SPIEGARE QUALCOSA: COME SI FA?

Chiunque di noi si è trovato a dover spiegare qualcosa talmente tante volte nella sua vita che, forse, non sente il bisogno di soffermarsi nemmeno per un attimo su cosa si debba fare per riuscire al meglio in questa attività.
Eppure, chi si occupa di Qualità si trova a dover spiegare le cose ancora più spesso di altri professionisti e sarebbe bene che imparasse a farlo al meglio per evitare fraintendimenti pericolosi.

Imparare a non dare una spiegazione per scontata, così come si farebbe per qualunque altra cosa che "capita", è il primo passo da cui partire per migliorarci in questa attività.

Il secondo step è imparare cosa NON si possa ritenere una spiegazione, esaminando una lista di modalità che abbiamo a disposizione per relazionare idee e informazioni.
Iniziamo!

La spiegazione non si esaurisce con una descrizione perché una descrizione serve per aiutare qualcuno a immaginarsi qualcosa attraverso le parole.
Ad esempio, se il mio intento è quello di descrivere un documento della Qualità, dovrò fornire quanti più dettagli possibile per aiutare chi mi sta ascoltando a visualizzarlo anche se non ne ha mai visto uno.

La spiegazione non consiste nemmeno in una definizione perché una definizione è il significato letterale di qualcosa e viene utilizzata per rendere esattamente ciò che intendiamo quando nel nostro discorso utilizziamo una parola che temiamo non sia conosciuta da chi ci ascolta.
Se, ad esempio, parlo di "procedura" dovrò darne una definizione a quanti non comprendano a fondo il significato di questo termine specifico.

Spesso si ritiene erroneamente che una spiegazione sia una sorta di istruzione ma anche questo non è vero. Un'istruzione, infatti, spiega come fare qualcosa e ha lo scopo di rendere chiaro ciò che ci si aspetta da qualcuno e come farlo al meglio.
Se do a qualcuno istruzioni su come compilare un modulo, indicherò esattamente la sequenza di cose da tenere presenti e da fare per ottenere il risultato desiderato.

Anche un report non può essere considerato come una spiegazione perché non è altro che una descrizione scritta di un certo evento che ha come scopo quello di riportare alcuni fatti e dettagli a persone che non hanno assistito direttamente a ciò che è accaduto o che hanno bisogno di mantenerne traccia.
Se - ad esempio - ho fatto un audit presso un fornitore, manderò una copia del verbale al fornitore stesso, alla mia Direzione, al Responsabile dell'Ufficio Acquisti e a tutte le persone interessate a sapere come è andata la verifica ispettiva.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Nemmeno un'immagine basta a spiegare qualcosa perché è solo un esempio che serve a chiarire un'idea. Lo scopo di un'immagine - infatti - è di rendere più reale qualcosa, fornendo un'esemplificazione visiva a supporto di ciò che abbiamo raccontato.
Se - ad esempio - sto parlando di un certo modulo, mostrare come potrebbe essere fatto aiuterà le persone che mi stanno ascoltando ad avere un'idea più chiara di ciò che dovranno fare.

Ovviamente, tutto questo non significa che ciò che abbiamo descritto non entri a far parte dell'azione di "spiegare qualcosa a qualcuno" ma, semplicemente, che nessuna delle attività descritte esaurisce una buona spiegazione.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':

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