A3 THINKING - IL SEGRETO DELL'APPROCCIO MANAGERIALE TOYOTA

(Tratto dal libro: "A3 Thinking - Il segreto dell'approccio manageriale Toyota di Durward K. Sobek II e Art Smalley di cui la casa editrice Guerini e Associati ci ha gentilmente concesso la possibilità di condividere un estratto)

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Da dove cominciare

Abbiamo osservato che solitamente i partecipanti ansiosi di apprendere l'utilizzo dell'A3 report spesso affrontano aree di miglioramento o processi troppo ampie. Questo potrebbe rappresentare un riflesso della tendenza umana a sottostimare le difficoltà oppure l'incapacità di vedere realmente la ricchezza di dettagli che compongono un processo. Molte persone imparano con sofferenza questa lezione durante i primi approcci con l'A3 report.

Toyota ha maturato una notevole esperienza di A3 report, attraverso il "learning by doing" e la sperimentazione. Questo le ha consentito di mettere a punto un modello di riferimento per l'apprendimento dell'A3 report, al quale quasi tutti in Toyota fanno riferimento, nell'insegnare a qualcuno alle prime armi.
Il principiante dovrebbe idealmente esercitarsi nella stesura di un A3 report durante un'attività di problem solving; il perimetro di analisi dovrebbe essere limitato a un'area sulla quale l'autore del report ha diretto controllo. In altri termini, essi dovrebbero iniziare a imparare a scrivere un A3 report esaminando un problema abbastanza circoscritto, ma tuttavia significativo, che si trovi all'interno della propria area di responsabilità.

Perché questo è importante? Quando l'ambito è troppo vasto, il principiante si trova spesso ad affrontare problemi che sconfinano dalla propria sfera di controllo. Subentrano così i temi di negoziazione, persuasione, controllo, risorse e altri temi conflittuali che potrebbero ostacolare la discussione. Il focus sull'apprendimento delle fasi di stesura di un A3 report potrebbe essere così penalizzato.
In questi casi poi potrebbe non materializzarsi alcun risultato e questo minerebbe la fiducia nello strumento.

In realtà gli A3 report rappresentano uno strumento eccezionale per convincere le persone in maniera oggettiva e razionale.
Lo strumento, quando opportunamente utilizzato, focalizza l'attenzione sulla descrizione dettagliata del processo e sulla discussione spassionata riguardo a cosa non funziona, cosa può essere migliorato e come. Esso sposta l'attenzione dai "5 chi è stato" all'approccio molto più efficace dei "5 perché".
Tuttavia ci vuole tempo e pratica per padroneggiare pienamente queste tecniche. Così, per apprendere l'A3 Thinking in modo graduale, consigliamo di cimentarsi per la prima volta con problemi semplici, che rientrino nella propria sfera di controllo, in modo da essere liberi da interferenze esterne. Questo permetterà al principiante di focalizzarsi sul processo di stesura di un A3 report, senza la complessità di aspetti politici interfunzionali o di altri problemi.
A mano a mano che la padronanza nell'utilizzo dell'A3 report aumenta, potranno essere affrontati problemi sempre più complessi con una maggiore probabilità di successo.

La seconda questione relativa a tematiche troppo ampie riguarda il fatto che esse richiedono più tempo per essere risolte. Spesso è necessario raccogliere dati, fare interviste e analisi di molte operazioni diverse. Questo è il mondo reale in cui viviamo e lavoriamo. Gli A3 report funzionano molto bene in questo contesto, perché possono essere usati sia per inquadrare questioni più generali che per studiare questioni tecniche approfondite. Il fatto è che questioni interfunzionali spesso richiedono più tempo e capacità di pesuasione per convincere le persone a cambiare qualcosa. Questa lunghezza dei tempi può rappresentare una significativa barriera all'apprendimento.
Idealmente, per l'apprendimento iniziale, la nostra esperienza suggerisce di individuare un primo progetto che possa essere completato nell'arco di due o quattro settimane. Il problema non deve essere ampio o eccessivamente complesso.
Il punto chiave è quello di completare un ciclo PDCA e documentarne i passaggi attraverso la scrittura dell'A3 report. In questo modo si può generare apprendimento, ottenendo rapidamente dei feedback, quando il pricedimento è ancora fresco nella mente di colui che sta imparando. Se il campo di azione dell'A3 report è troppo ampio, l'apprendimento iniziale e la tempistica dei feedback avvengono troppo lentamente. Si perdono così le opportunità chiave per apprendere e ottenere del coaching.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Come nel golf, all'inizio suggeriamo di tentare sessioni di prove più brevi e più frequenti sul campo pratica. In seguito, potrete esercitarvi su campi più difficili per testare l'abilità del vostro gioco.

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PER SAPERNE DI PIU':