CAMBIARE GRAZIE ALLE BUONE IDEE

Migliorare, come sappiamo, è uno dei cardini della Qualità e della ISO 9001:2015. Ma per migliorare, a volte, servono nuove idee e non è sempre facile trovarle. In questo articolo prenderemo in esame le principali tecniche per trovare nuova ispirazione e nuove idee e indicheremo per ognuna i tratti principali perché possano essere messe subito in pratica, in modo da trarre un vantaggio immediato dalla loro applicazione.

Tecnica dei vantaggi e degli svantaggi

Ci sono diverse varianti di questa tecnica: qui ci limiteremo a descriverne solo due. La prima si basa sui criteri impliciti mentre la seconda utilizza criteri espliciti.

Questi sono gli step da seguire per appplicare la prima variante:

• per ogni idea sviluppare una lista separata dei vantaggi e degli svantaggi che deriverebbero dalla sua applicazione;
• selezionate l'idea (o le idee) che ha (hanno) conteggiato più vantaggi e meno svantaggi

Per la seconda variante, invece, occorre:

• sviluppare una serie di criteri da utilizzare per valutare le idee raccolte;
• elencare questi criteri su un foglio di carta nella parte alta e in orizzontale;
• riportare sullo stesso foglio tutte le idee raccolte, elencandole in verticale;
• passare in rassegna tutte le idee avute, segnando una crocetta in corrispondenza di ogni vantaggio che si può ottenere mediante la sua applicazione;
• contare le crocette ottenute da ogni idea e selezionare quella che ne ha di più

Entrambe le varianti di questa tecnica presentano dei pro e dei contro.
La prima, ad esempio, ha come vantaggio il fatto di prendere in considerazione vantaggi e svantaggi che possono essere peculiari anche solo di una singola idea. D'altro canto, però, la sua applicazione richiede più tempo, dato che un confronto diretto è più difficile, visto che mancano dei criteri standard e "pesati" e che la valutazione è soggetta al filtro dell'esperienza di chi la fa.
Il punto di forza della seconda variabile, invece, risiede nella sua capacità di riuscire a valutare un numero maggiore di idee in meno tempo, proprio grazie all'utilizzo di criteri standardizzati e al fatto che i risultati sono sicuramente meno manipolabili. Anche questo metodo, però, presenta almeno uno svantaggio, quello di pretendere risposte forzate: "bianco" o "nero", "sì" o "no".

Metodo Battelle

Sviluppato dall'Istituto Battelle di Columbus, Ohio, per effettuare uno screening delle opportunità di sviluppo dei singoli business, il metodo Battelle utilizza tre diversi livelli per valutare le idee. Ogni livello fa riferimento a criteri che, progressivamente, portano ad una lievitazione dei costi.

Nel metodo Battelle i costi si riferiscono all'investimento di risorse richiesto per ottenere le informazioni che servono per valutare un'idea. Le idee, dunque, vengono divise in tre livelli:

• quelle che si possono valutare facilmente mediante una raccolta di informazioni agevole (primo livello);
• quelle la cui valutazione è più impegnativa perché si basa su informazioni un po' più difficili da ottenere (secondo livello);
• quelle veramente difficili da valutare proprio per la difficoltà di avere informazioni affidabili su di esse e sulla possibilità di una loro applicazione

Il vantaggio di questo metodo è che rende possibile ridurre un gran numero di idee a poche, quelle che possono essere messe facilmente sotto esame.

Per applicare il metodo Battelle occorre:

• sviluppare dei criteri relativi ai costi di un'eventuale analisi dell'applicazione di ogni idea;
• stabilire un punteggio soglia per accettare o meno un'idea in base alla valutazione fatta in precedenza relativamente ad ogni criterio scelto;
• confrontare ogni idea con i criteri elencati e rispondere se è facile valutarla o meno in base ad essi;
• eliminare ogni idea che riceve un certo numero di "no" come risposta;
• facendo riferimento alle idee rimaste, eliminare quelle che ricadono sotto la soglia minima stabilita in precenza;
• a questo punto le idee sopravvissute andranno valutate mediante un punteggio ottenuto moltiplicando il valore ricavato dal confronto con ogni criterio per il peso ad esso assegnato

Questa procedura può anche servire a migliorare la comunicazione tra i vari dipartimenti aziendali. Tenete riunioni settimanali per discutere i problemi lavorativi con il metodo Battelle. L'idea scelta potrà venire implementata da sola o con altre o tenuta da parte per un'ulteriore analisi.

