TIME MANAGEMENT: L'ARTE DI ORGANIZZARE IL PROPRIO TEMPO

Il tempo, una risorsa preziosa che sfugge al nostro controllo.

Se esiste una risorsa che rende tutti uguali e di cui tutti disponiamo allo stesso modo, questo è il tempo. La giornata del ricco è del povero è della stessa durata, appena ventiquattro ore, e nessuno può esercitare alcun potere su di esso. E’ sufficiente fissare per un attimo lo sguardo sull’orologio che portiamo al polso, sia esso un rolex in oro o un bieco plasticotto trovato nel fustino del dixan, per rendersi conto che ognuno di quei secondi sfugge al nostro controllo, e niente al mondo ci permetterà di recuperarlo.

Quante volte si ripete a se stessi la frase “mi piacerebbe fare…ma non ho tempo.”, “se avessi più tempo potrei…”, ma come mai è così difficile trovare il tempo per iniziare un nuovo progetto come imparare una nuova lingua, frequentare un corso, iscriversi in palestra per buttar giù l’odiosa pancetta, mentre lo si trova facilmente per fare un giro di telefonate per organizzare una cena con gli amici, guardare una partita di calcio in tv, o, peggio, sonnecchiare un intero pomeriggio sul divano?
Attività piacevoli, queste ultime, non v’è dubbio, e a volte anche necessarie, ma forse poco proficue. Teoria ancor più valida, se a queste sussegue lo sconforto che assale chi, giorno dopo giorno, avverte l’amara sensazione di concludere poco, o nulla. La domanda da porsi è allora questa: sono sicuro di impiegare il mio tempo nel miglior modo possibile? L’ovvia risposta è: no!

Secondo il parere degli esperti, infatti, una cattiva gestione del tempo è la prima causa di scarso successo di qualunque progetto. Abbiamo chiesto a questi, quindi, di far luce su quello che in gergo viene definito “Time Management”, ovvero, la capacità di gestire e organizzare questa preziosa risorsa.

Cosa si intende per “Time Management”?
Risponde il Dr. Antonio Dondolini, Personal Coach e Tainer di Programmazione Neuro Linguistica

Il time management è un approccio nuovo e per molti aspetti rivoluzionario ad uno dei fattori più importanti della nostra esistenza: il tempo.

Sino ad oggi il tempo è stato considerato soltanto come una delle molteplici variabili (ed una delle più importanti) che influenza la nostra vita in ogni suo aspetto. In questa visione il tempo veniva visto come un fattore limitante con il quale fare i conti, una variabile che potenzialmente, e spesso anche fattivamente, limita o addirittura impedisce i compiti e le attività umane nonché il raggiungimento di determinati obiettivi.
Questa variabile sino ad oggi è stata subita passivamente; tuttalpiù si è lavorato per aumentare (o a seconda dei casi diminuire) il tempo a nostra disposizione (o quello necessario) per l'esecuzione di un determinato compito.

Con il T.M., invece, siamo di fronte ad una vera e propria rivoluzione copernicana nell'approccio al fattore tempo. Infatti con questo innovativo modello il tempo passa dall'essere una variabile limitante subita passivamente al diventare una preziosa risorsa da amministrare e coltivare. Una risorsa che, al pari della altre, concorre alla riuscita di un determinato compito o al raggiungimento di un particolare obiettivo. Una risorsa che deve essere coltivata e valorizzata che, opportunamente gestita, può realmente fare la differenza e permetterci di eccellere in un determinato compito o ambito della nostra vita.
Il T.M. è quindi prima di tutto un cambiamento di mentalità.

Perché è importante?
Risponde Sara Cicolani, Strategic Coach, Manager del Benessere®, ideatrice dei metodi Wellness & Holistic Coaching®

Aiuta a trasformare le idee in realtà, ad imparare a gestire e programmare la lista di cose ‘da fare’, ad affrontare le situazioni ‘una per volta’, a progettare e raggiungere obiettivi in qualsiasi ambito della propria vita a breve, medio e lungo termine ed ovviamente molto di più.

E’un metodo utile per chiunque - ad es. una casalinga, un operaio, uno studente -, o è adatto solo a chi svolge un particolare tipo di lavoro che presume svariati impegni e scadenze?
Risponde la Dott.ssa Maria Donatella Stefanini, Medico chirurgo e Licensed trainer di PNL.

Nessuno ha impegni e scadenze più serrati di uno studente o di una casalinga: avete mai provato a preparare la colazione mentre vestite i bambini e lasciate la commissioni alla colf mentre mentalmente ripassate le commissioni da fare PRIMA di andare al lavoro? Il time management è utile per chiunque abbia a che fare con il tempo, e quindi per CHIUNQUE !

