METODI DI COMUNICAZIONE

Stili di comunicazione: quale scegliere

Articolo di Staff di QualitiAmo

comunicazione

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Che cos'è la comunicazione?

La comunicazione può essere definita come quel processo che ci permette di dare, ricevere o scambiare informazioni, opinioni o idee scrivendo, parlando o disegnando.
Ovviamente, perché la comunicazione possa definirsi tale, il concetto comunicato deve essere completamente compreso da tutti coloro che sono potenzialmente interessati.

E' proprio questa la parte più difficile del processo di comunicazione: dobbiamo assicurarci che chi ci ascolta ci capisca e per farlo dobbiamo sviluppare le competenze tipiche di un buon comunicatore.

I metodi per comunicare

I metodi che utilizziamo per comunicare con gli altri sono moltissimi.

COMUNICAZIONE INTERNA

  • telefonate
  • riunioni
  • presentazioni
  • discussioni a tu per tu
  • email
  • moduli
  • questionari
  • verbali
  • newsletter
  • memo
  • report
  • grafici
  • cartelloni
  • lettere
  • avvisi

COMUNICAZIONE ESTERNA

  • riunioni
  • conferenze
  • seminari
  • conversazioni
  • telefonate
  • presentazioni
  • brochure
  • moduli
  • questionari
  • giornali
  • newsletter
  • avvisi
  • grafici
  • report
  • email
  • fax
  • lettere

Scegliere il mezzo più adatto per comunicare

Il mezzo che sceglieremo per comunicare il nostro messaggio dipenderà da diversi fattori quali:

  • costi
    • facciamo un rapido calcolo di quanto costerà la comunicazione rapportandola ai risultati che ci attendiamo da essa
    • un messaggio destinato alla comunicazione interna può essere scritto a mano o è meglio stamparlo e distribuirlo in maniera ragionata?
    • può bastare un'e-mail o è meglio spedire una lettera o inviare un fax?
  • confidenzialità
    • un'e-mail o un fax possono non essere appropriati al nostro scopo
    • una telefonata potrebbe essere ascoltata da orecchie indiscrete
    • un memo lasciato sulla scrivania potrebbe essere letto da chiunque
  • sicurezza
    • è meglio inviare la nostra comunicazione garantendola con un servizio di tracciabilità, ad esempio tramite un corriere?
  • influenza
    • un telegramma per congratularsi,un invito o altro potrebbero servire per creare una certa impressione dell'organizzazione?
    • carta di qualità e stampa a colori possono servire per dare una buona immagine?
  • urgenza
    • quanto è urgente il messaggio che stiamo inviando?
  • distanza
    • quanto è lontano il destinatario del messaggio?
  • orario
    • questo fattore è importante soprattutto quando comunicate con persone che si trovano all'estero
  • risorse
    • considerate lo staff che il destinatario mette a disposizione per ricevere una comunicazione e i mezzi che utilizza
  • destinatario
    • chi riceverà il messaggio?
    • è meglio un indirizzo generale o un contatto personale?
    • la comunicazione verbale non è adatta a comunicare informazioni complesse
    • attenzione allo stile che si sceglie per comunicare: formale o informale?

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Il processo di comunicazione

Il processo di comunicazione si compone, essenzialmente, di due parti e di diverse attività:

MITTENTE

  • pensa a cosa scrivere e si annota qualche appunto per non dimenticare nulla
  • codifica il messaggio in funzione del destinatario, scegliendo il tono, lo stile e la forma
  • sceglie il modo migliore per recapitarlo

DESTINATARIO

  • riceve il messaggio
  • lo decodifica
  • lo interpreta, se necessario anche leggendo tra le righe
  • dà un feedback

PER SAPERNE DI PIU':

La comunicazione interna
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