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"La misura dell'intelligenza è la capacità di cambiare"
(Albert Einstein)

C'è una frase nel romanzo "Il grande Gatsby" di Francis Scott Fitzgerald che pensiamo introduca benissimo un articolo sulla natura sfuggente degli obiettivi e sull'importanza nel perseguirli nonostante le difficoltà, adattandosi e riconsiderandoli in base ai cambiamenti e la troviamo nelle ultime pagine del libro:

"Gatsby credeva nella luce verde, nel futuro orgastico che anno dopo anno retrocede davanti a noi. C'è sembrato di fallire - e va bene così - ma quel che non abbiamo capito è che stavamo remando controcorrente, riportati senza posa nel passato".

Dovremmo abituarci a vedere gli obiettivi non come fissi e immutabili ma come ipotesi di lavoro perché la realtà è in costante cambiamento e gli obiettivi, di conseguenza, devono essere sufficientemente flessibili per adattarsi a nuove situazioni. John Dewey, filosofo, psicologo e riformatore educativo americano, sosteneva che riesaminare e adattare costantemente i propri obiettivi è una competenza fondamentale per navigare in un mondo in continuo cambiamento.

La flessibilità, intesa come la capacità di adattarsi a cambiamenti, è un aspetto molto importante nell'implementazione efficace di un sistema di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro (SSL) conforme alla norma ISO 45001. Questa caratteristica, infatti, riflette uno dei principi fondamentali della norma: la capacità di un'organizzazione di rispondere in modo agile e efficace a un ambiente in continua evoluzione.

Nel contesto della ISO 45001, la flessibilità si manifesta in vari aspetti del sistema di gestione SSL ma è particolarmente rilevante nella definizione e nella gestione degli obiettivi, come delineato nel punto 6.2 della norma "Obiettivi per la SSL e pianificazione per il loro raggiungimento". Questa sezione richiede alle organizzazioni non solo di stabilire degli obiettivi per la salute e la sicurezza dei lavoratori ma anche di assicurarsi che questi possano essere monitorati, comunicati, aggiornati e allineati con la politica SSL dell'organizzazione.

La flessibilità negli obiettivi SSL permette alle organizzazioni di:

1. rispondere rapidamente a nuove legislazioni o cambiamenti normativi
2. adattarsi a modifiche nella struttura organizzativa o nei processi
3. incorporare nuove tecnologie o metodologie nella gestione della salute e della sicurezza
4. gestire efficacemente crisi o situazioni impreviste
5. allinearsi con le aspettative degli stakeholder

Implementare la flessibilità negli obiettivi SSL non significa renderli vaghi o difficilmente comprensibili ma strutturarli in modo che possano essere rivisti e adattati senza compromettere l'integrità del sistema di gestione o l'impegno dell'organizzazione verso il miglioramento continuo della SSL.

Meccanismi per la revisione regolare degli obiettivi

Per implementare operativamente la revisione periodica degli obiettivi di SSL in risposta ai cambiamenti, si possono seguire questi passaggi:

1. Stabilire una frequenza di revisione (es. trimestrale, semestrale, annuale). Ricordatevi di prevedere revisioni straordinarie in caso di cambiamenti significativi.
2. Creare un team di revisione che includa rappresentanti di diverse aree e designate un responsabile del processo di revisione.
3. Raccogliere dati e informazioni:
   • analizzare i progressi verso gli obiettivi attuali
   • raccogliere feedback da dipendenti e delle altre parti interessate
   • esaminare i cambiamenti interni ed esterni all'organizzazione
4. Analizzare l'impatto dei cambiamenti:
   • valutare come i cambiamenti identificati influenzano gli obiettivi
   • determinare se gli obiettivi sono ancora rilevanti e raggiungibili
5. Condurre la sessione di revisione:
   • organizzare incontri dedicati con il team di revisione
   • discutere i dati raccolti e l'analisi dell'impatto
   • valutare la necessità di modifiche agli obiettivi
6. Proporre modifiche (se necessarie):
   • formulare proposte di modifica agli obiettivi esistenti
   • considerare l'introduzione di nuovi obiettivi se necessario
7. Approvare le modifiche:
   • ottenere l'approvazione del management per le modifiche proposte
   • assicurarsi che le modifiche siano in linea con la politica SSL dell'organizzazione.
8. Documentare il processo:
   • registrare le decisioni prese e le motivazioni
   • aggiornare la documentazione relativa agli obiettivi SSL
9. Comunicare i cambiamenti:
   • informare tutte le parti interessate sulle modifiche apportate agli obiettivi.
   • spiegare le ragioni dei cambiamenti e il loro impatto.
10. Implementare le modifiche:
    • aggiornare i piani d'azione per riflettere i nuovi obiettivi o le modifiche
    • adeguare le risorse e le responsabilità in base alle nuove esigenze
11. Monitoraggio continuo:
    • implementare un sistema di monitoraggio continuo per tracciare i progressi verso i nuovi obiettivi
    • essere pronti a effettuare ulteriori adattamenti se necessario

