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La norma ISO 21500:2021, intitolata "Gestione dei progetti, dei programmi e del portfolio - Contesto e concetti" rappresenta uno dei pilastri fondamentali nel mondo del project management.
La sua nascita ed evoluzione sono strettamente legate alla crescente necessità di standardizzare i processi e le pratiche di project management a livello globale, al fine di migliorare l'efficienza, l'efficacia e la prevedibilità dei risultati dei progetti.

La storia della ISO 21500 inizia nei primi anni del XXI secolo, quando l'International Organization for Standardization (ISO) riconobbe l'importanza di creare un modello di riferimento internazionale per la gestione dei progetti. Questo bisogno emergente rifletteva la crescente complessità dei progetti e la diversificazione delle industrie coinvolte, che spaziavano dall'ingegneria all'IT, dalla farmaceutica all'industria dell'e-learning. L'obiettivo era fornire un linguaggio comune e un insieme di best practice che potessero essere applicati in vari contesti organizzativi e culturali. Dopo anni di lavoro, la ISO 21500 fu ufficialmente pubblicata nel 2012 e fu il risultato di un ampio consenso internazionale che coinvolse esperti di project management da oltre 50 paesi. Essa mirava a fornire linee guida universali per la gestione dei progetti, ispirandosi a principi già consolidati in metodologie e standard esistenti, come il PMBOK® Guide del Project Management Institute (PMI) e il PRINCE2 nel Regno Unito. La nuova versione della norma è stata pubblicata nel 2021.

La norma è applicabile alla maggior parte delle organizzazioni, inclusi enti pubblici e privati, indipendentemente dalla dimensione e dal tipo di organizzazione ed è adatta a qualsiasi progetto, a prescindere dalla sua complessità, dimensione o durata.

Differenza tra project, program e portfolio management

La ISO 21500 stabilisce una distinzione chiara tra "project management", "program management" e "portfolio management", differenziando questi tre concetti principalmente per il loro ambito, gli obiettivi e le modalità di gestione.

Project management: il project management si concentra sulla realizzazione di progetti singoli. Un progetto è un'impresa temporanea intrapresa per creare un prodotto, un servizio o un risultato unico. La gestione di un progetto riguarda l'applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche alle attività del progetto per soddisfare i requisiti del progetto stesso. Si tratta di definire obiettivi chiari, pianificare, monitorare l'avanzamento, gestire le risorse e risolvere problemi specifici, tutto all'interno dei vincoli di tempo, costo e qualità.

Program mManagement: il program management va oltre la gestione dei progetti singoli e si occupa della gestione coordinata di un portfolio di progetti che sono interdipendenti o connessi in qualche modo, per ottenere benefici che non sarebbero disponibili se i progetti fossero gestiti in modo indipendente. L'obiettivo del program management è di ottimizzare la gestione dei progetti in termini di condivisione delle risorse, riduzione dei rischi, gestione dei costi e allineamento con gli obiettivi strategici dell'organizzazione. I programmi sono spesso orientati a lungo termine e possono essere composti da progetti che sono in fase di esecuzione, pianificazione o anche in conclusione.

Portfolio management: il portfolio management, invece, si occupa della gestione di un insieme di progetti o programmi e altri lavori che sono raggruppati insieme per facilitare l'efficace gestione di quel lavoro, al fine di raggiungere gli obiettivi strategici aziendali. Non si limita solo a progetti o programmi ma include anche altri lavori che contribuiscono agli obiettivi strategici. La gestione di un portfolio si focalizza sull'assicurare che i progetti e i programmi siano allineati con le strategie e gli obiettivi dell'organizzazione, ottimizzando risorse e priorità in base ai cambiamenti dell'ambiente di business, al valore previsto e ai rischi associati.

In sintesi, mentre il project management si concentra sull'esecuzione di progetti specifici, il program management si occupa della gestione coordinata di gruppi di progetti correlati per massimizzare i benefici. Il portfolio management, invece, guarda all'immagine complessiva, gestendo un insieme di progetti, programmi e altri lavori per allinearsi con la strategia e gli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione.

Il ruolo del project manager alla luce della ISO 21500

Nel contesto della gestione di progetti, il ruolo del project manager si evolve continuamente per rispondere alle esigenze di un ambiente di lavoro sempre più complesso e interconnesso. La pubblicazione della ISO 21500:2021 porta con sé una serie di aggiornamenti e riflessioni su come i project manager possono e dovrebbero, operare per garantire il successo dei loro progetti. Questa norma, infatti, non fornisce solo una guida universale applicabile a qualsiasi tipo di progetto ma enfatizza anche l'importanza della competenza, dell'efficacia organizzativa e della governance nella gestione di progetti.