Quali sono i benefici di pianificare le proprie attività?
Risponde Tonino Borro, Corporate Coach in Programmazione Neuro Linguistica e Manager banca d'investimenti

La pianificazione nel tempo delle attività offre ad un individuo vantaggi concreti derivanti da un metodo. Nella sfera personale, l’individuo incrementa la sensazione di successo personale accrescendo l’autostima. Una corretta gestione del tempo permette un miglior bilanciamento tra impegni professionali e attività della vita privata, o ancora aumenta la consapevolezza della capacità di gestire specifiche situazioni critiche in rapporto al risultato atteso, mentre nell’ambito della propria cornice organizzativa il T.M. offre un modello che agevola la costruzione di una visione d’insieme più lucida, completa, ed evolve altri processi organizzativi della persona. Il metodo è applicabile in qualsiasi area dell’organizzazione degli obiettivi di vita importanti da conseguire.
In ultima analisi, nel contesto professionale i vantaggi che si colgono sono quelli di accettare sfide con rinnovate energie, sviluppare un pensiero imprenditoriale costituendo la base per impostare l’accesso a nuovi percorsi di carriera.

Cosa rischia chi non ha l’abitudine di organizzare il proprio tempo?
Risponde L’Ing. Giacomo De Candia, esperto di Peak Performance, formatore specializzato nell’area della Leadership

A mio avviso si corrono due rischi:il primo è che il proprio tempo venga “organizzato” dagli altri; il secondo rischio è che chi non organizza il proprio tempo otterrà meno risultati di quello che è il suo potenziale e sarà sempre “ad inseguire” gli eventi.

Risponde Federico Grianti Executive e PNL Coach

Il prezzo che paga chi non riesce ad organizzare il proprio tempo in modo efficace e produttivo e’ molto alto.La nostra vita scorre via veloce senza che noi riusciamo a mettere nella giusta priorita’ i nostri veri obiettivi e le cose importanti che vogliamo vivere. Riempiamo i nostri spazi di tempo con attivita’ inutili e non abbiamo spesso la forza di “guidare” le nostre attivita’.Il prezzo e’ lo spreco di una risorsa che non torna piu’.

E’ un elemento fondamentale per raggiungere i propri obiettivi?
Risponde Alessandro Luciani Amministratore Delegato Modulo Innovazione

Distinguerei l’organizzazione metodica della propria quotidianità dalla definizione degli obiettivi principali della propria vita. Nella gestione delle attività quotidiane una buona organizzazione aiuta a vivere meglio, mentre nel perseguimento dei propri obiettivi personali più che di organizzazione parlerei di determinazione. Il time management aiuta a determinare cosa è strategico ed essenziale da ciò che è semplicemente urgente.

Riguarda solo gli obiettivi a lungo termine?
Risponde Gianluca Gambirasio, Amministratore Olympos Group

No. Qual e’ il periodo di programmazione più importante in assoluto? Il giorno. Alla fine dell’anno il risultato generale non è altro che la somma dei risultati conseguiti ogni giorno. Programmiamo ed ottimizziamo attentamente ogni giornata di lavoro facendo tesoro della nostra agenda giornaliera come indispensabile strumento di supporto e di guida. Ogni giorno abbiamo sempre a disposizione: 24 ore, 1440 minuti, 86400 secondi.

Il tempo è uguale per tutti. L’utilizzo che ne facciamo e i risultati che otteniamo dipendono solo da noi. Anche le attività ripetitive che ci richiedono solo pochi minuti ogni giorno, se viste nell’arco di un anno intero diventano intere giornate lavorative. Occorre sempre domandarci se il tempo che investiamo su un’attività valga la pena oppure no. Se ad esempio ogni giorno navighiamo in Internet per trenta minuti, significa che in un anno investiamo quindici giorni lavorativi del nostro tempo navigando in Internet (calcolo effettuato ipotizzando otto ore di lavoro al giorno). Riuscire a dedicare nell’arco di una giornata anche pochi minuti per portare avanti un progetto per noi importante, può sembrare poco ma se riusciamo a mantenere la costanza di farlo per un lungo periodo, avremo fatto sicuramente un gran passo avanti. È solo riuscendo a trarre il massimo da ogni nostra giornata lavorativa che possiamo ambire a raggiungere importanti traguardi.

Oggi più che mai si ritiene importante svolgere più attività contemporaneamente per sentirsi “produttivi”: l’esigenza di pianificare, e saper dare la giusta importanza alle priorità, è forse una necessità del nostro tempo?
Risponde Luca Stanchieri, responsabile didattico Scuola Italiana di Life Coaching

Il multitasking è sopravvalutato. Alcune ricerche hanno dimostrato che fare più cose contemporaneamente significa semplicemente essere distratti più volte contemporaneamente. Ogni attività complessa e creativa richiede attenzione, concentrazione, attribuzione di importanza, a meno che non sia routinaria. Elaborare una scala di priorità, creare spazi/tempo dedicati alle cose che facciamo, costruirci un’agenda significa dedicare e indirizzare, orchestrare e concentrare le nostre capacità attentive. L’efficacia di un’attività dipende dall’attenzione che gli dedichiamo.

