LE AZIONI PREVENTIVE

Una delle caratteristiche costanti della nostra vita è che, prima o poi, tutto è destinato a cambiare. Trasformazioni, avvicendamenti, revisioni, errori, cancellazioni, creazioni, sostituzioni e nuove leggi sono semplicemente aspetti tangibili di questi cambiamenti.

Senza cambiamento un'organizzazione è destinata a stagnare.
Senza meccanismi capaci di controllare il cambiamento, invece, può originarsi il caos.

Decidere come risponderemo al cambiamento influenzerà la nostra esistenza: riuscire ad anticiparlo, infatti, ci offrirà l'occasione di prepararci per affrontarlo al meglio e, magari, trasformaro in opportunità.

Le azioni preventive costituiscono un approccio controllato che serve proprio a questo e che ci permette di non restare spiazzati da qualcosa che sta cambiando e di gestirlo efficacemente all'interno dei confini del nostro Sistema Qualità.

Nonostante la loro grande utilità, questo strumento - che rappresenta una vera e propria struttura all'interno della quale vagliare le conseguenze delle nostre azioni - rimane enormemente sottovalutato anche dai più esperti.

L'azione preventiva, all'interno della logica ISO 9001, viene vista spesso come "qualcosa che si fa dopo aver completato le azioni correttive" o se non ci sono errori da correggere.
E' vero, invece, proprio il contrario perché un buon lavoro sulle azioni preventive ci permette di ridurre drasticamente le azioni correttive ed è per questo che bisognerebbe abituarsi a vederle come quei controlli che svolgiamo durante le primissime fasi di un processo per assicurarci di non trascinarci difettosità a valle. Del resto questi controlli non sono, forse, a pieno diritto delle vere e proprie azioni preventive?

Ogni professionista che abbia un minimo di dimestichezza con la Qualità sa bene che aspettare che un processo sia terminato per prevenire la formazione di un difetto è estremamente pericoloso. Tutto questo lo sanno bene anche le organizzazioni che, infatti, si impegnano enormemente per prevenire qualunque tipo di calamità.

Come mai, dunque, si trova così tanta difficoltà nello strutturare un'azione preventiva e la si continua a vedere come una cosa astratta, quasi un inutile esercizio teorico da svolgere per presentarlo all'auditor di terza parte?
I motivi sono, essenzialmente, tre:

• occorre immaginarsi "cosa potrebbe succedere se..." e non è sempre facile
• certi responsabili qualità hanno una sorta di accanimento nel voler a tutti i costi ricondurre un'azione preventiva ad un processo specifico
• non ci si rende conto che l'azione preventiva, proprio come una qualsiasi azione correttiva, deve essere avviata a seguito di un'evidenza

Ma cosa hanno in comune le azioni preventive e le azioni correttive? Ecco le principali similitudini:

• sono uno strumento per il miglioramento continuo
• richiedono una giustificazione per essere avviate
• sono basate su un'analisi delle cause
• hanno bisogno di essere pianificate
• si chiudono con una verifica della loro efficacia e con una comunicazione a tutte le parti interessate di ciò che è stato fatto

Ci avete fatto caso? Le caratteristiche che abbiamo appena elencato sono quelle di qualsiasi processo controllato proprio perché un'azione preventiva non è altro che un insieme di varie attività che, probabilmente, l'organizzazione svolge già senza averle adeguatamente progettate e formalizzate.

Iniziate, dunque, a pensare alle azioni correttive non come un requisito della ISO 9001 da soddisfare ma come un vero e proprio strumento di management, fondamentale per assicurare alla vostra organizzazione una crescita capace di durare nel tempo.

Provate a dare un'occhiata a questa lista e chiedetevi negli ultimi tempi quanti dei fattori elencati sono rimasti invariati nella vostra azienda:

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

• requisiti del cliente
• personale
• macchinari, strumenti
• prodotti
• tecnologia
• concorrenza
• trend di mercato
• requisiti di riferimento
• software
• strategie

Ogni piccolo cambiamento all'interno di uno di questi fattori presenta problemi potenziali che potrebbero diventare reali se il cambaimento non venisse gestito nella maniera giusta. Ed ecco che facciamo un ulteriore passo avanti comprendendo che l'azione preventiva, in fondo, non è altro che uno dei tanti aspetti del risk management.
Per gestire le azioni preventive in maniera opportuna occorre che chiedersi quali rischi potrebbe provocare un qualsiasi cambiamento diventi una vera e propria abitudine per chi lavora nella vostra organizzazione.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':