PROJECT MANAGEMENT - GESTIONE DEGLI ACQUISTI

Parte del lavoro del project management richiede l'approvvigionamento di beni e/o servizi da fornitori esterni e, dunque, la gestione degli acquisti è di fondamentale importanza per chiunque lavori nell'ambito della progettazione. Per questo è fondamentale conoscere alcune nozioni di base per svolgere al meglio questa parte del lavoro. Basti pensare a qualsiasi cosa abbiate comprato nella vostra vita personale che abbia richiesto una consegna: è stato consegnato tutto in tempo? Avete ricevuto esattamente ciò che avete ordinato o previsto? Siamo certi che le esperienze personali di molti lettori potrebbero tranquillamente farci riflettere sul fatto che difficilmente tutti gli articoli acquistati vengono consegnati puntualmente e senza problematiche. Se fate i project manager, però, la gestione di un progetto prevede che dobbiate pianificare e gestire con grande attenzione beni e servizi acquistati per garantire che tutto si svolga regolarmente; basta, infatti, un acquisto errato o che arriva in ritardo per sconvolgere tutta la pianificazione di un progetto.

Quando si acquistano beni e servizi da fornitori esterni, i project i manager devono porsi tre domande:

• "Cosa ci serve esattamente?"
• "Entro quando è necessario?"
• "Come ce lo procuriamo?"

Con le idee ben chiare in mente, il project manager o un membro del team di progetto farà, poi, il passo successivo richiedendo informazioni relativamente ai costi e ai tempi di consegna dei prodotti e dei servizi necessari per la realizzazione del progetto. A seconda del settore in cui si opera e anche di altri fattori quali, ad esempio, la complessità del lavoro o del progetto che si sta realizzando, questa operazione può svolgersi semplicemente tramite un'-mail o in molto decisamente più complesso (si potrebbe, ad esempio, voler includere varie clausole o particolarti termini e condizioni). La cosa migliore da fare quando si affrontano gli acquisti relativi a un progetto, comunque, è partire dai progetti precedenti che possono essere considerati simili, dalle esperienze dei colleghi che affrontano gli approvvigionamenti da tempo e dai requisiti di legge, normativi, interni, ecc.

Le attività che necessitano di essere ben strutturate nell'ambito della gestione degli acquisti nel project management sono:

• la richiesta di informazioni al fornitore - di solito si tratta di una semplice richiesta ai potenziali venditori di informazioni sui prodotti/servizi che vendono, senza alcun immpegno ad acquistare da loro;
• la richiesta del preventivo - questo passaggio è utilizzato per lo più per l'acquisto di prodotti standard o di beni e servizi "off-the-shelf";
• la richiesta di una proposta - questo passaggio serve per richiedere ai potenziali fornitori di proporre come i loro beni o servizi possano raggiungere un risultato specifico. Un documento di questo tipo delinea i requisiti e gli obiettivi del progetto, le tempistiche, la finestra di valutazione e viene utilizzato per richiedere offerte da fornitori qualificati per soluzioni adatte al progetto specifico. Unitamente a queste informazioni, si chiederanno anche indicazioni sul prezzo;
• l'ordine di acquisto - una volta scelto il fornitore, si procede con l'ordine o con la preparazione di un contratto tra le parti che conterranno almeno il prezzo fissato per i beni da acquistare, le tempistiche previste per l'approvvigionamento, eventuali indicazioni sui materiali, ecc.

Un altro aspetto di cui tenere conto è quali siano i migliori fornitori, non solo in termini di risparmio economico. A volte, infatti, l'offerta più bassa può non dimostrarsi la scelta migliore per il progetto. Fate le vostre ricerche, parlate con i tecnici del fornitore, inviate e-mail per chiedere delucidazioni, informatevi sul rispetto o meno delle tempistiche: non abbiate paura di raccogliere tutte le informazioni necessarie perché una scelta sbagliata a questo livello potrebbe costarvi il successo dell'intero progetto. Sforzatevi di scegliere il fornitore che vi offre il miglior valore complessivo, comprendendo nelle vostre riflessioni la qualità, la puntualità, l'accessibilità di un supporto tecnico e il prezzo. Scegliere la fornitura con il miglior rapporto qualità-prezzo vi aiuta ad evitare che l'offerta più bassa diventi il costo più alto per il project management.

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