del settore;
sviluppo di un programma di "train the trainer" per creare ambasciatori dell'etica interni;
misurazione dell'efficacia della formazione attraverso valutazioni pre e post-corso e monitoraggio dei comportamenti

Una formazione etica completa e continua aiuta a creare una cultura organizzativa in cui l'etica è una competenza fondamentale condivisa da tutti.

2. Integrazione dell'etica nei percorsi di sviluppo professionale

L'etica non dovrebbe essere vista come un'aggiunta, ma come una parte integrante dello sviluppo professionale di ogni dipendente. Questo può essere realizzato attraverso:

inclusione di obiettivi di sviluppo etico nei piani di carriera individuali;
creazione di percorsi di carriera che valorizzino e premino la leadership etica;
implementazione di programmi di mentoring focalizzati sullo sviluppo di competenze etiche;
integrazione di moduli etici in tutti i programmi di sviluppo delle competenze;
offerta di opportunità di rotazione in ruoli con forte focus etico per ampliare la comprensione;
sviluppo di progetti cross-funzionali che affrontino sfide etiche aziendali

Integrando l'etica nei percorsi di sviluppo professionale, le organizzazioni segnalano chiaramente che la crescita etica è fondamentale per l'avanzamento di carriera.

3. Valutazione delle competenze etiche nei processi di selezione e promozione

Per garantire che l'etica sia veramente al centro della cultura organizzativa, è essenziale che diventi un criterio chiave nei processi di selezione e promozione. Questo include:

sviluppo di un framework di competenze etiche chiaro e misurabile;
integrazione di domande e scenari etici nei colloqui di selezione del personale;
creazione di un processo di due diligence etica per le posizioni di leadership;
inclusione di indicatori etici nelle valutazioni delle performance annuali;
implementazione di un sistema di feedback a 360 gradi che includa valutazioni sull'integrità e l'etica

Valutando le competenze etiche in modo sistematico nei processi di selezione e promozione, le organizzazioni assicurano che l'etica diventi un pilastro fondamentale del loro capitale umano.

La formazione e lo sviluppo, nella futura ISO 9001:2026, non dovrebbero più essere limitati alle competenze tecniche o manageriali tradizionali. L'integrazione dell'etica nella norma dovrebbe riflettere un cambiamento fondamentale verso la creazione di organizzazioni in cui l'integrità è una competenza fondamentale a tutti i livelli, altrimenti rimane solo l'ennesima buona intenzione della norma.

Incorporare l'etica nei processi aziendali

Se vogliamo davvero calare etica e integrità nei nostri sistemi di gestione della qualità, occorrerà incorporare considerazioni etiche in ogni aspetto dei processi decisionali e operativi. Esaminiamo in che modo possiamo procedere:

1. Integrazione di considerazioni etiche nei processi decisionali

L'incorporazione dell'etica nei processi decisionali è fondamentale per garantire che tutte le azioni aziendali siano allineate con i valori etici dell'organizzazione. Questo processo implica:

sviluppo di un modello decisionale etico che guidi tutte le decisioni aziendali
creazione di checklist etiche da utilizzare in tutte le fasi del processo decisionale
implementazione di un comitato etico per valutare decisioni complesse o ad alto impatto;
integrazione di valutazioni d'impatto etico nei processi di approvazione dei progetti;
utilizzo di strumenti di analisi decisionale che incorporino esplicitamente criteri etici;
formazione dei manager su come bilanciare considerazioni etiche con altri fattori decisionali;
documentazione e archiviazione del ragionamento etico dietro le decisioni chiave;
revisione periodica delle decisioni passate per valutarne l'allineamento etico e trarre insegnamenti per il futuro

2. Sviluppo di procedure per gestire dilemmi etici

I dilemmi etici sono inevitabili in qualsiasi organizzazione. Avere procedure chiare per gestirli è essenziale per mantenere l'integrità aziendale. Questo può includere:

creazione di un protocollo standardizzato per l'identificazione e l'escalation dei dilemmi etici;
sviluppo di un modello per l'analisi strutturata dei dilemmi etici;
formazione dei dipendenti su come riconoscere e affrontare i dilemmi etici;
sviluppo di linee guida specifiche per settore o funzione per i dilemmi etici più comuni
revisione e aggiornamento regolare delle procedure basati su feedback e nuove problematiche etiche

3. Implementazione di sistemi di whistleblowing e protezione degli informatori

Un sistema di whistleblowing efficace è importantissimo per identificare e affrontare comportamenti non etici all'interno dell'organizzazione. L'implementazione di tale sistema include:

sviluppo di canali multipli e sicuri per la segnalazione di comportamenti non etici;
creazione di una politica chiara di non ritorsione per proteggere gli informatori;
implementazione di un processo di indagine standardizzato per tutte le segnalazioni;
formazione di un team dedicato per gestire le segnalazioni in modo confidenziale e professionale;
sviluppo di un sistema di tracking per monitorare lo stato e la risoluzione di tutte le segnalazioni;
comunicazione regolare sull'efficacia del sistema di whistleblowing (numero di segnalazioni, tipi di problemi risolti);
offerta di supporto psicologico e legale agli informatori, se necessario

Misurare e potenziare l'etica aziendale nella ISO 9001:2026

Il nuovo focus della ISO 9001:2026 sull'etica e sull'integrità richiede alle organizzazioni di implementare metodi sistematici per misurare, valutare e migliorare le loro performance etiche.