Indicatori adattabili

Per creare indicatori adattabili (KPI) che possano essere modificati in base alle nuove circostanze nel contesto della salute e della sicurezza, si dovrebbero seguire questi step:

1. Identificare le aree chiave:
   • analizzare gli obiettivi SSL dell'organizzazione
   • determinare le aree critiche che richiedono un monitoraggio
2. Definire KPI di base:
   • stabilire indicatori iniziali per ciascuna area chiave
3. Incorporare elementi di flessibilità:
   • definire intervalli accettabili per ciascun KPI invece di valori fissi - Esempio: invece di un obiettivo fisso di "zero situazioni pericolose", si potrebbe definire un intervallo di "0-2 situazioni pericolose per trimestre
   • includere fattori di ponderazione che possono essere aggiustati - Esempio: in un KPI composito sulla sicurezza, si potrebbe dare inizialmente un peso del 40% agli incidenti, del 30% alle situazioni che hanno quasi creato degli incidenti e 30% alle azioni preventive. Questi pesi potrebbero essere aggiustati in futuro
   • implementare obiettivi che si adattano automaticamente basandosi sulle performance passate o su fattori esterni. Esempio: un KPI per la formazione sulla sicurezza potrebbe aumentare automaticamente del 5% rispetto all'anno precedente.
   • incorporare indicatori relativi invece di assoluti. Esempio: "Incidenti per ora lavorata" invece di "Numero totale di incidenti"
   • definire diversi set di KPI per scenari operativi differenti (es. bassa, media, alta attività) per passare rapidamente da un set di KPI all'altro in base alle condizioni
4. Stabilire momenti specifici per la revisione:
   • identificare eventi o condizioni che potrebbero richiedere una modifica dei KPI (cambiamenti legislativi, modifiche organizzative, introduzione di nuove tecnologie, cambiamenti nei processi produttivi, incidenti significativi, feedback degli stakeholder)
   • definire soglie di performance che attivano una revisione: deviazioni significative dalle aspettative. Esempio: KPI che supera costantemente o non raggiunge mai gli obiettivi (Trigger: deviazione del 20% dall'obiettivo per tre periodi consecutivi), raggiungimento prematuro degli obiettivi. Esempio: obiettivo annuale raggiunto nei primi sei mesi (Trigger: raggiungimento del 100% dell'obiettivo prima del 75% del tempo previsto), stagnazione delle performance. Esempio: nessun miglioramento significativo in un lungo periodo Trigger: nessun miglioramento superiore al 5% per quattro trimestri consecutivi, variabilità eccessiva. Esempio: fluttuazioni estreme nei valori del KPI (Trigger: variazione superiore al 30% tra due periodi di misurazione consecutivi
   • implementare un sistema di monitoraggio automatico: creare un sistema che segnali automaticamente quando viene raggiunto un trigger, ad esempio un cruscotto di indicatori che diventa rosso quando un KPI supera una soglia predefinita
5. Creare un sistema di raccolta dati flessibile:
   • implementare un sistema che permetta di raccogliere dati su vari parametri, anche se non immediatamente utilizzati
   • assicurarsi che il sistema possa essere facilmente modificato per tracciare nuovi dati. Pensate a un'interfaccia di configurazione user-friendly che permetta agli amministratori di aggiungere nuovi campi dati senza necessità di programmazione
6. Sviluppare un processo di riesame periodico:
   • stabilire una frequenza regolare per la revisione degli indicatori (ad esempio, trimestrale)
   • creare un team responsabile della revisione e dell'adattamento dei KPI
7. Implementare un meccanismo di feedback:
   • stabilire canali per raccogliere input da varie parti interessate
   • incoraggiare segnalazioni su KPI che potrebbero non essere più rilevanti
8. Creare una matrice di adattabilità: la struttura della matrice dovrebbe avere righe che rappresentano i KPI attuali, colonne che rappresentano i diversi scenari o condizioni e le celle che contengono le azioni di adattamento per ciascun KPI in ogni scenario. In fondo all'articolo trovate un esempio.
9. Stabilire un processo di approvazione per le modifiche:
   • definire chi ha l'autorità di approvare cambiamenti ai KPI
   • creare un flusso di lavoro per proporre, valutare e implementare modifiche
10. Implementare un sistema di reporting dinamico:
    • utilizzare report che possano essere facilmente riconfigurati
    • assicurarsi che il sistema possa visualizzare tendenze e confronti nel tempo, anche con KPI modificati
11. testare la resilienza:
    • condurre simulazioni per verificare come i KPI rispondono a scenari di cambiamento
    • affinare il sistema basandosi sui risultati dei test
12. Revisione e miglioramento continuo:
    • valutare regolarmente l'efficacia del sistema di KPI adattabili
    • implementare miglioramenti basati sull'esperienza e sul feedback