La ISO 21500 richiede ai project manager di possedere una comprensione approfondita delle metodologie di gestione dei progetti, senza limitarsi solo alle competenze tecniche ma espandendo il loro know-how in ambiti come la gestione strategica, la leadership e la comunicazione. Questo significa che il project manager non deve solo assicurare che il progetto sia completato nei tempi, nel budget e con la qualità prevista ma anche che sia allineato con gli obiettivi strategici dell'organizzazione. Non si tratta solo di avere una conoscenza approfondita delle tecniche di project management ma anche di comprendere come queste tecniche si applicano in vari contesti organizzativi e progetti di diversa natura. La competenza include la capacità di applicare conoscenze, abilità, strumenti e tecniche per soddisfare i requisiti del progetto.

Il progetto va considerato non come un'entità isolata ma come parte di un programma più ampio e questo approccio richiede che il project manager abbia una visione strategica per bilanciare le risorse, per gestire rischi e per barcamenarsi tra le consegne e gli obiettivi dei progetti, garantendo che ogni progetto contribuisca al raggiungimento degli obiettivi aziendali generali.

Sempre secondo la norma, i project manager sono chiamati a garantire che i processi di gestione dei progetti siano trasparenti, gestiti in modo responsabile e allineati con le politiche e le attività dell'organizzazione. Questo implica la creazione di strutture di governance che supportino decisioni efficaci, una buona gestione dei rischi e la gestione della qualità.

Esempi pratici di come la norma può essere applicata nella gestione di un progetto

Ecco alcuni esempi pratici di come la norma può essere utilizzata per ottimizzare la gestione di un progetto:

• Definizione del framework del progetto - All'inizio di un progetto, utilizzare la ISO 21500:2021 per stabilire un solido modello che includa linee guida chiare sulla governance, gli obiettivi, i ruoli e le responsabilità. Questo può aiutare a garantire che tutti i membri del team siano allineati con gli obiettivi del progetto e comprendano le loro responsabilità specifiche.
  Esempio pratico:
  Creare un documento di inizio progetto che specifichi nel dettaglio gli obiettivi, i risultati attesi, le risorse disponibili, i ruoli del team e le principali parti interessate, in linea con le raccomandazioni della ISO 21500
• Gestione delle parti interessate - Identificare tutte le parti interessate rilevanti per il progetto e sviluppare strategie di comunicazione su misura per coinvolgerle efficacemente, come suggerito dalla norma.
  Esempio pratico:
  Creare un piano di gestione delle parti interessate che includa una loro mappatura, l'individuazione delle loro aspettative, l'analisi del loro impatto e le strategie di comunicazione più adatte a mantenere nel tempo il loro coinvolgimento nel progetto e il supporto necessario durante l'intero ciclo di vita del progetto
• Applicazione dei principi di governance - Implementare un sistema di governance del progetto che assicuri che le decisioni siano prese in modo tempestivo e che il progetto rimanga allineato agli obiettivi strategici dell'organizzazione.
  Esempio pratico:
  Stabilire un comitato del progetto composto dagli stakeholder chiave e dai membri del project team per supervisionare il progresso del progetto e prendere le decisioni necessarie
• Utilizzo di un approccio basato sulle competenze - Valutare le competenze richieste per il successo del progetto e assicurarsi che il team di progetto possieda o sviluppi tali competenze, in linea con la ISO 21500.
  Esempio pratico:
  Sviluppare un piano di formazione per il team di progetto che indirizzi le lacune nelle competenze identificate e fornisca la formazione specifica sulle metodologie di project management, sugli strumenti e sulle tecnologie pertinenti al progetto
• Adattabilità e flessibilità nel project panagement - Adottare un approccio flessibile alla gestione del progetto, in modo da potersi adattare rapidamente a cambiamenti o ostacoli imprevisti.
  Esempio pratico:
  Utilizzare metodologie per la gestione del progetto che incoraggino la rapidità, l'adattabilità e la risposta ai cambiamenti, assicurando che il progetto possa evolversi in base alle necessità emergenti
• Monitoraggio e controllo basati sugli indicatori - Impostare indicatori specifici per monitorare l'avanzamento e la performance del progetto in relazione agli obiettivi prefissati.
  Esempio pratico:
  Definire indicatori chiari per valutare l'avanzamento del progetto, come il rispetto dei tempi, il budget, la qualità delle consegne e il grado di soddisfazione delle parti interessate, e utilizzare questi indicatori per guidare le revisioni periodiche del progetto

I principi della ISO 21500

I principi chiave progettati per guidare i project panager e il team di progetto verso l'eccellenza nella gestione dei loro progetti fungono da fondamento per le buone pratiche di project management, fornendo una struttura coerente e un linguaggio comune per i professionisti del settore. Vediamoli uno ad uno.

