Aggiornato il 20 giugno 2024

"Il feedback negativo è meglio del silenzio"
(Arnold Glasow)

Il feedback, concetto molto noto a chi si occupa di sistemi di gestione, ha un ruolo fondamentale anche nel migliorare la nostra gestione del tempo. Questo strumento infatti, quando utilizzato efficacemente, permette di affinare le abilità, correggere le inefficienze e ottimizzare le routine quotidiane, portando a una maggiore produttività e soddisfazione sul lavoro.

Un feedback dato dai nostri responsabili e dai colleghi offre una panoramica chiara di come utilizziamo il nostro tempo. Le osservazioni esterne, infatti, possono rivelare aspetti del nostro comportamento lavorativo che non siamo in grado di vedere da soli. Bisogna prestare attenzione, però, a come impostiamo il processo perché la qualità delle informazioni raccolte dipende in larga misura dalla chiarezza e dalla pertinenza delle domande formulate. Domande ben strutturate sono fondamentali per ottenere risposte che siano costruttive e direttamente applicabili al miglioramento del nostro time management. Formulare "domande specifiche" significa creare interrogativi precisi e ben definiti che mirano a ottenere informazioni dettagliate su un aspetto particolare del comportamento o delle prestazioni.

Ovviamente le domande, per essere davvero utili come feedback, dovranno anche essere personalizzate in base al ruolo specifico della persona che le fa. Le responsabilità e le aspettative, infatti, possono variare notevolmente da un ruolo all'altro. Facciamo qualche esempio generale:

• Valutazione generale: queste domande mirano a ottenere una panoramica della vostra gestione del tempo. Ad esempio, "Come valuti la mia capacità di gestire il tempo in termini di rispetto delle scadenze e di completamento dei compiti?", "Ritieni che io riesca a rispettare le scadenze in modo efficace? Perché?", "Quali sono i miei punti di forza nella gestione del tempo?" o, ancora, "Quali aspetti della mia gestione del tempo pensi che debba migliorare?"

  Domande specifiche: sono focalizzate su aspetti particolari del time management. "In quali attività pensi che io possa ottimizzare meglio il mio tempo?", "Hai notato situazioni in cui tendo a procrastinare? Se sì, quali?", "Ritieni che io sia efficace nel pianificare le mie giornate lavorative?" e "Come posso migliorare la mia capacità di suddividere i compiti complessi in attività più gestibili?"

• Priorità e organizzazione: queste domande sono utili per capire come migliorare la definizione delle priorità. "Come posso migliorare nella definizione delle priorità dei miei compiti?", "Ci sono attività a cui dovrei dare maggiore o minore priorità?", "Ritieni che io gestisca efficacemente le attività urgenti rispetto a quelle importanti?", "Quali criteri pensi che dovrei adottare per stabilire le mie priorità?", "Ritieni che io sia efficace nel dare la priorità ai diversi compiti? Ci sono esempi recenti in cui pensi che avrei potuto organizzare diversamente le mie priorità?"

• Efficienza nelle riunioni: "Secondo te, gestisco in modo efficace il tempo durante le riunioni? Se no, quali suggerimenti mi puoi dare per migliorare?"

• Risposta alle email e comunicazione: si tratta di domande che indagano su come la vostra gestione del tempo influisca sulla comunicazione con il team. "Ritieni che io comunichi tempestivamente i progressi dei progetti?", "Come posso migliorare la mia comunicazione riguardo alle scadenze e alle priorità?", "Ci sono stati momenti in cui la mia gestione del tempo ha causato problemi di comunicazione nel team?", "Come valuti la mia prontezza ed efficienza nel rispondere alle email e nelle comunicazioni? C'è qualcosa che potrei fare per migliorare?"

• Gestione del carico di lavoro: "Credi che gestisca bene il mio carico di lavoro? Ci sono momenti in cui noti che sono sovraccarico o che ho tempo libero non sfruttato al meglio?"

• Adattabilità e gestione delle interruzioni: "Come ritieni che reagisca alle interruzioni o agli imprevisti? Ci sono strategie che suggeriresti per gestire meglio queste situazioni?"

• Supporto al team e delega: "Pensi che supporti adeguatamente il mio team nella gestione del tempo? Ci sono modi in cui potrei migliorare la delega di compiti?"

• Collaborazione: queste domande esplorano la vostra capacità di collaborare efficacemente con il team gestendo il tempo. "Come valuteresti la mia gestione del tempo durante le attività di team?", "Ritieni che io contribuisca efficacemente alle riunioni e agli incontri di team?", "Ci sono modi in cui potrei migliorare la mia disponibilità per supportare i colleghi nei loro compiti?", "Pensi che la mia gestione del tempo influisca positivamente o negativamente sulla collaborazione all'interno del team?", "Quali sono le aree di miglioramento nella mia gestione del tempo che posso affrontare subito? C'è qualcosa che sto facendo bene e che dovrei continuare a fare?"

