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"Gli infortuni sul lavoro e le malattie possono influenzare ogni aspetto della vita dei lavoratori e delle loro famiglie"
(Dipartimento del lavoro del Maine)
"Se il proprietario o il manager non mostra interesse a prevenire infortuni e malattie dei dipendenti, probabilmente anche loro non ci penseranno molto"
(Rhode Island Small Business Recovery Program)
L'implementazione della norma ISO 45001:2018 "Sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro - Requisiti e guida per l'uso" richiede una pianificazione accurata che include:
Partiamo dall'analisi del contesto.
Questo paragrafo 4.1 della ISO 45001 che a qualche lettore potrebbe sembrare poco importante è, in realtà, uno dei fondamenti della norma dedicata ai sistemi di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro (SSL) perché è la base per progettare, implementare e mantenere efficace nel tempo un sistema per la salute e la sicurezza che sia davvero efficace. Infatti i requisiti della norma ISO 45001 iniziano proprio da questo concetto perché i benefici attesi dal sistema di gestione potrebbero non essere raggiunti completamente se l’organizzazione non determinasse adeguatamente i fattori rilevanti che influenzano le prestazioni in questo campo.
Prima di tutto, è fondamentale comprendere cosa si intende per "contesto dell'organizzazione". In termini semplici, si tratta dell'ambiente in cui l'organizzazione opera, che include fattori interni ed esterni come la cultura aziendale, le leggi e i regolamenti, le condizioni del mercato, la tecnologia e altri elementi che possono influenzare la gestione della salute e della sicurezza sul lavoro.
Un'organizzazione non è un'isola a sé stante ma lavora a contatto con diversi elementi che possono influenzarne le prestazioni e che cambiano da azienda ad azienda, dato che ogni organizzazione ha le sue caratteristiche e condizioni uniche.
Fatta questa doverosa premessa, vediamo che la norma ci chiede di progettare un processo che ci supporti nell'individuazione dei fattori rilevanti che possono influenzare la capacità di raggiungere i risultati attesi. Il paragrafo 4.1 non aiuta le organizzazioni solo a definire il "cosa" e il "perché" di un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro, ma anche il "come". Un contesto chiaro fornisce, ad esempio, le basi per: Integrazione del sistema ISO 45001 con gli altri sistemi di gestione presenti nell'organizzazione come, ad esempio, quello della qualità (ISO 9001) o quello ambientale (ISO 14001):
Le parole "contesto dell'organizzazione" abbracciano una combinazione unica di fattori interni ed esterni capaci di influenzare l'approccio di un'azienda alla salute e alla sicurezza dei lavoratori. Vediamo ora nel dettaglio quali sono i fattori Interni e i fattori esterni. Partiamo con quelli interni che sono gli elementi intrinseci all'organizzazione come, ad esempio:
Individuare e comprendere questi fattori è fondamentale per riuscire a implementare un sistema che sia in sintonia con gli obiettivi e con le capacità dell'organizzazione. Si può fare abbastanza facilmente con uno strumento come l'analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunites, Threats) che può essere utilizzata per identicare i punti di forza e di debolezza di un'organizzazione, nonché le opportunità e le minacce interne.
I fattori esterni sono, invece, elementi al di fuori dell'organizzazione che possono avere un impatto significativo sul suo sistema di gestione come:
Per analizzare i fattori esterni, lo strumento migliore è l'analisi PESTLE che prende in esame i fattori politici, economici, sociali, tecnologici, legali e ambientali che possono influenzare il sistema di gestione dell'organizzazione. Essere consapevoli anche di questi fattori è fondamentale per garantire la conformità del proprio sistema per la salute e per la sicurezza sul lavoro e per essere sicuri che il nostro sistema si mantenga efficace e resiliente nel tempo. Sottolineiamo questo importanto concetto perché il processo di comprensione del contesto di un'organizzazione richiesto dalla ISO 45001 non è un semplice passo preliminare ma un processo continuo in quanto, proprio come abbiamo visto per la ISO 9001:2015, il contesto cambia in continuazione e questa consapevolezza permette alle aziende di identificare i rischi e le opportunità e di mantenerli aggiornati nel tempo, allocando, così, in maniera efficiente le risorse (tempo, persone e denaro) per gestirli.