Matrice di adattabilità dei KPI

La preparazione di scenari alternativi è un approccio strategico che permette all'organizzazione di essere pronta ad adattare i propri obiettivi di salute e sicurezza sul lavoro) a diverse situazioni possibili. Ecco una spiegazione dettagliata di come procedere:

1. Definizione di scenario alternativo:
   • uno scenario alternativo è una possibile situazione futura che potrebbe influenzare significativamente gli obiettivi di SSL dell'organizzazione
2. Scopo della preparazione di scenari alternativi:
   • aumentare la flessibilità e la resilienza del sistema di gestione SSL.
   • migliorare la capacità di risposta rapida ai cambiamenti.
   • ridurre i tempi di adattamento degli obiettivi quando si verificano cambiamenti significativi.
3. Processo di creazione di scenari alternativi:
   a) Identificazione dei fattori chiave:
   • analizzare i fattori interni ed esterni che potrebbero influenzare gli obiettivi SSL. Esempi: cambiamenti normativi, innovazioni tecnologiche, espansione/contrazione aziendale.
   b) Sviluppo degli scenari:
   • creare narrazioni dettagliate di possibili situazioni future
   • considerare sia scenari positivi che negativi
   c) Analisi dell'impatto:
   • valutare come ogni scenario potrebbe influenzare gli obiettivi SSL attuali
   d) Definizione di obiettivi alternativi:
   • per ogni scenario, delineare come gli obiettivi SSL potrebbero essere adattati
   e) Pianificazione delle azioni:
   • sviluppare piani d'azione preliminari per ciascuno scenario
4. Esempi di scenari alternativi per SSL:
   a) Scenario di espansione rapida:
   • situazione: l'azienda si espande rapidamente in nuovi mercati
   • impatto potenziale: Aumento del personale, nuovi rischi operativi
   • adattamento obiettivi: incremento degli obiettivi di formazione sulla sicurezza, revisione delle valutazioni dei rischi
   b) Scenario di nuova tecnologia:
   • situazione: introduzione di processi automatizzati nella produzione
   • impatto potenziale: nuovi rischi legati all'interazione uomo-macchina
   • adattamento obiettivi: introduzione di obiettivi specifici per la sicurezza nelle interazioni uomo-macchina
   c) Scenario di crisi economica:
   • situazione: recessione economica che porta a tagli di budget
   • impatto potenziale: pressione per ridurre i costi legati alla SSL.
   • adattamento obiettivi: focalizzazione su obiettivi ad alto impatto e basso costo, enfasi sull'efficienza

La preparazione di scenari alternativi è un esercizio di pensiero strategico che aiuta l'organizzazione a rimanere agile e reattiva nel suo approccio alla SSL, permettendo di adattare rapidamente gli obiettivi quando le circostanze cambiano in modo significativo.

KPI attuale	Scenario 1: crescita di mercato	Scenario 2: contrazione del mercato	Scenario 3: innovazione tecnologica	Scenario 4: cambiamento normativo
Tasso di conversione (%)	Aumentare l'investimento in campagne pubblicitarie mirate per massimizzare le conversioni	Ottimizzare le landing page per ridurre al minimo le perdite di conversione	Implementare nuove tecnologie di tracciamento per migliorare la precisione dei dati	Rivedere le strategie di conformità per assicurare l'adesione alle nuove normative
Tempo medio di risoluzione (h)	Espandere il team di supporto per gestire l'aumento delle richieste	Automatizzare le risposte per ridurre i tempi di attesa	Adottare soluzioni AI per migliorare la velocità e l'efficienza della risoluzione	Formare il personale sui nuovi requisiti normativi per evitare ritardi
Soddisfazione del cliente (%)	Implementare programmi di fidelizzazione per mantenere alto il livello di soddisfazione	Condurre sondaggi più frequenti per monitorare le variazioni di soddisfazione	Integrare nuovi canali di comunicazione per migliorare l'esperienza cliente	Aggiornare le politiche di servizio per allinearsi ai cambiamenti normativi
Return on Investment (ROI)	Espandere le attività di marketing per catturare nuove opportunità di crescita	Ridurre i costi operativi per mantenere il ROI in un mercato in contrazione	Investire in tecnologie innovative che offrono un elevato ritorno sull'investimento	Analizzare l'impatto delle nuove normative sui costi per garantire un ROI positivo

Cosa ne pensate? Riesaminate puntualmente gli obiettivi nell'ambito della ISO 45001 tenendo conto dei cambiamenti occorsi? Se sì, lavorate come Jeff Bezos che sostiene come sia importante mantenere sempre la mentalità del primo giorno, cioè l'agilità di una startup capace di adattarsi costantemente rivedendo frequentemente strategie e obiettivi.

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