"Gli infortuni sul lavoro e le malattie possono influenzare ogni aspetto della vita dei lavoratori e delle loro famiglie"
(Dipartimento del lavoro del Maine)
"Se il proprietario o il manager non mostra interesse a prevenire infortuni e malattie dei dipendenti, probabilmente anche loro non ci penseranno molto"
(Rhode Island Small Business Recovery Program)
L'implementazione della norma ISO 45001:2018 "Sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro - Requisiti e guida per l'uso" richiede una pianificazione accurata che include:
Partiamo dall'analisi del contesto.
Questo paragrafo 4.1 della ISO 45001 che a qualche lettore potrebbe sembrare poco importante è, in realtà, uno dei fondamenti della norma dedicata ai sistemi di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro (SSL) perché è la base per progettare, implementare e mantenere efficace nel tempo un sistema per la salute e la sicurezza che sia davvero efficace. Infatti i requisiti della norma ISO 45001 iniziano proprio da questo concetto perché i benefici attesi dal sistema di gestione potrebbero non essere raggiunti completamente se l'organizzazione non determinasse adeguatamente i fattori rilevanti che influenzano le prestazioni in questo campo.
Prima di tutto, è fondamentale comprendere cosa si intende per "contesto dell'organizzazione". In termini semplici, si tratta dell'ambiente in cui l'organizzazione opera, che include fattori interni ed esterni come la cultura aziendale, le leggi e i regolamenti, le condizioni del mercato, la tecnologia e altri elementi che possono influenzare la gestione della salute e della sicurezza sul lavoro. Un'organizzazione non è un'isola a sé stante ma lavora a contatto con diversi elementi che possono influenzarne le prestazioni e che cambiano da azienda ad azienda, dato che ogni organizzazione ha le sue caratteristiche e condizioni uniche.
Fatta questa doverosa premessa, vediamo che la norma ci chiede di progettare un processo che ci supporti nell'individuazione dei fattori rilevanti che possono influenzare la capacità di raggiungere i risultati attesi. Il paragrafo 4.1 non aiuta le organizzazioni solo a definire il "cosa" e il "perché" di un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro, ma anche il "come". Un contesto chiaro fornisce, ad esempio, le basi per l'integrazione del sistema ISO 45001 con gli altri sistemi di gestione presenti nell'organizzazione come, ad esempio, quello della qualità (ISO 9001) o quello ambientale (ISO 14001).
Le parole "contesto dell'organizzazione" abbracciano una combinazione unica di fattori interni ed esterni capaci di influenzare l'approccio di un'azienda alla salute e alla sicurezza dei lavoratori. Vediamo ora nel dettaglio quali sono i fattori Interni e i fattori esterni.
Partiamo con quelli interni che sono gli elementi intrinseci all'organizzazione come, ad esempio:
Individuare e comprendere questi fattori è fondamentale per riuscire a implementare un sistema che sia in sintonia con gli obiettivi e con le capacità dell'organizzazione. Si può fare abbastanza facilmente con uno strumento come l'analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunites, Threats) che può essere utilizzata per identificare i punti di forza e di debolezza di un'organizzazione, nonché le opportunità e le minacce interne.
I fattori esterni sono, invece, elementi al di fuori dell'organizzazione che possono avere un impatto significativo sul suo sistema di gestione come:
Per analizzare i fattori esterni, lo strumento migliore è l'analisi PESTLE che prende in esame i fattori politici, economici, sociali, tecnologici, legali e ambientali che possono influenzare il sistema di gestione dell'organizzazione. Essere consapevoli anche di questi fattori è fondamentale per garantire la conformità del proprio sistema per la salute e per la sicurezza sul lavoro e per essere sicuri che il nostro sistema si mantenga efficace e resiliente nel tempo.
