MODULO: IL PIANO DELLA COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA

Come si progetta un modulo per la gestione della comunicazione interna ed esterna nell'ottica della ISO 9001, della ISO 14001 e della ISO 45001?

"Puoi avere idee brillanti ma, se non riesci a comunicarle, non ti porteranno lontano"
(Lee Iacocca)

"Comunicare è la cosa più difficile da fare. Devi lavorare duramente per rimanere aperto, per parlare invece di combattere, per fidarsi invece di dubitare"
(Stephen R. Covey)

Nell'ambito della norma ISO 9001, che stabilisce i criteri per un sistema di gestione della qualità, la comunicazione gioca un ruolo fondamentale. Una comunicazione interna ed esterna efficace, infatti, non migliora solo l'efficienza e la coesione all'interno di un'organizzazione, ma contribuisce anche a rafforzare i rapporti con clienti, i fornitori e le altre parti interessate. Proprio in questo contesto si inserisce il "Piano della comunicazione interna ed esterna", un modulo che abbiamo preparato per voi che è anche uno strumento strategico che le organizzazioni dovrebbero imparare a sfruttare maggiormente.

Che cos'è il piano della comunicazione interna ed esterna?

Si tratta di un documento che delinea in maniera dettagliata come un'organizzazione intende gestire tutte le forme di comunicazione, sia all'interno che all'esterno. Include gli obiettivi specifici, identifica il pubblico di destinazione, stabilisce i messaggi chiave, definisce i canali di comunicazione, la frequenza, le responsabilità e prevede meccanismi di monitoraggio e valutazione, oltre a un piano di gestione delle crisi.

A cosa serve?

Questo semplice strumento serve a garantire che tutte le informazioni rilevanti riguardanti l'organizzazione vengano comunicate in modo efficace, sia internamente tra i dipendenti che esternamente ai clienti, ai fornitori e agli altri stakeholder. Serve a:

migliorare l'efficacia operativa, perché promuove una maggiore trasparenza e comprensione dei processi interni
rafforzare l'immagine e la reputazione dell'organizzazione, perché aiuta a comunicare in modo coerente e professionale
facilitare il coinvolgimento delle parti interessate, dato che migliora la soddisfazione del cliente e la collaborazione con i partner

Eccovi un esempio del modulo che avete visto prima ma compilato per un'azienda metalmeccanica "Piano della comunicazione interna ed esterna applicato a un'azienda metalmeccanica".

Applicazione nell'ambito della ISO 9001

La norma ISO 9001 sottolinea l'importanza di una comunicazione efficace per il mantenimento di un sistema di gestione della qualità. Il piano della comunicazione interna ed esterna si allinea perfettamente con questa necessità, offrendo un quadro strutturato per pianificare e realizzare comunicazioni che supportino gli obiettivi della qualità. In particolare, facilita:

l'identificazione e la gestione delle aspettative delle parti interessate, assicurando che le loro esigenze e i loro requisiti siano compresi e soddisfatti
la diffusione delle informazioni importanti relative alla qualità, ai processi, agli obiettivi e ai risultati e la creazione di un ambiente di lavoro informato e focalizzato sul miglioramento continuo
la gestione delle crisi, attraverso procedure comunicative chiare e efficaci, essenziali per mantenere la fiducia delle parti interessate e per gestire le situazioni critiche in modo tempestivo e professionale

Eccovi un esempio del modulo "Piano della comunicazione interna ed esterna applicato alla ISO 9001".

Applicazione nell'ambito della ISO 14001

La ISO 14001 è una norma internazionale che specifica i requisiti per un sistema di gestione ambientale efficace. Fornisce un modello che un'organizzazione può seguire, per stabilire e rispettare determinati requisiti ambientali. Allo stesso modo della ISO 9001, che si concentra sulla qualità, la ISO 14001 enfatizza l'importanza della comunicazione efficace per coinvolgere tutte le parti interessate nel miglioramento continuo delle prestazioni ambientali. Il piano della comunicazione interna ed esterna diventa così uno strumento strategico anche in questo contesto.

