INFORMAZIONI DOCUMENTATE: 10 PUNTI DA TENERE A MENTE

Il decalogo delle informazioni documentate

1) le informazioni documentate, siano esse procedure, pratiche operative, work instructions, report o in qualunque altro modo nominate o conosciute, hanno tutte il medesimo intento: informare e addestrare;

2) le informazioni documentate non sono dell’ufficio qualità o di quello o quell’altro processo, appartengono al sistema e sono, in maniera controllata, a disposizione di tutti per la consultazione e presa visione;

3) le informazioni documentate non servono a superare l’audit o a scongiurare la non conformità ma mirano alla soddisfazione del cliente finale;

4) le informazioni documentate devono essere chiare, espositive ma non prolisse, utili alla comprensione del processo e soprattutto comprensibili per l’utilizzatore finale;

5) le informazioni documentate permettono di mantenere traccia storica di una determinata attività in modo che sia possibile analizzarne la nascita, l’evoluzione e l’eventuale futuro;

6) le informazioni documentate sono un porto sicuro al quale approdare contro la tempesta della non conformità o del reclamo: analizzando il grado di discostamento tra esse e quanto realizzato è ben possibile risalire all’origine del problema;

7) le informazioni documentate non sono intoccabili ma necessitano di una continua verifica di attendibilità e di adeguamento alla realtà esterna;

8) le informazioni documentate devono essere tenute con cura e rese disponibili per la consultazione: sotto strati di polvere perdono la loro utilità e sviliscono l’operato sia degli autori che dei destinatari;

9) l’input alla revisione di un’informazione documentata non dovrebbe nascere a seguito dell’emissione di una non conformità, né su richiesta dell’ufficio qualità ma dai processi coinvolti che in autonomia intendono migliorare continuamente le proprie attività;

10) le informazioni documentate, quando ben scritte, permettono di garantire una formazione adeguata e di pari livello per tutti i partecipanti al sistema qualità.

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