GESTIRE IL PROPRIO TEMPO PER
MIGLIORARE LA VITA - 4

(Prima parte)

(Seconda parte)

(Terza parte)

Interruzioni

Le chiamate telefoniche indesiderate e i colleghi che continuano a presentarsi alla scrivania spesso interrompono il nostro lavoro e ritardano inevitabilmente anche compiti che sarebbero importanti da svolgere immediatamente in un'ottica di Time Management.

Secondo gli studiosi del tema, sopportare continue interruzioni è una delle maggiori fonti di stress per i lavoratori che arrivano a sentirsi derubati del loro tempo e si sentono costretti a fare buon viso a cattivo gioco semplicemente perché credono che dire a un collega che non si ha il tempo per ascoltarlo perché si sta svolgendo un altro lavoro possa creare conflitti con le persone.
Ovviamente tutto questo non è vero, così come non è vero che tutte le interruzioni siano inutili, dannose e fastidiose.

La vera domanda da farsi quando ci troviamo in presenza di un'interruzione è: "Come posso imparare a distinguere un'interruzione importante alla quale dare la massima priorità da un'interruzione disfunzionale?"

Le interruzioni generalmente rientrano in una delle due seguenti categorie:

• interruzioni che si verificano quando qualcuno entra in ufficio o chiama al telefono credendo erroneamente che si disponga delle informazioniche gli sono necessarie o che si sia responsabili per qualcosa di cui, in realtà, non ci si occupa.
  Intrusioni come queste rappresentano una vera e propria perdita di tempo e vanno evitate a tutti i costi o terminate nel modo più rapido possibile, facendo chiarezza sul proprio ruolo, sulle proprie responsabilità e sulle informazioni alle quali si ha accesso
• interruzioni necessarie che sono poi quelle che ci riguardano, per le quali abbiamo le informazioni necessarie alla gestione di un certo compito o la responsabilità della sua esecuzione.
  Un'interruzione necessaria andrebbe gestita immediatamente, a meno che non capiti proprio quando non siamo in grado di interrompere ciò che stiamo facendo. Quando questa tipologia di interruzioni arriva in un momento inopportuno va immediatamente riprogrammata per essere affrontata al più presto ma, comunque, al termine del lavoro che stiamo svolgendo e che ha una priorità maggiore

Il modo migliore per capire di quale interruzione si tratta e chiedere immediatamente al nostro interlocutore di arrivare al punto per valutare se l'interruzione sia giustificata e, in questo caso, quale priorità abbia.

Vediamo un esempio di conversazione per gestire un'interruzione necessaria ma intempestiva:

- "Ciao Carlo, sono Marco. Come stai?"
- "Bene, grazie. Cosa posso fare per te?"
- "Beh, a pranzo la scorsa settimana hai detto che volevi che ci incontrassimo per discutere una proposta di coordinamento delle attività tra i nostri dipartimenti. Io ho un'oretta adesso e ho pensato di dirtelo"
- "Grazie, in effetti dobbiamo assolutamente incontrarci ma al momento ho una scadenza importante da rispettare e non ce la faccio. Possiamo fare domani alle due?"
- "D'accordo, penso di essere libero"
- “Bene, allora a domani"

Molte interruzioni possono essere evitate anche programmando un incontro periodico con le persone che vengono più spesso da voi con dubbi o domande. In questo modo, potete chiedere loro di interrompervi solamente in presenza di un problema da risolvere urgentemente e di rimandare tutte le altre questioni all'incontro programmato.

Attenzione anche a non considerare tutte le interruzioni come qualcosa di negativo. A volte è un'opportunità che bussa alla porta senza alcun preavviso e nei momenti peggiori ma se impariamo a riprendere il controllo su come gestire le interruzioni, saremo più preparati a cogliere queste opportunità e a farle lavorare a nostro favore.

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