Se applicato correttamente, il piano aiuta a coinvolgere e a sensibilizzare i dipendenti e le parti esterne relativamente agli obiettivi ambientali dell'organizzazione, alle politiche e alle procedure del sistema ambientale. Una comunicazione interna efficace, ad esempio, assicura che tutti i membri dell'organizzazione siano informati in merito ai loro ruoli e alle responsabilità nel sostenere il sistema ambientale e nel promuovere una cultura aziendale orientata alla sostenibilità.
Attraverso i canali di comunicazione esterna delineati nel piano, un'organizzazione può divulgare le informazioni relative alle sue prestazioni ambientali, compresi i successi che ha ottenuto in questo campo e le aree in cui si è migliorata. Questo non solo aumenta la trasparenza e la fiducia dei clienti, dei fornitori e della comunità in cui l'azienda opera, ma può anche contribuire a migliorare l'immagine dell'organizzazione e a creare vantaggi a livello competitivo.
Nell'ambito della ISO 14001, il piano fornisce un framework per identificare e gestire le aspettative delle diverse parti interessate in materia ambientale. Una comunicazione mirata ed efficace può aiutare a gestire meglio le preoccupazioni relative all'ambiente, a rafforzare i rapporti con le comunità locali e a soddisfare le aspettative dei clienti in termini di responsabilità ambientale.
Parte del piano, infine, può essere dedicata alla comunicazione in caso di emergenze ambientali. Stabilendo procedure chiare di comunicazione per le emergenze, un'organizzazione può, infatti, assicurare una risposta rapida e coordinata, minimizzando l'impatto ambientale degli incidenti e mantenendo la fiducia delle parti interessate.

Eccovi un esempio del modulo "Piano della comunicazione interna ed esterna applicato alla ISO 14001".

App'licazione nell'ambito della ISO 45001

La ISO 45001 è una norma internazionale che specifica i requisiti per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro), con l'obiettivo di ridurre gli infortuni sul lavoro, le malattie professionali e migliorare le condizioni di sicurezza e salute dei lavoratori. Una comunicazione efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi sistema di gestione della salute e sicurezza e questo rende il piano di comunicazione uno strumento essenziale anche in questo contesto.

Nell'ambito della ISO 45001, il piano della comunicazione aiuta a promuovere una cultura della sicurezza all'interno dell'organizzazione, coinvolgendo i lavoratori e assicurandosi che siano informati e consapevoli delle politiche, dei rischi, delle misure di prevenzione e delle procedure in caso di emergenza. Il piano aiuta a garantire che tutti i livelli dell'organizzazione siano coinvolti e responsabilizzati nella gestione della salute e della sicurezza.
Il piano della comunicazione interna ed esterna deve includere anche metodi per facilitare la consultazione e la partecipazione attiva dei lavoratori nel sistema di gestione e questo include una comunicazione bidirezionale, mediante la quale i lavoratori possono esprimere le proprie preoccupazioni, fornire feedback e contribuire al miglioramento continuo delle pratiche di sicurezza sul lavoro.
Attraverso la comunicazione esterna, l'organizzazione può informare i clienti, i fornitori, i contraenti e altre parti interessate sulle sue pratiche di salute e sicurezza sul lavoro. Questo può rafforzare le relazioni di business, migliorare l'immagine pubblica dell'organizzazione e soddisfare i requisiti legali e regolamentari.
Una parte importante del piano della comunicazione riguarda la formazione e l'istruzione dei lavoratori sulle questioni di salute e sicurezza. Assicurarsi che i lavoratori ricevano informazioni e una formazione adeguata sui rischi specifici del loro lavoro e sulle misure preventive da adottare è fondamentale per ridurre gli infortuni e per migliorare la sicurezza sul lavoro.
Infine, proprio come per la ISO 14001, il piano di comunicazione deve includere procedure specifiche per la gestione delle emergenze, comprese le linee guida per la gestione della comunicazione interna ed esterna durante e dopo un incidente. Una comunicazione efficace in queste situazioni può aiutare a minimizzare i danni, a proteggere i lavoratori e altre persone coinvolte e a ripristinare le normali attività in modo più efficiente.

Eccovi un esempio del modulo "Piano della comunicazione interna ed esterna applicato alla ISO 45001".

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L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
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