LA COMUNICAZIONE EFFICACE 2

Impariamo a comunicare in modo efficace

comunicazione efficace

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(Prima parte)

Ricordarsi che le emozioni sono importanti

Gli esseri umani vivono, interagiscono e comunicano anche grazie alle loro emozioni. Oggi sappiamo che provare a separare la mente dal corpo e la razionalità dalle emozioni non ha più molto senso, dato che è provato che sono proprio le emozioni e i pregiudizi - spesso - a guidare il nostro comportamento e i processi decisionali.

Se reprimere - dunque - non ha senso è importante - però - sforzarsi di padroneggiare queste emozioni, soprattutto quando parliamo di comunicazione.
Questa, quindi, sarà la nostra sesta regola: non escludere le emozioni ma imparare a padroneggiarle, come ci ha insegnato a fare Daniel Goleman che rese popolare il concetto di l'intelligenza emotiva.

Padroneggiare le nostre emozioni nel campo della comunicazione significa:

  • imparare a riconoscerle non appena si presentano (ad esempio quando iniziamo ad avere voglia di dissentire)
  • gestirle, in particolare quelle potenzialmente negative come la rabbia
  • imparare a riconoscere le emozioni altrui, ad esempio tramite il linguaggio del corpo o il tono della voce
  • diventare abili nel gestire le emozioni altrui, ad esempio mostrando apprezzamento o comprensione

Non dimentichiamo che molte persone sono esperte nel loro campo professionale ma non sono mai state addestrate a riconoscere e a gestire le emozioni e questo, in un ambito comunicativo, non potrà che costituire un grosso handicap perché il loro stile di comunicazione sarà denso di informazioni estremamente focalizzate ma del tutto privo di una comprensione di eventuali problemi emotivi.

I comunicatori eccellenti sono in grado di gestire bene la dimensione emozionale, di far affiorare le proprie emozioni nel modo appropriato e di avere a che fare con le emozioni degli altri in modo empatico. Ricordatelo..

Qual è il tuo obiettivo?

Nonostante tutto questo parlare di emozioni, non dobbiamo dimenticare che, nell'ambito della comunicazione professionale, si comunica prima di tutto per raggiungere degli obiettivi.
Quindi, la nostra settima regola qual è? Non perdere mai di vista la nostra vision, gli obiettivi e i ruoli che ognuno ricopre all'interno di essi.

Imparare bene questa regola ci aiuterà soprattutto là dove i progetti di cambiamento potrebbero provocare disturbi a livello organizzativo e diventare addirittura una fonte di conflitto.
Comunicatori efficaci saranno in grado di spiegare chiaramente le finalità e i vantaggi dei cambiamenti e i ruoli delle singole persone all'interno di essi, in modo da far sì che la gente collabori in modo efficace.

Che ore sono?

La maggior parte delle persone sottovaluta il tempo necessario per una comunicazione efficace. Dopo che avrete parlato cercando di spiegarvi al meglio, molto probabilmente ci sarà una percentuale di persone che non avrà pienamente compreso quanto è stato detto e un'altra percentuale che non sarà d'accordo.
La nostra ottava regola, dunque, sarà non sottovalutare il tempo necessario per una comunicazione efficace.

Per importanti incontri, ad esempio, è bene che si discutano a fondo con i partecipanti le differenze di posizione ed eventuali impressioni. Naturalmente, tutto questo richiede una gestione del tempo molto efficace e significa anche decidere che una comunicazione ben fatta debba avere la giusta priorità visto che, tra l'altro, è determinante nel raggiungimento degli obiettivi.

Com'è andata secondo te?

Avete mai pensato di chiedere, alla fine di una riunione o di un incontro, "come possiamo migliorare i nostri incontri in futuro, secondo voi?"

Lo scopo di queste domande è quello di creare un processo di feedback e di miglioramento continuo. Se non si chiede un feedback, infatti, come si fa a sapere se si sta lavorando bene?

La nostra nona regola per comunicare bene, dunque, sarà: non dimenticare il feedback.
Sembra ovvio, ma quando è stata l'ultima volta che avete chiesto il parere dei partecipanti al termine di una riunione interna od esterna?
Ancora, quando è stata l'ultima volta che avete chiesto un feedback in merito alle e-mail che inviate? Sono abbastanza chiare? Sono troppo dirette?
E quando è stata l'ultima volta che avete offerto spontaneamente dei commenti sulla comunicazione altrui?

La maggior parte delle persone minimizza l'importanza del feedback, eppure, bastano alcune semplici domande fatte al momento giusto per creare un ciclo di apprendimento continuo che non può che fare bene ad entrambe le parti: chi comunica e chi ascolta.

Comunicare bene è un mio compito?

Preoccuparci che nella nostra organizzazione si comunichi bene è un nostro compito?
Qualche collega che si occupa di Qualità potrebbe pensare: "perché dovrei riflettere così a lungo sul mio modo di comunicare se gli altri, compreso il mio capo, non lo fanno?"

Una comunicazione efficace dovrebbe essere responsabilità di chiunque cerchi di comunicare qualcosa. La nostra decima regola, dunque, dovrebbe essere: non dire "non è compito mio" ma imparare a comunicare bene, sforzandoci di insegnarlo anche agli altri. Tra l'altro, una buona comunicazione renderà estremamente più semplice tutto il nostro lavoro.

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