TIME MANAGEMENT: TECNICHE "CULINARIE" PER AFFRONTARE I COMPITI CHE DETESTIAMO

"Uno degli errori più tristi nella gestione del tempo è la propensione delle persone a dedicare le due ore più produttive della giornata a cose che non richiedono elevate capacità cognitive, come i social media). Se potessimo utilizzare meglio quelle ore preziose, la maggior parte delle persone avrebbe molto più successo nel realizzare ciò che vogliono veramente"
(Dan Ariely - Scienziato comportamentista)

“Di tutte le cose che possono aumentare le emozioni, la motivazione e le percezioni durante una giornata lavorativa, la più importante è fare progressi in un lavoro. E più spesso le persone sperimentano quel senso di progresso, più è probabile che siano creativamente produttive a lungo termine"
(Teresa Amabile - accademica - e il suo team)

Sapete che, nell'ambito del time management, ci sono alcune tecniche dedicate alla gestione del tempo quando dobbiamo svolgere compiti che non ci piacciono, che prendono il nome da un ambito culinario? Vediamole insieme, partendo dalla "tattica del panino".

A volte quello che abbiamo nel piatto, soprattutto quando non abbiamo tanta voglia di mangiare, ci sembra così grande da non riuscire ad affondarci i denti. La stessa cosa la proviamo davanti a un compito che non abbiamo proprio voglia di affrontare. In questi casi, adottare la tecnica del panino è molto utile: "smontare" ciò che abbiamo davanti, come potremmo fare con le diverse parti che formano un panino, può essere un buon modo per affrontare il compito, progredire un po' ogni giorno e terminarlo in un tempo ragionevole, senza avere la tentazione di mettere da parte ciò che dobbiamo fare.
Per adottare questa tecnica ed evitare la procrastinazione e la perdita di motivazione, occorre iniziare "mangiando il pane" che costituisce il nostro panino, cioè iniziare a concentrarsi sul lavoro che consideriamo più duro, l'aspetto più difficile del compito. Iniziate a lavorarci come prima attività del mattino, appena arrivati al lavoro quando, di solito, si è più pieni di energia e si riesce a concentrarsi meglio. La scelta della mattina si deve alle ricerche dello scienziato comportamentista Dan Ariely che ha dimostrato che, circa due ore dopo esserci svegliati, tendiamo ad avere il picco di energia e di motivazione. Oltretutto, avendo svolto come prima cosa il compito più difficile, il resto della giornata sarà tutto in discesa. Se la mattina non è il vostro momento migliore, scegliete di affrontare il compito nell'orario che vi risulta più congeniale, quello in cui sapete di poter dare il vostro meglio. In ogni caso, che decidiate di procedere la mattina o in un'altra fascia della vostra giornata lavorativa, preparatevi tutto ciò che vi serve per lavorare già la sera prima, al termine della vostra giornata lavorativa. In questo modo, potrete iniziare subito a concentrarvi sulla parte difficile del compito, senza sprecare del tempo in cui siete al massimo della vostra energia per mettere insieme tutto ciò che vi serve per poter iniziare a lavorare su quel compito specifico.
Questo approccio ci aiuta a ridurre l'ansia che si accumula intorno ai compiti più difficili da svolgere e ci consente di tenerle sotto controllo più facilmente, senza doverci chiedere come faremo a fare tutto.

E cosa si può fare, invece, quando si rimane bloccati su un compito e non si riesce più ad andare avanti? Beh, in questo caso abbiamo l'approccio del salame. Questa tecnica prevede di affrontare il compito una fetta alla volta ed è un'ottima tattica per quei progetti a lungo termine in cui la scadenza sembra così lontana da convincerci di non dover iniziare a lavorare fin da subito. L'approccio del salame è un ottimo modo di fare un time management intelligente perché, anziché farci correre a svolgere il compito quando ormai siamo fuori tempo massimo, ci porta ad affrontarlo immediatamente "tagliandolo" in piccoli pezzi da affrontare serenamente giorno dopo giorno. Queste "fette" dovrebbero essere abbastanza piccole da poterle affrontare giorno per giorno o, almeno, settimana per settimana.
Cercate di stabilire un ordine per affrontare le diverse parti del compito, stabilendo cosa deve e essere fatto e quando. Cercate di capire anche di quali materiali avete bisogno per svolgere ogni attività e, anche in questo caso, rendeteli disponibili la sera prima, in modo da poter iniziare subito a lavorare sulla "fetta" di compito che avrete deciso di svolgere il giorno successivo.

Un approccio che, invece, funziona quando ci blocchiamo su un compito è quello del formaggio svizzero. Questa tecnica ricorda proprio i buchi del formaggio da cui prende il nome e consiste nel frugare nel compito cercando le parti più facili da affrontare (i buchi), gli aspetti che sappiamo di poter completare rapidamente e con poco sforzo. In questo modo, faremo ulteriori buchi nel progetto, rendendolo più leggero da affrontare nei suoi passaggi successivi e, soprattutto, non ci fermeremo.
Questo metodo funziona per gestire il tempo perché molti di noi ritardano l'inizio di un compito importante pensando che, per affrontarlo, serva avere molto tempo a disposizione. Il risultato è la procrastinazione! La tecnica del formaggio svizzero ci spinge, invece, a iniziare senza aspettare di riuscire a trovare quel grande intervallo di tempo che pensiamo occorra per affrontare un compito importante.

In ultimo, c'è un approccio molto utile quando per gestire bene il nostro tempo dobbiamo eliminare tutto ciò che non ci compete. E' un approccio che possiamo definire come "scartare la guarnizione". Avete presente quando ordiniamo un piatto in un ristorante e ce lo portano con una fetta d'arancia come decorazione o con un rametto di prezzemolo? Queste guarnizioni, anche se sono commestibili, difficilmente vengono mangiate e restano nel piatto anche quando abbiamo finito di mangiare. La stessa cosa succede con alcuni degli impegni che ci riempiono la giornata e che, a voler ben guardare, non sarebbero di nostra responsabilità. Ci sono diversi modi di affrontare questi compiti di "guarnizione":

• possono essere eliminati dal piatto, cioè possono non essere svolti se non sono poi così utili;
• possono essere passati alla persona che dovrebbe effettivamente occuparsene;
• possono essere svolti quando non abbiamo altre cose più importanti da affrontare

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