La cultura di un'organizzazione è spesso descritta come "il modo in cui si fanno le cose qui" perché racchiude i valori, le credenze e i modi di fare che guidano il comportamento dei dipendenti all'interno di un'organizzazione. Sebbene la cultura possa sembrare intangibile, il suo impatto sul sistema di gestione della salute e sicurezza dei lavoratori di un'organizzazione è estremamente significativo perché plasma l'efficacia delle iniziative relative alla ISO 45001.
La cultura organizzativa non è monolitica ma è composta da diversi elementi tra cui:
Il ruolo della Direzione e del management nell'influenzare e plasmare il contesto dell'organizzazione è fondamentale perché le decisioni prese ai vertici di un'organizzazione hanno un effetto a cascata sul suo sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro. Tutte queste persone hanno, infatti, un ruolo critico in diverse aree chiave della gestione del SSL.
L'ambiente normativo è un fattore esterno cruciale che modella il contesto organizzativo in base alla ISO 45001. Le leggi, i regolamenti e gli standard non solo stabiliscono i requisiti minimi per la salute e la sicurezza sul lavoro ma influenzano anche come le organizzazioni affrontano e danno priorità alle loro iniziative in questo campo.
Anche le tendenze delle tecnologie hanno un impatto sul SSL anche se si tende spesso a dimenticarlo. In un mondo sempre più digitalizzato, infatti, i progressi tecnologici giocano un ruolo cardine nel plasmare il panorama della salute e della sicurezza sul lavoro.
Le parti interessate sono un altro fattore - che può essere interno o esterno - che gioca un ruolo cruciale nell'influenzare il sistema di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro. Identificarle è un passo fondamentale per comprendere il contesto e implementare efficacemente tutti i requisiti della ISO 45001.
Alcune organizzazioni incontrano difficoltà nel comprendere il contesto in cui operano e, di conseguenza, non riescono a implementare nel migliore dei modi il loro sistema di gestione per la salute e la sicurezza dei lavoratori così come richiesto dalla norma ISO 450001. Tra gli errori più comuni che vengono compiuti nell'analisi del contesto, troviamo:
Lo scopo di questo paragrafo della norma è di assicurare che un'organizzazione identifichi e comprenda i fattori interni ed esterni che possono avere qualche effetto sul suo sistema per la salute e la sicurezza sul lavoro.
Comprendendo il contesto, si possono identificare i rischi potenziali e le opportunità legate alla salute e alla sicurezza e questo aiuta nel formulare obiettivi migliori e politiche più centrate, oltre che assicurare che vengano allocate le risorse necessarie.
I fattori esterni possono includere i cambiamenti legislativi, le diverse situazioni economiche, i progressi nel campo tecnologico, le aspettative della società e molti altri fattori che possono avere un'influenza sul sistema di gestione della salute e della sicurezza.
I fattori interni possono andare dalla cultura di un'organizzazione, alla competenza dei lavoratori, alle politiche interne e a tutto ciò che può impattare direttamente o indirettamente sul SSL e avviene internamente all'organizzazione.
La norma ISO 45001 non specifica la frequenza ma è consigliabile farlo con regolarità, specie quando avvengono dei cambiamenti importanti nei fattori interni o esterni.
Per i fattori interni si può usare l'analisi SWOT, mentre per quelli esterni l'analisi PESTLE.
La ISO 45001 non richiede esplicitamente di documentare il contesto dell'organizzazione, comunque mantenere delle informazioni documentate può essere di grande supporto nei riesami di direzione e durante gli audit.
Comprendendo il contesto in cui opera, un'organizzazione può assicurarsi che il suo sistema per la salute e la sicurezza sul lavoro sia allineato con le strategie aziendali.
Sì, perché possono cambiare i fattori interni ed esterni che vanno a influenzare il SSL. E' importante che le organizzazioni rimangano vigili e si adattino ai cambiamenti per assicurarsi di avere un sistema di gestione che sia sempre efficace.
Un cambiamento importante nel contesto può richiedere un riesame delle politiche, degli obiettivi e dei processi del SSL. Le organizzazioni devono valutare l'impatto del cambiamento e fare gli aggiustamenti necessari per garantire che il sistema sia sempre efficace.