La cultura di un'organizzazione è spesso descritta come "il modo in cui si fanno le cose qui" perché racchiude i valori, le credenze e i modi di fare che guidano il comportamento dei dipendenti all'interno di un'organizzazione. Sebbene la cultura possa sembrare intangibile, il suo impatto sul sistema di gestione della salute e sicurezza dei lavoratori di un'organizzazione è estremamente significativo perché plasma l'efficacia delle iniziative relative alla ISO 45001.
La cultura organizzativa non è monolitica ma è composta da diversi elementi tra cui:
La cultura aziendale può facilitare o ostacolare la progettazione e l'implementazione di un SSL in diversi modi:
Il ruolo della Direzione e del management nell'influenzare e plasmare il contesto dell'organizzazione è fondamentale perché le decisioni prese ai vertici di un'organizzazione hanno un effetto a cascata sul suo sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro. Tutte queste persone hanno, infatti, un ruolo critico in diverse aree chiave della gestione del SSL. Vediamole insieme:
L'ambiente normativo è un fattore esterno cruciale che modella il contesto organizzativo in base alla ISO 45001. Le leggi, i regolamenti e gli standard non solo stabiliscono i requisiti minimi per la salute e la sicurezza sul lavoro ma influenzano anche come le organizzazioni affrontano e danno priorità alle loro iniziative in questo campo.
Il panorama normativo nel campo della salute e della sicurezza può essere complesso e stratificato perché comprende leggi, regolamenti, standard di settore, linee guida o migliori pratiche spesso sviluppate da gruppi industriali e regolamentazioni Internazionali che interessano tutte le organizzazioni che operano oltre i confini.
Le cogenze stabiliscono la base sotto la quale nessun sistema per la salute e la sicurezza sul lavoro può scendere e, ovviamente, va ad influenzare la valutazione del rischio, la formazione dei dipendenti, l'assegnazione delle risorse e molto altro: Il mancato rispetto di queste leggi e regolamenti può comportare ripercussioni legali, multe, cause e, in casi estremi, la cessazione delle attività.
La conformità agli standard del settore, oltre a migliorare la salute e la sicurezza, può contribuire - invece - a migliorare la reputazione di un'organizzazione.
Anche le tendenze delle tecnologie hanno un impatto sul SSL anche se si tende spesso a dimenticarlo. In un mondo sempre più digitalizzato, infatti, i progressi tecnologici giocano un ruolo cardine nel plasmare il panorama della salute e della sicurezza sul lavoro. Dall'automazione (per eseguire compiti che potrebbero essere pericolosi per i lavoratori) all'analisi dei dati (per identificare trend e prevedere rischi potenziali), la tecnologia può sia migliorare che complicare i sistemi di gestione progettati secondo la ISO 45001.
Oggi è possibile effettuare monitoraggi da remoto degli ambienti di lavoro, la realtà virtuale e la realtà aumentata possono essere utilizzate per le esercitazioni e per la formazione e le tecnologie possono ridurre la necessità di supervisione manuale, consentendo un'allocazione più efficiente delle risorse umane ma, se da una parte ci aiutano nella gestione della salute e della sicurezza, dall'altra possono richiedere competenze più specializzate e sottorci al rischio derivante dal malfunzionamento dei sistemi di sicurezza.
Per sfruttare i progressi tecnologici senza subirne i rischi, bisogna investire nella formazione continua, in modo da dotare i dipendenti delle comptenze necessarie per utilizzare efficacemente le nuove tecnologie.
Le parti interessate sono un altro fattore - che può essere interno o esterno - che gioca un ruolo cruciale nell'iinfluenzare il sistema di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro. Identificarle è un passo fondamentale per comprendere il contesto e implementare efficacemente tutti i requisiti della ISO 45001.
Per identificare le parti interessate si può fare una mappatura, cioè una rappresentazione visiva atta a categorizzarle in base alla loro influenza e interesse nelle iniziative relative alla SSL dell'organizzazione. Un aiuto ci può arrivare anche dalle interazioni dirette con le potenziali parti interessate che possono fornire preziose intuizioni su chi dovrebbe essere considerato una parte interessata in materia di SSL. Anche l'analisi dei documenti può aiutare a identificare le parti interessate direttamente o indirettamente coinvolte nella salute e nella sicurezza aziendale, così come la consultazione dei registri pubblici e dei media per accedere a quelle informazioni che sono disponibili pubblicamente.