• Feedback continuo: "Quali sono le aree di miglioramento nella mia gestione del tempo che posso affrontare subito? C'è qualcosa che sto facendo bene e che dovrei continuare a fare?"

L'importanza del contesto

Quando si chiede un feedback, fornire un contesto chiaro e dettagliato è essenziale per ottenere risposte accurate e davvero utili. Senza un adeguato contesto, inevece, il feedback può risultare vago o non pertinente e diminuire la sua efficacia.

Spiegate chiaramente perché state chiedendo un feedback, in modo che i colleghi e i superiori possano comprendere le vostre intenzioni e focalizzare le loro risposte. Ad esempio, se desiderate migliorare la gestione delle scadenze, specificate questo obiettivo. Un contesto chiaro permette agli altri di indirizzare i loro commenti su aree specifiche che desiderate migliorare.

Un altro suggerimento è quello di fornire esempi concreti quando chiedete un feedback. Ad esempio, invece di chiedere "Come posso migliorare la mia gestione del tempo?", potreste dire "Puoi darmi un feedback su come ho gestito il progetto X, in particolare sulla gestione delle scadenze e l'assegnazione delle priorità?"

E' importante anche descrivere il contesto operativo in cui si sono svolte le attività su cui chiedete un feedback, includendo informazioni sul carico di lavoro, sulle risorse disponibili, sulle scadenze e su qualsiasi altra variabile rilevante. Ad esempio, "Durante il mese scorso, ho dovuto gestire tre progetti contemporaneamente con scadenze ravvicinate. Vorrei sapere come hai percepito la mia capacità di mantenere il controllo e la produttività sotto pressione".

Modalità di richiesta

Richiedere un feedback sulla propria gestione del tempo richiede una strategia ben pianificata. Scegliere il momento giusto e il contesto appropriato può fare la differenza tra ottenere un feedback utile e ricevere risposte superficiali. Ecco alcuni suggerimenti su come e quando chiedere feedback:

1. Riunioni formali

Le riunioni formali, come la valutazione periodica delle prestazioni o le riunioni del team, sono ottime occasioni per chiedere un feedback strutturato. In questi contesti, potete:

• pianificare in anticipo: informare i partecipanti che desiderate discutere del vostro time management. Questo li aiuterà a preparare risposte più pensate e dettagliate
• utilizzare strumenti di valutazione: potete introdurre questionari o griglie di valutazione per raccogliere un feedback sistematico su aspetti specifici della vostra gestione del tempo
• segnare i punti chiave: durante la riunione, prendete nota dei commenti importanti e chiedete chiarimenti, se necessario, per assicurarvi di comprendere appieno il feedback ricevuto

2. Incontri individuali

Gli incontri individuali con colleghi e superiori offrono un ambiente più informale e confidenziale per richiedere feedback. In questi casi, potete:

• personalizzare la richiesta: adattare le domande alla persona con cui state parlando, tenendo conto del suo ruolo e delle sue interazioni con voi
• essere specifici: focalizzarvi su aree particolari della vostra gestione del tempo che desiderate migliorare.
• creare un dialogo aperto: incoraggiate una conversazione bidirezionale, mostrando apertura e interesse per il loro punto di vista e chiedendo esempi concreti.

3. Sondaggi anonimi

I sondaggi anonimi possono essere un modo efficace per ottenere un feedback onesto e diretto, soprattutto se i colleghi sono a disagio nel fornire eventuali critiche in un incontro faccia a faccia. Ecco come utilizzarli al meglio:

• utilizzare le piattaforme online: strumenti come Google Forms o analoghi possono facilitare la creazione e la distribuzione di sondaggi anonimi
• formulare domande chiare: assicuratevi che le domande siano specifiche e mirate agli aspetti del time management su cui desiderate ricevere un feedback
• garantire l'anonimato: sottolineate che le risposte saranno anonime per promuovere l'onestà e ridurre la possibilità di risposte influenzate dalla preoccupazione di eventuali ritorsioni

4. Momenti opportuni

Indipendentemente dal metodo scelto, è importante considerare il tempismo della vostra richiesta di feedback. Ecco alcuni suggerimenti su quando richiederlo:

