LA GESTIONE STRATEGICA - FASE 2: LA
COMUNICAZIONE

Comunicare una strategia

di Staff di QualitiAmo

comunicare

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(Prima parte - La gestione strategica)

(Seconda parte - La gestione strategica: Fase 1 - La pianificazione)

Fase 2 - Comunicare la strategia

La seconda fase da intraprendere per avviare una gestione strategica è quella di comunicare il piano studiato per la nostra organizzazione.

Questa fase, che può sembrare secondaria e quasi priva di importanza, è, in realtà, fondamentale per garantire il successo della nostra strategia insieme al metodo scelto dalla Direzione per il processo di comunicazione.

Cosa fare perché la fase 2 abbia successo

Perché la comunicazione di una strategia proceda con successo, occorre fare una serie di cose che, per vostra comodità, abbiamo raccolto in questo elenco:

  • comunicare il piano con costanza e in modo approfondito
  • stabilire le priorità
  • riconoscere per tempo l'impatto anche emozionale sulle persone
  • aiutare le persone durante il cambiamento

I ruoli nella comunicazione

Per quanto riguarda la comunicazione di un piano strategico ogni attore, all'interno di un'organizzazione, dovrà avere ruoli e responsabilità definiti. Possiamo riassumerli in questo modo:

Top management -

  • deve tracciare una guida per implementare il piano e usare la sua leadership per assicurarne la piena comprensione da parte di tutti
  • comunica il piano in maniera formale e informale alla forza lavoro, ai clienti e agli stakeholder (i portatori di interesse per il piano strategico)

Responsabili delle singole aree -

  • contribuiscono a rafforzare la comprensione del piano eventualmente con ulteriori comunicazioni formali ed informali
  • seguono attivamente i cambiamenti prodotti nell'area di competenza e li comunicano al top management per apportare eventuali azioni correttive
  • parlano periodicamente con i collaboratori per riferire i progressi fatti e ciò che l'organizzazione ha imparato durante l'implementazione della strategia

Facilitatore (eventualmente Responsabile Qualità ma anche altri) -

  • supporta la Direzione e i Responsabili nella creazione del consenso attorno al piano strategico

Gli strumenti per comunicare il piano

La comunicazione formale relativa ad un piano strategico va gestita come un evento speciale che deve sottolineare un nuovo inizio, una porta sul futuro.
Per farlo, scegliete la giusta combinazione di strumenti che vi permetta di dimostrare ai collaboratori che questo piano è reale e che verrà implementato.
Attenzione, però, al fatto che nessuno strumento, cartaceo od elettronico, sarà davvero efficace se non riuscirete ai coinvolgere le persone nel nuovo percorso che l'azienda vuole fare. Ricordate che la gestione strategica è un processo continuo.

Fate anche particolare attenzione se l'organizzazione ha un precedente legato ad un piano strategico che è stato un insuccesso perché le persone potrebbero essere particolarmente critiche nei confronti delle strategie in generale.
In questo caso bisognerà lavorare molto sulla costruzione del consenso nella prima fase della nostra gestione strategica.

Ed ora vediamo rapidamente i principali strumenti adatti a comunicare il piano strategico:

  • brochure: ha il vantaggio di far arrivare a chi la legge informazioni mirate e prive di eccessivi dettagli. Andrà distribuita a tutti i collaboratori al termine di un evento pensato per presentare la nuova strategia dell'azienda
  • raccoglitore: ha il vantaggio di essere uno strumento flessibile che permette l'aggiornamento dei documenti e la distribuzione personalizzata alle diverse funzioni aziendali. Andrà distribuito a tutti e aggiornato in base agli obiettivi e all'avanzamento del progetto
  • lettera: una lettera della Direzione spiegherà la strategia con le parole del leader dell'organizzazione. Va distribuita affiancandola ad un altro strumento che veicoli il piano e potrà essere utilizzata ogni volta che il manager vorrà aggiornare i dipendenti in merito allo sviluppo della strategia
  • poster: sono utili per ricordare alle persone le fasi principali di una nuova strategia. Andranno appesi nelle aree comuni
  • newsletter: grazie alla distribuzione periodica, una newsletter può contribuire ad aggiornare puntualmente il personale su come sta procedendo il piano strategico, grazie alla condivisione di risultati e progressi. Un altro vantaggio indubbio di questo mezzo è che aiuta a mantenere i collaboratori focalizzati sull'obiettivo, enfatizzando il loro coinvolgimento nel processo ed evidenziando i collegamenti del piano strategico con il lavoro di tutti i giorni
  • comunicazione orale durante le riunioni: anche la comunicazione orale è importante per rafforzare l'impegno del management e i punti salienti di una nuova strategia. Una breve introduzione sull'argomento e la richiesta di discutere eventuali punti poco chiari potranno convincere anche i più restii che c'è una forte volontà da parte dell'azienda di costruire qualcosa di nuovo
  • presentazione elettronica: se pensata e progettata per bene, ha il vantaggio di riuscire a coinvolgere maggiormente le persone grazie all'utilizzo di immagini, musica, video e grafici.

Comunicare il piano strategico all'esterno

Un piano strategico andrà comunicato anche ai clienti, ai fornitori e alle altre parti interessate? Ovviamente la scelta è dell'azienda ma i motivi che potrebbero indurla a farlo sono:

  • migliorare i rapporti con i clienti, mostrando che siamo interessati a cogliere le loro necessità
  • enfatizzare il ruolo dei fornitori nel fare business con noi
  • mostrare che vogliamo allineare le volontà degli stakeholders alla vision aziendale
  • cercare il consenso nelle organizzazioni sindacali

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Cosa succede dopo la comunicazione del piano?

Una volta che il piano strategico sarà stato adeguatamente comunicato, il Top management dovrà essere preparato a rispondere alle domande dei collaboratori e a fronteggiare chi è più scettico.

La prima cosa che i dipendenti registreranno, infatti, sarà che in azienda si troveranno a dover gestire un periodo di transizione durante il quale dovranno continuare a fare il loro lavoro ma saranno anche costretti ad imparare e ad implementare le novità indicate nel piano strategico. In poche parole: tutto lavoro in più.
Tranquillizzare gli animi e affiancarli nella transizione fa parte del normale lavoro del management e dei singoli responsabili. Considerare l'implementazione di ciò che si è deciso come un lavoro solo dei collaboratori, infatti, è completamente sbagliato.

(Quarta parte - La gestione strategica: Fase 3 - L'implementazione)

PER SAPERNE DI PIU':

Imparare a persuadere le persone
La comunicazione interna


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