L'AUDIT REMOTO

L'ultima emissione della norma ISO 19011 ha introdotto un concetto nuovo nel panorama degli audit: l'audit remoto.

Nel processo di auditing remoto l'auditor accoppia informazioni e una tecnologia di comunicazione relativamente nuova all'analisi dei dati, per valutare e documentare l'accuratezza del lavoro svolto su uno o più sistemi di gestione, indipendentemente dalla sua posizione fisica.
L'utilità di questo modo di procedere, ovviamente, risiede nell'eliminazione di tutti i vincoli legati ad uno spostamento fisico di una o più persone, in un utilizzo del tempo più efficiente, in un'archiviazione in elettronico certa delle evidenze oggettive e nella possibilità di costruire team di auditor provenienti da diversi Paesi e appartenenti ad ambienti culturali differenti (aspetto interessante soprattutto per le multinazionali).

Giustamente, uno dei nostri iscritti ha aperto una discussione sul forum di QualitiAmo, chiedendosi come fosse possibile un audit remoto, cioè un audit che non presupponesse la presenza fisica dell'auditor durante la verifica ispettiva.
Lo stupore è del tutto comprensibile, visto che in Italia siamo ancora poco abituati ad utilizzare le moderne tecnologie della comunicazione quali, ad esempio, le videoconferenze.

Qualcuno di voi ricorda il film "Tra le nuvole" con George Clooney che impersonava Ryan Bingham, un tagliatore di teste che lavorava in una società che vendeva servizi di riorganizzazione aziendale, ovvero che entrava nelle aziende e decideva di quali persone si potesse fare a meno? Ryan Bingham apparteneva alla vecchia scuola ed era convinto che, per licenziare una persona, occorresse almeno guardarla negli occhi ed essere pronti a gestirne le emozioni, seppure nei limiti di una professionalità che non poteva lasciare spazio alla pietà. Quando il suo capo, dunque, decide di cambiare radicalmente strategia e di contenere le spese collegandosi in remoto con le aziende da ristrutturare ed effettuando i licenziamenti da una parte all'altra degli USA semplicemente utilizzando una video conferenza, Ryan si trova spiazzato e ha difficoltà a lavorare nel modo nuovo perché sente che gli manca qualcosa, forse semplicemente una dimensione più umana.

Con l'audit remoto ci troviamo davanti lo stesso problema.
Difficilmente, ad esempio, l'esperienza e la professionalità di un auditor permetterebbe di applicare a distanza la regola dei 5 minuti o di cogliere certe sfumature ma, se pensiamo per un momento al risparmio di energie, di risorse economiche e di tempo, forse vale la pena almeno di tentare.
Molte delle preoccupazioni espresse sull'auditing remoto, come ci spiega IRCA, sono simili, infatti, a quelle che riguardano i controlli in loco tradizionali e che, negli ultimi tempi, sono state in qualche modo superate (del resto sarebbe impossibile controllare di continuo un fornitore che si trova dall'altra parte del mondo, giusto?)

Molto probabilmente non tutte le aree potrebbero, però, essere controllate in remoto attraverso un audit. Credo, infatti, che risulterebbe difficile farlo in certi ambienti produttivi ma perché rifiutare a priori l'idea per quanto riguarda gli uffici, ad esempio? Se dovessimo semplicemente accedere a dati e documenti, una verifica ispettiva in remoto potrebbe essere la strada giusta da seguire per recuperare efficienza e per prendere confidenza con questa nuova possibilità.

Un audit del prossimo futuro nell'ambito dei servizi, dunque, potrebbe, ad esempio, comporsi:

• per una percentuale di lavoro fatto in autonomia dall'auditor che controlla documenti e dati con le risorse messe a disposizione in remoto dall'azienda;
• di una seconda parte in percentuale, forse, minore in cui l'auditor "interroga" in videoconferenza le persone che possono spiegargli il funzionamento del processo;
• di un'ultima parte, a questo punto decisamente piccola, di verifica dal vivo

In un ambito produttivo complesso, invece, le percentuali potrebbero rovesciarsi e prevedere:

• una breve sessione in remoto;
• una più lunga visita in loco dello stabilimento

ma avremmo comunque un recupero di risorse perché potremmo decidere di accorpare le verifiche in loco spostandoci per un tempo minore (visto che le ispezioni dei documenti le avremmo già fatte senza spostarci) o di utilizzare un uomo sul posto che, pur dotato di minori competenze rispetto all'auditor che lo segue a migliaia di chilometri di distanza, potrebbe contribuire a creare una buona situazione di compromesso recandosi fisicamente là dove occorre essere presenti di persona (il collegamento potrebbe essere assicurato tramite una webcam).

Ma cosa cambierebbe davvero ricorrendo ad un audit remoto e sostituendolo all'audit classico?
Probabilmente non si presterebbe più attenzione al singolo carteggio del singolo progetto (ordine, fornitura, ecc.) ma allo svolgimento dell'intero processo (tramite la visione dell'ERP, la procedura elettronica di approvazione, ecc.), la "passeggiata" fisica del verificatore nei reparti, negli uffici o in magazzino verrebbe sostituita da una visione attraverso la telecamera e l'individuazione delle singole anomalie che ora avviene tramite l'analisi dei dati da parte di un auditor esperto verrebbe sostituita da un continuo controllo in tempo reale dei rapporti di analisi.

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Ovviamente, in fase di pianificazione bisognerebbe prendere in considerazione tutte le problematiche legate ad una cattiva connessione internet, ad una piattaforma inaffidabile, ad una non corretta identificazione della persona auditata o alla mancanza di formazione relativamente alle nuove tecnologie (da parte della persona auditata ma anche del verificatore) ma si tratta solamente di maturare esperienza.

Cosa ne pensate?

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