• dopo il completamento di un progetto: questo è un momento ideale per riflettere su come avete gestito il tempo e raccogliere feedback specifico su un periodo definito. Alcune domande da porre potrebbero essere: "Come valuteresti la mia capacità di gestire il tempo durante questo progetto?", "In quali attività pensi che avrei potuto ottimizzare meglio il mio tempo?", "Ritieni che io abbia comunicato tempestivamente i progressi del progetto?", "Ci sono stati momenti in cui la mia gestione del tempo ha causato problemi di comunicazione nel team?"
• durante le vautazioni periodiche: integrare le richieste di feedback nelle valutazioni trimestrali o semestrali può aiutarvi a monitorare e migliorare continuamente le vostre competenze di time management. "Quali sono i miei punti di forza nella gestione del tempo?", "Quali aspetti della mia gestione del tempo pensi che debba migliorare?", "Ritieni che io sia efficace nel pianificare le mie giornate lavorative?", "Come posso migliorare la mia capacità di suddividere i compiti complessi in attività più gestibili?"
• in momenti di tranquillità: evitate di chiedere un feedback durante i periodi di stress elevato o con scadenze ravvicinate, quando colleghi e superiori potrebbero non avere il tempo o la tranquillità necessari per fornire risposte ponderate
• prima di una riunione: si può chiedere feedback per migliorare la preparazione e gestione del tempo durante le riunioni. "Ritieni che io contribuisca efficacemente alle riunioni?", "Come posso migliorare la mia comunicazione riguardo alle scadenze e alle priorità durante le riunioni?", "Ci sono modi in cui potrei migliorare la mia disponibilità per supportare i colleghi nei loro compiti?", "Pensi che la mia gestione del tempo influisca positivamente o negativamente sulla collaborazione all'interno del team?"
• preparazione di un nuovo progetto: quando si inizia un nuovo progetto, è utile ottenere un feedback preventivo per migliorare la propria pianificazione e l'organizzazione. "Come posso migliorare nella definizione delle priorità dei miei compiti per questo nuovo progetto?", "Ritieni che io gestisca efficacemente le attività urgenti rispetto a quelle importanti?", ""Quali criteri pensi che dovrei adottare per stabilire le mie priorità in questo progetto?", "Come posso migliorare la mia capacità di pianificare le attività quotidiane e settimanali per questo progetto?"

Gli indicatori

Per migliorare la vostra gestione del tempo, è fondamentale monitorare i progressi utilizzando gli indicatori che permettono di misurare obiettivamente il miglioramento e di identificare le aree che richiedono ulteriori interventi.

Inizia identificando i KPI che meglio riflettono le vostre sfide e gli obiettivi di time management. Alcuni indicatori utili potrebbero includere:

• rispetto delle scadenze: percentuale di compiti completati entro la scadenza stabilita
• tempo di completamento delle attività: tempo medio impiegato per completare compiti specifici
• numero di attività completate: numero totale di attività completate entro un periodo di tempo definito
• indice di procrastinazione: frequenza con cui si rimandano le attività
• utilizzo del tempo: percentuale di tempo dedicata a compiti ad alta priorità rispetto a quelli a bassa priorità
• efficienza nelle riunioni: durata media delle riunioni e il tempo effettivamente produttivo in esse.

In conclusione

Riassumendo, ecco le caratteristiche associate al feedback costruttivo nell'ambito del time management:

Autovalutazione preliminare

Prima di chiedere un feedback ai colleghi o ai superiori, sarebbe utile intraprendere un'autovalutazione preliminare delle proprie pratiche di time management. Questo passaggio iniziale vi aiuta a identificare le aree specifiche su cui desiderate ricevere input e a prepararvi meglio per il feedback esterno. Potete procedere identificando le vostre abitudini osservando come gestite il tempo. Tenete traccia delle attività giornaliere e settimanali per capire dove impiegate la maggior parte del vostro tempo. Prendete nota delle attività che occupano la vostra giornata, suddividendole in categorie come "lavoro produttivo", "riunioni", "comunicazioni", ecc.

Analizzate le vostre priorità, valutando se state dedicando il giusto tempo alle attività più importanti. Chiedetevi se le vostre priorità sono allineate con gli obiettivi professionali e personali. Se scoprite che passate troppo tempo su compiti a bassa priorità, potrebbe essere necessario rivedere il vostro approccio alla pianificazione delle attività.

Esaminate la vostra efficienza riflettendo su quanto siete efficienti nel completare le vostre attività. Siete in grado di rispettare le scadenze senza sentirvi sopraffatti? Procrastinate frequentemente? Identificare le aree in cui perdete tempo o fate fatica a mantenere la concentrazione vi aiuterà a capire dove potete migliorare.

Valutate la vostra capacità di delegare. Una buona gestione del tempo implica saper riconoscere quando è opportuno affidare certe attività ai colleghi, liberando tempo per concentrarvi su compiti più strategici. Se vi accorgete di non delegare abbastanza, potreste dover lavorare su questo aspetto.

Raccogliete feedback passivi anche prima di chiedere un feedback diretto, semplicemente osservando le reazioni dei vostri colleghi e superiori. Ad esempio, se notate che i vostri progetti subiscono spesso ritardi o che ricevete frequenti richieste di aggiornamenti, potrebbe essere un segnale che la vostra gestione del tempo necessita di miglioramenti.

Infine, stabilite obiettivi chiari per il feedback definendo chiaramente cosa desiderate ottenere. Avere obiettivi specifici vi aiuterà a formulare domande mirate e a ottenere un feedback utile e concreto.

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