Come fa l’individuo a stabilire cosa va fatto prima, o meglio, quali attività mettere in primo piano rispetto ad altre?
Risponde Andrea Di Gregorio, Business Consultant, Personal Coach e NLP trainer

Secondo la mia opinione, tutto si basa sulla motivazione. Se c’è la motivazione si trova il tempo per fare ciò che si vuole e non si dimentica niente. La motivazione è poi fortemente legata ai valori, cui si relazionano le attività. Per esempio, se voglio andare a vedere la prima recita di mio figlio e mi trovo al lavoro con un’enorme quantità di cose da sbrigare, la scelta tra rimanere a terminare ciò che devo e correre da mio figlio dipende dalla posizione gerarchica cui il Valore ‘figlio’ sta rispetto il Valore ‘lavoro’. Se il primo occupa una posizione prioritaria nulla mi impedirà di assolvere il mio proposito, qualsiasi cosa possa accadere.Quando lavoro con un singolo o con un team, sul Time Management, svolgo fondamentalmente un lavoro sulla gerarchia dei valori, aiutando a comprendere che, una buona gestione del tempo, dipende essenzialmente da quanto si dà importanza alle cose della vita.

Qualcuno potrebbe essere in disaccordo con l’idea di avere una vita scandita da una tabella di marcia, ritenendo che questo modo di agire lo renderebbe simile ad un automa. Avendo una vita dettagliatamente programmata, non si corre il rischio di renderla grigia e noiosa? Risponde Sebastiano Zanolli, manager e scrittore.
Di solito sono quelli che passano la vita a lamentarsi di avere poco tempo e di non riuscire ad essere o avere di più. Altri invece invidiano chi ci riesce. Ma il punto non è scandire il tempo. Il punto è avere tempo, e tanto, per fare ciò che ci piace. E in un mondo come quello che abbiamo scelto questo significa ottenere risultati in modo veloce. Tutto il resto sono chiacchiere.

Risponde Pietro Paolo Prudenzano Licensed Trainer, Executive & Business Coach

Anche io sono in disaccordo con l’idea di avere una banale tabella di marcia. Se riduciamo il TM ad una lista di impegni scritti su una bella e magari costosa agenda, allora si corre il rischio di vivere una vita grigia e noiosa. Time Management invece vuol dire vivere veramente il tempo, sia dal punto di vista professionale che privato.

Assodata l’importanza della corretta gestione del tempo, che comportamento dobbiamo assumere circa gli imprevisti?
Risponde Roberto Erario, Life e Business Coach

I piani sono fatti sulla carta, le azioni sul campo. E’ fondamentale che il concetto di flessibilità entri nelle nostre abitudini, e ciò si può fare in due modi: 1) riservandosi in fase di pianificazione dei “cuscinetti” ovvero dei margini di tempo per eventuali imprevisti; 2) avendo un approccio attivo, sempre pronti a riprogrammare le attività pianificate se si verificano imprevisti maggiori.

Risponde Maxx Mereghetti, Trainer e Personal Coach

Nella vita siamo continuamente chiamati a scegliere, e spesso dobbiamo scegliere in situazioni di urgenza di fronte ad imprevisti. Ci sono persone che scelgono fuggendo da ciò che non le fa stare bene e persone che invece scelgono inseguendo i propri sogni e cercando ciò che li realizza. Credo che sapersi creare delle alternative sia la soluzione per potere fare delle buone scelte. Senza alternative si rischia di rimanere con le spalle al muro. La caratteristica dell’alternativa è che deve essere creata in anticipo e deve rappresentare una vera e valida alternativa, non un ripiego.

Esistono molte pubblicazioni, più o meno valide, che trattano il tema del time management: è sufficiente leggere un buon manuale, o è necessario frequentare un corso specifico?
Risponde Monica Giordani, Coach in Programmazione Neuro-Linguistica

Pratica pratica pratica, se non metti in pratica puoi avere pagato i migliori trainer al mondo, letto i migliori libri, e non cambierà una virgola della tua vita!

Quali consigli si possono dare a chi volesse testarne l’efficacia, c’è un metodo semplice da poter sperimentare subito?
Risponde Alessandro Saramin, Personal Coach e Trainer in PNL

Certo, il metodo che segue non solo è semplice ed efficace, ma con un po’ di pratica può triplicare o più la produttività personale. Condizione necessaria è rispettare tutti i passi esattamente come sono presentati:

• All’inizio della giornata identifica 1-3 risultati chiave che vuoi DAVVERO conseguire oggi, che PUOI REALISTICAMENTE conseguire e tali che se li conseguissi, potresti guardare indietro e dire: “WOW!”. Scrivili su un pezzo di carta o un post-it e tienili in vista per il resto della giornata
• Scegli uno dei tre risultati e chiediti qual è la singola azione più importante che puoi fare ora, che più di ogni altra ti avvicinerebbe a quel risultato
• Chiediti come potresti rendere quell’azione più divertente o eccitante
• Porta a termine l’azione scelta nel minor tempo possibile. Nel caso di imprevisti o interruzioni che richiedono la tua attenzione, occupati di essi e poi torna immediatamente a completare l’azione iniziale
• Una volta completata, ricomincia dal punto 2

(vai all'articolo originale: LiberoReporter)