TIME MANAGEMENT - TRUCCHI PER ORGANIZZARSI - 3

(Prima parte)

(Seconda parte)

Principio 4: raggruppiamo le attività simili

Oltre a raggruppare gli oggetti, come abbiamo già visto, per risparmiare tempo, denaro ed energia abbiamo bisogno di raggruppare le attività. Del resto, basta seguire la logica: se abbiamo una serie di commissioni da fare a nessuno di noi salterebbe in mente di spostarci in continuazione da un quartiere all'altro; raggrupperemmo, invece, le attività da svolgere nella stessa zona e procederemmo per ordine.

Se abbiamo un'attività di un solo tipo ed è possibile, aspettiamo di averne un'altra simile e facciamole insieme per risparmiare tempo. Se, ad esempio, per consultare una pratica dobbiamo recarci in un archivio lontano dal nostro ufficio, aspettiamo di avere anche la seconda e consultiamole insieme.

Dedichiamo uno spazio vicino alla porta dell'ufficio per raggruppare tutti gli oggetti che dobbiamo rimettere a posto in altri locali dell'azienda: ogni volta che ci recheremo nella zona giusta ne approfitteremo per ritirare qualcosa. Ovviamente non dobbiamo aspettare giorni per rimettere a posto quanto può servire anche ad altri, stiamo solo spostando le nostre "passeggiate" di qualche mezz'ora.

Anche gli appuntamenti possono essere raggruppati. Se dobbiamo recarci da un cliente, verifichiamo se abbiamo in programma, magari nelle settimane successive, di andare a trovare altri clienti in zona. Risparmieremo tempo e i costi relativi agli spostamenti.

La stessa cosa vale con le telefonate: raggruppiamo in una fascia oraria, che decideremo in base alla nostra comodità, tutte le telefonate che dobbiamo fare: risparmieremo un po' di tempo perché, psicologicamente, saremo meno portati a dilungarci sapendo che abbiamo altre chiamate da fare.

Anche la lettura delle e -mail trae vantaggi notevoli da un raggruppamento in, poniamo, tre fasce orarie stabilite. Se ci abitueremo a controllare la nostra casella di posta solo mattina, tarda mattinata-primo pomeriggio e sera e ad evadere subito le e-mail che possiamo gestire nell'immediato, risparmieremo molti minuti che, alla fine della settimana, si trasformeranno in comode mezz'ore da dedicare ad altro (magari ad un po' di auto-formazione).

Principio 5: partiamo larghi per poi restringere il campo

Tiriamo fuori e mettiamo a portata di mano tutto ciò che può servirci per fare un lavoro. Se stiamo ragionando su un progetto, ad esempio, teniamo a nostra disposizione tutto ciò che lo riguarda: file, lettere, relazioni, ritagli, appunti, e-mail, registrazioni, fax.
Non iniziamo senza avere tutto a portata di mano perché dovremo interrompere i nostri ragionamenti per prendere ciò che ci manca e perderemo del tempo. Mentre organizziamo il lavoro, raggruppiamo il materiale in cartelline, etichettiamolo, pinziamo i fogli che devono essere uniti e mettiamo in ordine i nostri faldoni: sarà più facile, in futuro, trovare ciò che ci serve.

Principio 6: mettiamo in ordine

Una volta che avremo raggruppato le cose simili, dovremo iniziare a fare un po' di ordine. Ricordiamoci che l'ordine è la base dell'organizzazione.

Teniamo sempre pronti un cestino, un sacco della spazzatura, un evidenziatore e un po' di etichette con pennarelli. In questo modo sarà più facile sbarazzarci immediatamente delle cose che non ci servono e mettere in ordine ciò di cui avremo bisogno.

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(Quarta parte)

PER SAPERNE DI PIU':