Orientamento agli stakeholder - Questo principio enfatizza l'importanza di identificare, comprendere e gestire le aspettative e le influenze di tutte le parti interessate rilevanti per il progetto. Una gestione efficace delle parti interessate è estremamente importante per il successo del progetto, poiché assicura che le esigenze e gli obiettivi siano adeguatamente allineati e supportati.

Leadership e coinvolgimento delle persone - Il successo di un progetto dipende dalla capacità di leadership del project manager e dal coinvolgimento attivo del team di progetto e degli altri collaboratori. Questo principio si concentra sull'importanza di guidare avendo una vision, sapendo ispirare le persone e mantenendosi integri. A questo va aggiunta la capacità di promuovere un ambiente di lavoro collaborativo e motivante.

Approccio per processi - Un approccio basato sui processi alla gestione dei progetti implica la pianificazione, l'esecuzione e il controllo del progetto attraverso una serie di processi interconnessi e ben definiti. Questo assicura efficienza e coerenza nel raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Gestione per fasi - Riconoscendo che i progetti sono temporanei e hanno diverse fasi, dalla concezione dell'idea alla chiusura vera e propria del progetto, questo principio suggerisce di gestire il progetto per fasi per facilitare un controllo più stretto, una migliore allocazione delle risorse e una pianificazione più efficace.

Decisioni basate sui fatti - Le decisioni dovrebbero essere basate su un'analisi accurata dei dati e delle informazioni disponibili. Questo approccio razionale assicura che le decisioni siano informate, trasparenti e allineate agli obiettivi del progetto.

Relazioni con i fornitori - La collaborazione con i fornitori e altri partner esterni dovrebbe essere gestita in modo da creare e mantenere relazioni di lungo termine mutualmente vantaggiose. Questo principio sottolinea l'importanza di costruire una rete di supporto solida che possa contribuire al successo del progetto.

Miglioramento continuo - Infine, questo principio incoraggia i project manager e i loro team a cercare costantemente opportunità di miglioramento in tutte le fasi del progetto.

I processi del project management

I processi del project management devono essere strutturati in modo da coprire l'intero ciclo di vita di un progetto. Possono essere raggruppati in categorie che riflettono le principali aree di competenza necessarie per la gestione efficace di un progetto. Vediamole insieme:

• Inizio
  • Definizione del progetto: Stabilire gli obiettivi, la portata e i risultati attesi del progetto
  • Identificazione degli stakeholder: Riconoscere e analizzare le parti interessate per comprendere le loro esigenze e aspettative
• Pianificazione
  • Sviluppo del piano di progetto: Creare un documento che descriva come il progetto sarà eseguito, monitorato e controllato
  • Definizione dell'ambito: Dettagliare i limiti del progetto, compresi i lavori da eseguire per consegnare i prodotti, i servizi o i risultati desiderati
  • Pianificazione dei tempi e dei costi: Stabilire le timeline del progetto e il budget necessario per raggiungere gli obiettivi
  • Pianificazione della qualità: Definire i criteri di qualità e come questi saranno misurati e controllati
  • Pianificazione delle risorse: Identificare e allocare le risorse necessarie per completare il progetto
• Esecuzione
  • Direzione e gestione del lavoro del progetto: Guidare e gestire il team di progetto per eseguire il piano di progetto
  • Acquisizione e sviluppo del team: Assicurare che il progetto disponga delle risorse umane con le competenze necessarie e che il team sia motivato e funzionale
  • Comunicazione: Gestire la generazione, la raccolta, la diffusione e l'archiviazione delle informazioni del progetto
• Monitoraggio e controllo
  • Monitoraggio e controllo del lavoro di progetto: Tracciare, rivedere e regolare il progresso e le prestazioni del progetto
  • Controllo delle modofiche: Gestire i cambiamenti al piano di progetto, garantendo che ogni modifica sia valutata e approvata prima dell'implementazione
  • Gestione dei rischi: Identificare, analizzare e rispondere ai rischi del progetto per minimizzare le minacce e massimizzare le opportunità
• Chiusura
  • Conclusione del progetto: Finalizzare tutte le attività per chiudere formalmente il progetto o una fase del progetto
  • Riesame e valutazione: Valutare e documentare la performance del progetto, le lezioni apprese e le pratiche da migliorare per i futuri progetti

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