UFFICIO ACQUISTI - IL PROCESSO DI
ACQUISTO DEI MATERIALI

Il reparto acquisti occupa una posizione unica per la sua importanza all'interno di un'organizzazione perché gli acquisti sono una delle chiavi per il successo di una realtà produttiva moderna che basi il suo lavoro su un flusso continuo di materiali giusti che devono essere consegnati in maniera efficiente.
La funzione acquisti è, infatti, l'organo di collegamento che opera tra la fabbrica e i suoi fornitori esterni.

L'acquisto di matere prime, semilavorati, materiali, servizi e macchinari arriva a coprire, in molte aziende manifatturiere, addirittura il 60 % dei soldi che sono a disposizione, cioè una parte sostanziale del capitale investito. Questo semplice numero evidenzia quanto sia importante che ci siano una gestione e un controllo adeguati degli acquisti perché anche un piccolo risparmio può ridurre i costi di produzione in misura significativa e - quindi - aggiungere profitti.  

Il ,modo migliore di procedere, quando si riesce a farlo senza forzature che vadano a danno dei flussi aziendali, è cercare di accorpare gli acquisti, ragionando in modo integrato e non per compartimenti stagni, in modo che i diversi reparti vengano opportunamente coordinati nell'acquisto di ciò che serve.

Fatta questa premessa, per avere una gestione ottimale di tutto il processo di acquisto occorre prestare attenzione a diversi punti quali:

• la pianificazione degli acquisti;
• la decisione relativa al "make or buy" che prevede una scelta, ad esempio, tra l'acquisto di un semilavorato e la sua produzione all'interno dell'azienda;
• la gestione della ricezione del materiale e del suo stoccaggio;
• la gestione amministrativa di ciò che si riceve che prevede, ad esempio, controlli sulla documentazione che accompagna la merce, ecc.;
• la possibilità di standardizzare e semplificare la gestione degli acquisti;
• l'analisi del valore di ciò che si è acquistato;
• la movimentazione dei materiali;
• un controllo costante per verificare se ciò che abbiamo acquistato è in linea con le effettive necessità dell'azienda e, in caso contrario, la possibilità di avviare azioni correttive;
• la gestione, quando necessario, dello smaltimento di materiali in eccedenza o obsoleti

Una gestione ben fatta degli acquisti dovrebbe avere come obiettivo almeno:

• la riduzione al minimo del costo dei materiali;
• la fornitura di materiali della qualità desiderata, quando richiesto e al costo più basso possibile;
• la riduzione degli investimenti legati a scorte di magazzino;
• una gestione dei trasporti dei materiali talmente efficiente da ridurre i costi di movimentazione e consegna;
• l'individuazione di fonti di approvvigionamento sempre nuove per avere un ventaglio di possibilità di acquisto ampio ogni volta che ci si presenti la necessità di dover ricorrere a nuovi fornitori;
• l'impostazione di buoni rapporti con i fornitori, al fine di avviare collaborazioni che portino alla crescita dell'azienda ma anche di chi le fornisce i materiali di cui ha bisogno;
• la tempestiva individuazione delle variazioni nei flussi di mercato per tarare al meglio gli acquisti;
• l'abbattimento o la riduzione al minimo di eventuali ritardi nell'approvvigionamento delle merci;
• un'attenzione costante alla qualità delle forniture;
• la formazione del personale in materia di gestione dei materiali, al fine di aumentare l'efficienza dell'intero processo

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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Tra i principali compiti dell'Ufficio acquisti troviamo:

• la gestione di un database nel quale siano indicati i materiali di acquisto e il loro possibili sostituti;
• il mantenimento di tutte le registrazioni relative al processo di approvvigionamento e al prezzo dei materiali;
• l'analisi periodica delle specifiche dei materiali al fine di semplificare e standardizzare il loro processo di acquisto;
• il mantenimento dei rapporti con tutti i dipartimenti aziendali per pianificare, quando possibile, una gestione centralizzata, ragionata e pianificata degli acquisti;
• un'analisi costante dei prezzi;
• la gestione completa degli ordini di acquisto;
• il mantenimento delle registrazioni di tutti gli acquisti fatti;
• la gestione, di concerto con i reparti addetti, di tutte le fasi di controllo dei materiali;
• il mantenimento di una fornitura ininterrotta di materiali, in modo che la produzione abbia sempre a disposizione tutto ciò che serve, quando è necessario;
• la preparazione di un budget annuale relativo agli acquisti;
• la preparazione e la gestione di un elenco dei materiali richiesti dai diversi dipartimenti dell'organizzazione in un arco di tempo specificato;
• la gestione, di concerto con l'Amministrazione, della puntualità dei pagamenti

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':