TIME MANAGEMENT: REPERIRE LE INFORMAZIONI SENZA PERDERE TEMPO

Le informazioni alimentano le nostre organizzazioni. Che ci arrivino attraverso le ricerche di mercato, le testate giornalistiche, riviste specialistiche o la rete, l'accesso a diverse tipologie di informazioni e di dati è facile ma la loro selezione è decisamente più difficile e ancora di più è la loro convalida e la distribuzione a tutte le persone all'interno dell'azienda che potrebbero essere interessate ad ampliare le conoscenze relative a un argomento. Per ottenere il controllo su dati e informazioni, anche in un'ottica di time management, bisogna quindi affrontare al meglio due compiti:

• attingere alle diverse fonti di informazioni in modo efficiente per trovare solo ciò di cui abbiamo bisogno
• stare attenti al proliferare di informazioni inutili ma onerose da gestire

Specificato quanto sopra, eccovi alcuni suggerimenti su come sollecitare la collaborazione dei vostri colleghi per ottenere le informazioni e i dati che vi servono:.

• come prima cosa cercate di fare chiarezza relativamente ai vostri requisiti relativi al materiale che vi serve chiedendovi:
  • Di quali informazioni avete bisogno?
  • In quali fasi del progetto?
  • Da dove arriveranno le informazioni?
  • Da quale dipartimento?
  • Da quale persona?
  • Chi è autorizzato a raccogliere queste informazioni?
  • Quante persone sono coinvolte?
  • Ci sono delle scadenze che risultano fondamentali?
  • Cosa potrebbe andare storto?
  • Quali misure potreste adottare per tamponare errori ed eventuali ritardi?
  • A quali fonti alternative potreste attingere? Quando? A quale costo?
• richiedete, poi, le informazioni che vi servono con educazione e con un certo tempismo
  • Iniziate scegliendo il mezzo giusto: telefonata, email informale, nota formale, ecc.
  • Delineate gli obiettivi del vostro progetto e considerate in che rapporti siete con chi vi deve dare le informazioni
  • Elencate ciò di cui avete bisogno, specificando entro quando vi serve
  • Dichiarate perché avete bisogno di questi dati
  • Comunicate con onestà e chiarezza, in modo da non sprecare il tempo di quelli che vi aiutano
• fornite un elenco degli elementi che volete raccogliere, in modo che i vostri colleghi possano confermare che la vostra richiesta è stata compresa e risulta fattibile. Chiarite fin dall'inizio che, se la persona oggetto della comunicazione dubita della fattibilità di fornire qualcosa su questo elenco, ve lo comunichi prima di iniziare il lavoro
• una volta assicurato che la persona comprenda la vostra richiesta, rendete il lavoro di inserimento dei dati più facile preparando un modello che richieda solo di compilare i dati di cui avete bisogno nella sequenza o nel formato che preferite. Includete caselle "Sì/No" per semplificare le risposte rapide
• se le informazioni non vi arrivano in modo tempestivo, parlate con franchezza con la persona coinvolta, spiegando in che modo il ritardo danneggerà il progetto. Non chiedere mai: "Perché questo ritardo?" Le domande che si aprono con "Perché" tendono a innescare un atteggiamento difensivo. Chiedete invece: “Cosa posso fare per accelerare i tempi di risposta?", in modo da sottolineare che state prestando attenzione alle priorità concorrenti dell'altra persona
• se vi accorgete che le priorità dell'altra parte potrebbero mettere in pericolo il vostro progetto, provate a vagliare queste opzioni:
  • se la collaborazione è interna, offrite aiuto collaborando allo svolgimento di alcuni compiti adeguati alle vostre competenze e capacità
  • valutate se sia possibile negoziare con i superiori perun ritardo, una riduzione dell'ambito del lavoro da svolgere,
  • l'altra parte riesce a suggerirvi un'alternativa, all'interno o all'esterno dell'organizzazione, per reperire le informazioni che servono?
• Ricordatevi che la cooperazione è una strada a doppio senso. Quando gli altri vi chiedono qualcosa, rispondete prontamente; quindi, rispettare il termine per l'effettivo invio dei dati, o avvisate il prima possibile se le tempistiche iniziano a slittare

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