1. Definizione degli indicatori

La misurazione delle performance etiche è fondamentale per garantire un miglioramento continuo. Questo processo implica:

identificazione di aree chiave per la misurazione dell'etica e dell'integrità (es. conformità, trasparenza, equità);
progettazione di KPI specifici;
creazione di un "cruscotto etico" per monitorare e visualizzare i KPI in tempo reale;
definizione di benchmark interni ed esterni per valutare le performance relative;
implementazione di sistemi di raccolta dati automatizzati per i KPI etici;
iIntegrazione dei KPI etici nei sistemi di gestione delle performance aziendali;
revisione e aggiornamento periodico dei KPI per garantirne la rilevanza continua;
comunicazione trasparente dei KPI etici a tutti gli stakeholder

2. Conduzione di audit etici regolari

Gli audit etici sono strumenti essenziali per valutare l'efficacia dei sistemi e delle pratiche etiche dell'organizzazione. Questo processo include:

sviluppo di un programma di audit etici completi e regolari;
formazione di un team di auditor interni specializzati in etica e integrità;
creazione di checklist e protocolli standardizzati per gli audit etici;
conduzione di audit tematici focalizzati su aree etiche specifiche (es. anti-corruzione, diritti umani);
integrazione degli audit etici con altri processi di audit aziendali (es. qualità, ambiente)

Gli audit etici dovrebbero coprire vari aspetti, tra cui:

conformità alle politiche e procedure etiche
efficacia dei programmi di formazione etica
funzionamento dei sistemi di segnalazione e whistleblowing
integrazione dell'etica nei processi decisionali
cultura etica a livello di team e dipartimenti

Gestione del rischio etico

Tutta la gestione dei rischi non può esimersi dall'adottare un approccio sistematico e proattivo nell'identificare, valutare e mitigare i rischi etici. Vediamo in che modo:

1. Identificazione e valutazione dei rischi etici

conduzione di un'analisi completa del contesto aziendale per identificare potenziali aree di rischio etico;
utilizzo di tecniche come brainstorming, analisi di scenario e revisione storica per identificare i rischi;
sviluppo di una matrice di rischio etico che consideri la probabilità e l'impatto potenziale;
coinvolgimento di stakeholder interni ed esterni nel processo di identificazione dei rischi;
creazione di un registro dei rischi etici che documenti tutti i rischi identificati;
implementazione di un processo di valutazione periodica per rivedere e aggiornare i rischi identificati;
uUtilizzo di tecnologie come l'analisi dei dati e l'intelligenza artificiale per identificare pattern di rischio;
considerazione di rischi etici emergenti legati a nuove tecnologie, pratiche di business o cambiamenti normativi

Esempi di potenziali rischi etici potrebbero includere:

corruzione e tangenti in mercati ad alto rischio;
conflitti di interesse nei processi decisionali;
violazioni della privacy dei dati;
pratiche di marketing ingannevoli;
discriminazione sul posto di lavoro;
violazioni dei diritti umani nella catena di fornitura

L'identificazione e valutazione dei rischi etici fornisce la base per una gestione proattiva dell'integrità aziendale.

2. Sviluppo di strategie di mitigazione dei rischi etici

Una volta identificati e valutati i rischi etici, è fondamentale sviluppare strategie efficaci per mitigarli. Questo processo include:

dare una priorità ai rischi etici in base alla loro gravità e probabilità;
sviluppare piani di azione specifici per ciascun rischio prioritario;
implementare controlli preventivi per ridurre la probabilità di occorrenza dei rischi;
craere piani di contingenza per gestire le conseguenze di rischi che si materializzano;
assegnare responsabilità chiare per l'implementazione e il monitoraggio delle strategie di mitigazione;
allocare risorse adeguate (finanziarie, umane, tecnologiche) per supportare le strategie di mitigazione;
progettare indicatori per monitorare l'efficacia delle strategie di mitigazione

Esempi di strategie di mitigazione potrebbero includere:

implementazione di un robusto programma di due diligence per i partner commerciali;
sviluppo di politiche dettagliate su conflitti di interesse e sui regali;
implementazione di tecnologie per il monitoraggio delle transazioni finanziarie;
sviluppo di processi di approvazione multi-livello per decisioni ad alto rischio;
implementazione di audit etici regolari nei siti operativi ad alto rischio

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