Conoscere chi sono le parti interessate consente di adottare strategie di comunicazione più mirate ed efficaci, di valutare i rischi legati alla reputazione dell'azienda e di assegnare le risorse anche in base alle loro esigenze e aspettative.
Dato che il panorama delle parti interessate può cambiare; occorre aggiornarne regolarmente la lista e coinvolgere nell'individuazione dei loro bisogni rappresentanti di diversi dipartimenti.
Per fare in modo che le parti interessate ci aiutino a capire meglio le loro esigenze, è bene ascoltarle incontrandole e discutendoci tempestivamente, sottoporle a sondaggi e questionari, invitarle a focus group, ecc. e comunicarci in maniera chiara e trasparente, fornendole di tutte le informazioni necessarie per comprendere le questioni in gioco. E' anche importante che vengano coinvolte nei cicli di feedback, in modo da fornire su base continua dei riscontri affinché l'azienda possa rispondere adeguatamente mediante azioni mirate.
I rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori sono critici per il buon funzionamento del sistema di gestione e possono cambiare nel tempo perché influenzati dai mutamenti del contesto dell'organizzazione. Per questo motivo, vanno fatti regolari aggiornamenti alla valutazione del rischio. Anche in questo caso, coinvolgere rappresentanti di diversi reparti può fornire una visione più completa dei potenziali rischi. Ottenendo una comprensione chiara e approfondita dei vari rischi che potrebbero influenzare la salute e la sicurezza, saremo in grado di gestire in maniera proattiva l rischio, di allocare efficacemente le risorse e di lavorare ad un ambiente più sicuro e produttivo.
Una buona comprensione del contesto in cui opera l'organizzazione può anche aiutarci ad identificare le opportunità per migliorare le prestazioni del sistema SSL, razionalizzando i processi, automatizzando i compiti ripetitivi, ottimizzando l'allocazione delle risorse, sfruttando i progressi nella tecnologia, migliorando la comunicazione, la formazione e il coinvolgimento dei dipendenti nelle iniziative relative alla salute e alla sicurezza, ecc. Ovviamente le aziende che colgono in maniera proattiva le opportunità che si presentano, possono ottenere un grande vantaggio sui concorrenti.
Alcune organizzazioni incontrano difficoltà nel comprendere il contesto in cui operano e, di conseguenza, non riescono a implementare nel migliore dei modi il loro sistema di gestione per la salute e la sicurezza dei lavoratori così come richiesto dalla norma ISO 450001. Tra gli errori più comuni che vengono compiuti nell'analisi del contesto, troviamo:
Gli indicatori saranno uno strumento essenziale per misurare l'efficacia del nostro SSL e, nel contesto di questo paragrafo 4.1 che riguarda la comprensione del contesto dell'organizzazione, possiamo utilizzarli per valutare come l'azienda sta rispondendo ai fattori interni ed esterni che influenzano la salute e la sicurezza sul lavoro. Vi riportiamo qualche esempio di indicatori che potrete utilizzare:
Sebbene la ISO 45001 non ci chieda di presentare delle prove per garantire che la nostra organizzazione stia regolarmente rivedendo e aggiornando l'analisi del contesto, per dimostrare la conformità ai requisiti di questo paragrafo dello standard è utile conservare le informazioni documentate elencate di seguito:
Rispettare i requisiti del punto 4.1 della ISO 45001 ci offre moltissimi vantaggi. Vediamone qualcuno.
Identificazione e gestione dei rischi
Se conosciamo i fattori interni ed esterni che sono in grado di influenzare il nostro sistema per la salute e la sicurezza del lavoro costruito in base alla ISO 450001, possiamo affrontare in maniera proattiva i rischi potenziali ai quali è sottoposto e, di conseguenza, ridurre la probabilità che si verifichino incidenti, Di conseguenza, siamo in grado di migliorare le prestazioni complessive in termini di sicurezza del nostro sistema.
Assegnazione cosciente delle risorse
Una comprensione approfondita del contesto organizzativo consente anche un'allocazione più precisa delle risorse. Che si tratti di soldi, personale o tempo, sapere quali fattori influenzano maggiormente il sistema consente alle organizzazioni di distribuire le risorse in modo efficace ed efficiente. Questo garantisce che le aree critiche ricevano l'attenzione necessaria, portando il sistema di gestione a essere maggiormente resiliente.
