ISO 45001 - REVISIONE REGOLARE DEGLI OBIETTIVI IN RISPOSTA AI CAMBIAMENTI

di Staff di QualitiAmo

"La misura dell'intelligenza è la capacità di cambiare"
(Albert Einstein)

Flessibilità e adattamento

C'è una frase nel romanzo "Il grande Gatsby" di Francis Scott Fitzgerald che pensiamo introduca benissimo un articolo sulla natura sfuggente degli obiettivi e sull'importanza nel perseguirli nonostante le difficoltà, adattandosi e riconsiderandoli in base ai cambiamenti e la troviamo nelle ultime pagine del libro:

"Gatsby credeva nella luce verde, nel futuro orgastico che anno dopo anno retrocede davanti a noi. C'è sembrato di fallire - e va bene così - ma quel che non abbiamo capito è che stavamo remando controcorrente, riportati senza posa nel passato".

Dovremmo abituarci a vedere gli obiettivi non come fissi e immutabili ma come ipotesi di lavoro perché la realtà è in costante cambiamento e gli obiettivi, di conseguenza, devono essere sufficientemente flessibili per adattarsi a nuove situazioni. John Dewey, filosofo, psicologo e riformatore educativo americano, sosteneva che riesaminare e adattare costantemente i propri obiettivi è una competenza fondamentale per navigare in un mondo in continuo cambiamento.

La flessibilità, intesa come la capacità di adattarsi a cambiamenti, è un aspetto molto importante nell'implementazione efficace di un sistema di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro (SSL) conforme alla norma ISO 45001. Questa caratteristica, infatti, riflette uno dei principi fondamentali della norma: la capacità di un'organizzazione di rispondere in modo agile e efficace a un ambiente in continua evoluzione.

Nel contesto della ISO 45001, la flessibilità si manifesta in vari aspetti del sistema di gestione SSL ma è particolarmente rilevante nella definizione e nella gestione degli obiettivi, come delineato nel punto 6.2 della norma "Obiettivi per la SSL e pianificazione per il loro raggiungimento". Questa sezione richiede alle organizzazioni non solo di stabilire degli obiettivi per la salute e la sicurezza dei lavoratori ma anche di assicurarsi che questi possano essere monitorati, comunicati, aggiornati e allineati con la politica SSL dell'organizzazione.

La flessibilità negli obiettivi SSL permette alle organizzazioni di:

1. rispondere rapidamente a nuove legislazioni o cambiamenti normativi
2. adattarsi a modifiche nella struttura organizzativa o nei processi
3. incorporare nuove tecnologie o metodologie nella gestione della salute e della sicurezza
4. gestire efficacemente crisi o situazioni impreviste
5. allinearsi con le aspettative degli stakeholder

Implementare la flessibilità negli obiettivi SSL non significa renderli vaghi o difficilmente comprensibili ma strutturarli in modo che possano essere rivisti e adattati senza compromettere l'integrità del sistema di gestione o l'impegno dell'organizzazione verso il miglioramento continuo della SSL.

Meccanismi per la revisione regolare degli obiettivi

Per implementare operativamente la revisione periodica degli obiettivi di SSL in risposta ai cambiamenti, si possono seguire questi passaggi:

1. Stabilire una frequenza di revisione (es. trimestrale, semestrale, annuale). Ricordatevi di prevedere revisioni straordinarie in caso di cambiamenti significativi.
2. Creare un team di revisione che includa rappresentanti di diverse aree e designate un responsabile del processo di revisione.
3. Raccogliere dati e informazioni:
   • analizzare i progressi verso gli obiettivi attuali
   • raccogliere feedback da dipendenti e delle altre parti interessate
   • esaminare i cambiamenti interni ed esterni all'organizzazione
4. Analizzare l'impatto dei cambiamenti:
   • valutare come i cambiamenti identificati influenzano gli obiettivi
   • determinare se gli obiettivi sono ancora rilevanti e raggiungibili
5. Condurre la sessione di revisione:
   • organizzare incontri dedicati con il team di revisione
   • discutere i dati raccolti e le analisi effettuate
   • identificare aree che richiedono modifiche agli obiettivi
6. Aggiornare gli obiettivi:
   • modificare, aggiungere o eliminare obiettivi secondo necessità
   • assicurarsi che i nuovi obiettivi siano SMART (Specifici, Misurabili, Achievable, Rilevanti, Temporizzati)
   • allineare gli obiettivi aggiornati con la politica SSL
7. Comunicare i cambiamenti:
   • informare tutte le parti interessate degli obiettivi aggiornati
   • spiegare il razionale dietro le modifiche
   • assicurarsi che tutti comprendano il loro ruolo nel raggiungimento dei nuovi obiettivi
8. Aggiornare i piani d'azione:
   • rivedere e adattare i piani esistenti per allinearli ai nuovi obiettivi
   • allocare risorse appropriate (persone, tempo, budget)
   • assegnare responsabilità chiare per ogni azione
9. Documentare il processo:
   • registrare i risultati della revisione e le decisioni prese
   • mantenere un log delle modifiche agli obiettivi nel tempo
   • conservare evidenze delle comunicazioni e delle formazioni effettuate
10. Monitorare e rivedere:
    • tracciare i progressi verso i nuovi obiettivi
    • valutare l'efficacia delle revisioni e degli aggiustamenti
    • essere pronti ad apportare ulteriori modifiche se necessario

Tipi di cambiamenti da monitorare

Quando si gestisce un sistema SSL secondo la ISO 45001, è fondamentale monitorare costantemente diversi tipi di cambiamenti che possono influenzare gli obiettivi.

