RIUNIONI PIU' EFFICACI IN UN'OTTICA DI
TIME MANAGEMENT- 1

(Prima parte)

Ogni riunione dovrebbe avere uno scopo e, per essere certi di raggiungerlo, dovreste esternare ciò che vi aspettate da essa e come pensate di ottenerlo.

Le due domande da farsi prima di ogni incontro saranno, dunque:

• Quali risultati voglio raggiungere?
• Qual è il modo migliore per raggiungerli?

Imparate a fissare gli obiettivi, definendo le vostre aspettative, vi aiuterà ad avere un Time Management migliore.
Quali risultati faranno sì che l'incontro possa essere considerato un successo?

Stabilito quanto sopra, per ogni scopo e per ogni obiettivo scegliere l'approccio che considerate più adeguato.
Solitamente, le riunioni vengono fatte per uno dei seguenti motivi:

• conversare per massimizzare la creatività dei partecipanti e generare nuove idee;
• restringere il campo della discussione eliminando alcune opzioni, condividere informazioni, fare analisi approfondite, prendere posizione su qualcosa;
• prendere una decisione e impegnarsi ad agire

Individuate tra quelli elencati sopra il motivo che vi porta a convocare una riunione e comunicate a tutti i partecipanti la vostra intenzione, cioè lo scopo dell'incontro, il suo obiettivo e l'approccio scelto.
Volete indagare una possibilità, sfruttare un'opportunità o decidere come agire?

Stabilito quanto sopra, impegnatevi a far rispettare lo spirito della riunione durante l'intera durata dell'incontro.
Se i partecipanti non capiscono perché siano lì e cosa ci si aspetti dalla loro partecipazione, chiaritelo e assicuratevi che tutti abbiano capito.

Se per ottenere lo scopo della riunione sono importanti alcune informazioni, pianificate per tempo come ottenerle, designate qualcuno che se ne occupi e indicate nell'ordine del giorno il nome della persona che le presenterà al resto del gruppo.
Se lo ritenete opportuno, le informazioni potranno essere fornite anche in anticipo (ad esempio distribuendole con l'ordine del giorno) o durante la riunione (eventualmente accompagnate da brevi commenti, da una presentazione o da una serie di domande e risposte).
Il metodo scelto dovrebbe essere appropriato alla tipologia e alla quantità di informazioni che sarà necessario discutere per raggiungere una decisione.

Per ogni tipologia di incontro che avete in mente, spiegate bene come si procederà:

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

• cercate una possibilità? Se si desidera incontrare altre persone per generare idee, trasmettere a tutti i partecipanti questo intento e spiegate se si tratterà di un brainstorming, di una discussione non guidata o di una raccolta di idee con successiva votazione;
• se, invece, la vostra idea è quella di incontrarvi con gli altri per discutere un'opportunità, spiegate - ad esempio - se intendete individuare alternative a un processo di lavoro in corso o altro;
• se, infine, la riunione è pensata per decidere quale azione intraprendere, specificate se si discuterà sulle proposte presentate, se vi aspettate proposte complementari, se verrà formata una task force per analizzare a fondo queste proposte, ecc.

PER SAPERNE DI PIU':