Coinvolgimento delle parti interessate
L'individuazione del contesto ci aiuta anche nell'individuazione e in una migliore gestione delle parti interessate che hanno aspettative e requisiti diversi relativamente alla salute e alla sicurezza dei lavoratori. Comprendere il contesto organizzativo ci aiuta nella comprensione delle delle loro esigenze, facilitando così l'adozione di strategie di coinvolgimento più efficaci e questo non migliora solamente la conformità del sistema ISO 45001 ma anche la reputazione dell'organizzazione e le relazioni con gli stakeholder.
Conformità normativa
In un panorama normativo in costante evoluzione, essere sempre sintonizzati sui cambiamenti del contesto della propria organizzazione è fondamentale per mantenere la conformità del sistema di gestione perché permette di comprendere i fattori legali e normativi come parte dei fattori esterni che possono influenzare il sistema e aiuta le aziende ad anticipare i cambiamenti e ad adattare i loro sistemi per la salute e la sicurezza di conseguenza, evitando così ripercussioni legali e potenziali sanzioni finanziarie.
Allineamento strategico
Comprendere il contesto garantisce anche che il sistema di gestione sia sempre allineato con gli obiettivi strategici dell'organizzazione, indipendentemente dal fatto che l'attenzione sia sulla sostenibilità, sull'eccellenza operativa o sul semplice benessere dei dipendenti e questo dà origine a un'organizzazione più coesa ed efficace.
Adattabilità e resilienza
Infine, non è da trascurare che nell'ambiente frenetico e incerto di oggi, comprendere il contesto nel quale lavoriamo ci aiuta ad avere una maggiore adattabilità ai cambiamenti e ad essere più resilienti. Basti pensare alle crisi economiche o alla pandemie che hanno caratterizzato gli ultimi anni. Questa adattabilità è fondamentale per mantenere un sistema di gestione per la salute e la sicurezza che sia efficace nel lungo periodo.
(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).
"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)
"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)
(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)
Lo scopo di questo paragrafo della norma è di assicurare che un'organizzazione identifichi e comprenda i fattori interni ed esterni che possono avere qualche effetto sul suo sistema per la salute e la sicurezza sul lavoro.
Comprendendo il contesto, si possono identificare i rischi potenziali e le opportunità legate alla salute e alla sicurezza e questo aiuta nel formulare obiettivi migliori e politiche più centrate, oltre che assicurare che vengano allocate le risorse necessarie.
I fattori esterni possono includere i cambiamenti legislativi, le diverse situazioni economiche, i progressi nel campo tecnologico, le aspettative della società e molti altri fattori che possono avere un'influenza sul sistema di gestione della salute e della sicurezza.
I fattori interni possono andare dalla cultura di un'organizzazione, alla competenza dei lavoratori, alle politiche interne e a tutto ciò che può impattare direttamente o indirettamente sul SSL e avviene internamente all'organizzazione.
La norma ISO 45001 non specifica la frequenza ma è consigliabile farlo con regolarità, specie quando avvengono dei cambiamenti importanti nei fattori interni o esterni.
Per i fattori interni si può usare l'analisi SWOT, mentre per quelli esterni l'analisi PESTLE.
La ISO 45001 non richiede esplicitamente di documentare il contesto dell'organizzazione, comunque mantenere delle informazioni documentate può essere di grande supporto nei riesami di direzione e durante gli audit.
Comprendendo il contesto in cui opera, un'organizzazione può assicurarsi che il suo sistema per la salute e la sicurezza sul lavoro sia allineato con le strategie aziendali.
Sì, perché possono cambiare i fattori interni ed esterni che vanno a influenzare il SSL. E' importante che le organizzazioni rimangano vigili e si adattino ai cambiamenti per assicurarsi di avere un sistema di gestione che sia sempre efficace.
Un cambiamento importante nel contesto può richiedere un riesame delle politiche, degli obiettivi e dei processi del SSL. Le organizzazioni devono valutare l'impatto del cambiamento e fare gli aggiustamenti necessari per garantire che il sistema sia sempre efficace.