Cambiamenti organizzativi interni

• ristrutturazioni aziendali
• fusioni e acquisizioni
• cambiamenti nella leadership o nel management
• introduzione di nuovi processi o tecnologie
• modifiche nelle risorse disponibili

Cambiamenti nel contesto esterno

• nuove legislazioni o regolamenti sulla SSL
• cambiamenti nelle condizioni di mercato
• nuove aspettative degli stakeholder
• sviluppi tecnologici nel settore
• cambiamenti nelle best practice del settore

Cambiamenti nei rischi e nelle opportunità

• identificazione di nuovi pericoli sul luogo di lavoro
• cambiamenti nella valutazione dei rischi esistenti
• nuove opportunità per migliorare la SSL
• lezioni apprese da incidenti o near-miss

Cambiamenti nelle prestazioni

• progressi significativi o mancato raggiungimento degli obiettivi attuali
• cambiamenti negli indicatori chiave di prestazione (KPI)
• feedback da audit interni o esterni
• risultati di riesami da parte della direzione

Esempi di scenari di cambiamento e revisione degli obiettivi

Scenario 1: introduzione di nuove tecnologie

Un'azienda manifatturiera introduce robot collaborativi (cobot) nella linea di produzione. Questo cambiamento tecnologico richiede una revisione degli obiettivi SSL per includere:

• formazione del personale sull'interazione sicura con i cobot
• aggiornamento delle procedure di sicurezza
• nuovi protocolli per la manutenzione e il troubleshooting dei robot

Obiettivo aggiornato: "Completare la formazione SSL per il 100% degli operatori che lavorano con i cobot entro 3 mesi dall'implementazione, con zero incidenti correlati ai cobot nel primo anno".

Scenario 2: cambiamento normativo

Viene introdotta una nuova legislazione che abbassa i limiti di esposizione a una sostanza chimica utilizzata nel processo produttivo. L'organizzazione deve:

• rivalutare i rischi associati all'uso di questa sostanza
• implementare misure di controllo più rigorose
• considerare la sostituzione con alternative più sicure

Obiettivo aggiornato: "Ridurre l'esposizione media dei lavoratori alla sostanza X del 30% entro 6 mesi, conformandosi ai nuovi limiti normativi, e valutare almeno 3 alternative meno pericolose entro l'anno".

Scenario 3: espansione in nuovi mercati

Un'azienda espande le sue operazioni in una nuova regione geografica con diverse condizioni climatiche e normative SSL. Gli obiettivi devono essere adattati per:

• affrontare i nuovi rischi specifici del contesto locale
• garantire la conformità con le leggi locali sulla SSL
• formare il personale locale sulle politiche e procedure SSL dell'azienda

Obiettivo aggiornato: "Stabilire un sistema SSL conforme alle normative locali e alle policy aziendali nella nuova sede entro 4 mesi dall'apertura, con formazione completa per il 100% del personale locale entro 6 mesi".

Scenario 4: risultati di audit o incidenti

Un audit interno rivela un aumento dei near-miss relativi ai dispositivi di protezione individuale (DPI). Anche se non ci sono stati infortuni gravi, questo trend indica un potenziale problema. L'organizzazione decide di:

• rafforzare la formazione sull'uso corretto dei DPI
• migliorare la disponibilità e la qualità dei DPI
• implementare controlli più rigorosi sull'uso dei DPI

Obiettivo aggiornato: "Ridurre del 50% i near-miss relativi ai DPI nei prossimi 6 mesi attraverso formazione mirata, miglioramento della fornitura di DPI e implementazione di un sistema di monitoraggio quotidiano".

Strumenti e tecniche per facilitare la revisione

Per rendere il processo di revisione degli obiettivi più efficace ed efficiente, le organizzazioni possono utilizzare vari strumenti e tecniche:

Analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)

Condurre un'analisi SWOT può aiutare a identificare fattori interni ed esterni che influenzano gli obiettivi SSL:

• Punti di forza: quali risorse o capacità supportano il raggiungimento degli obiettivi?
• Punti di debolezza: quali limitazioni interne potrebbero ostacolare il progresso?
• Opportunità: quali cambiamenti esterni offrono possibilità di miglioramento?
• Minacce: quali fattori esterni potrebbero rendere gli obiettivi attuali obsoleti o inadeguati?

Dashboard e KPI visualizzati

Utilizzare dashboard digitali per visualizzare in tempo reale il progresso verso gli obiettivi SSL può facilitare l'identificazione rapida di aree che richiedono attenzione o revisione.

Tecniche di brainstorming e facilitazione

Organizzare sessioni di brainstorming con il team di revisione può generare idee innovative per aggiornare gli obiettivi. Tecniche come il "World Café" o il "Metodo Delphi" possono essere particolarmente utili.

Analisi degli scenari

Sviluppare e analizzare scenari "what-if" può aiutare a prevedere come i cambiamenti futuri potrebbero influenzare gli obiettivi e a prepararsi di conseguenza.

Software di gestione della SSL

Utilizzare software specializzati per la gestione della SSL può automatizzare molti aspetti del monitoraggio, della reportistica e della revisione degli obiettivi, rendendo il processo più efficiente e basato sui dati.

Tabella comparativa: obiettivi prima e dopo i cambiamenti

Cosa ne pensate? Riesaminate puntualmente gli obiettivi nell'ambito della ISO 45001 tenendo conto dei cambiamenti occorsi? Se sì, lavorate come Jeff Bezos che sostiene come sia importante mantenere sempre la mentalità del primo giorno, cioè l'agilità di una startup capace di adattarsi costantemente rivedendo frequentemente strategie e obiettivi.

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