Uno dei maggiori vantaggi del metodo Battelle è che fornisce un modo abbastanza efficiente per esaminare in maniera sistematica le idee. Mediante il coinvolgimento di un gruppo di lavoro nello sviluppo dei criteri di riferimento per l'analisi delle idee, inoltre, si farà in modo di aumentare l'impegno di ogni singola persona verso questo tipo di lavoro. Infine, l'utilizzo di criteri pesati assicura di assegnare ad essi un'importanza diversa a seconda dell'impatto che possono avere.

Sostenere le idee

Questo metodo enfatizza la valutazione delle idee piuttosto che la loro selezione. Il gruppo di lavoro analizza tutti gli aspetti positivi di ogni idea per assicurarsi che nessun aspetto di queste potenziali soluzioni venga trascurato. Le proposte esaminate vengono poi selezionate in base ai risultati ottenuti in questa analisi. Il metodo si articola in 4 passaggi:

• dare a ciascun membro del gruppo una lista delle idee selezionate in precedenza;
• assegnare ad ogni persona il ruolo di avvocato difensore di una o più idee;
• leggere la prima idea a voce alta e iniziare la discussione in sua difesa per provare che è la scelta migliore da fare. Ripetere la procedura per tutte le altre idee raccolte;
• quando tutte le idee saranno state discusse, rivederle insieme e decidere quale o quali vi sembrano maggiormente in grado di risolvere il vostro problema

Lo svantaggio che salta subito all'occhio nell'utilizzo di questa tecnica è che rende impossibile passare in rassegna un gran numero di idee. Procedere a questo tipo di analisi quando si hanno molte proposte da vagliare, infatti, porterebbe ad una grande perdita di tempo. La tecnica, inoltre, potrebbe non funzionare a dovere se all'interno del gruppo ci sono delle differenze di personalità molto forti che porterebbero inevitabilmente uno o più elementi ad imporsi sugli altri. In ultimo, focalizzarsi solo sugli aspetti positivi di un'idea può dare dei risultati distorti sul suo reale valore aggiunto. Se il tempo lo permette, dunque, sarebbe bene aggiungere anche dei commenti negativi alla valutazione per avere un giudizio complessivo più bilanciato.

A dispetto di questi svantaggi, però, la metodologia risulta ottima se utilizzata in unione con procedure maggiormente strutturate ed è perfetta quando un grande numero di idee è già stato vagliato fino a ridursi ad un ristretto gruppo di proposte da esaminare, ad esempio non più di 2-3 idee per ogni membro del gruppo di lavoro. Quando le idee da passare in rassegna sono poche, infatti, è più facile essere ascoltati e vederle analizzate più in profondità.

Matrice pesata

In contrasto con la metodologia Vantaggi - Svantaggi, che assume che tutti i criteri siano uguali in quanto a peso, questa matrice utilizza criteri pesati a seconda della loro importanza. Come risultato, la qualità delle idee selezionate è sicuramente maggiore.
La matrice pesata è identica alle tabelle di punteggi realizzate con il metodo Battelle, cambia solo la tecnica per il settaggio dei punteggi.

Gli step per applicarla sono:

• costruire una tabella con i criteri scelti, allineati in verticale nella parte sinistra e le opzioni da valutare in alto, allineate in orizzontale. Nella colonna accanto ad ogni opzione create poi una colonna che chiamerete Prodotto e che vi servirà per registrare il risultato della moltiplicazione dell'importanza del criterio per il punteggio ricevuto da ogni opzione;
• utilizzate una scala a 7 livelli di punteggio (dove 1 che indicherà un'importanza bassa e 7 indicherà un'importanza molto alta), e stabilite il grado di importanza di ogni criterio. Registrate i vostri punteggi nella colonna che avete riservato al peso di ogni criterio;
• utilizzando la stessa scala di punteggio date una valutazione ad ogni opzione (indipendentemente dalle altre) in relazione ad ogni criterio. Registrate i punteggi ottenuti dai criteri;.
• moltiplicate il peso di ogni criterio per il punteggio ottenuto da ogni opzione. Scrivete il prodotto ottenuto nell'apposita colonna;
• aggiungete tutti i prodotti per ogni opzione e scrivete la somma in una casella denominata totale, in fondo alla vostra matrice;
• selezionate l'idea col punteggio più alto e poi decidete se la scelta fatta riflette le vostre aspettive. Se così non fosse rivalutate l'importanza data ai criteri e considerate la possibilità di prenderne in esame di nuovi

Ci sono diverse cose alle quali prestare attenzione quando utilizzate questa metodologia. In primo luogo per applicarla occorre parecchio tempo. E' sicuramente più utile, dunque, quando avrete preso in considerazione un gran numero di idee e le avrete selezionate fino a ridurle ad un gruppo ristretto.
Secondo: l'idea che riceve il punteggio più alto potrebbe non andare a genio ad alcuni membri del gruppo di lavoro. In alcuni casi queste persone potrebbero esprimere insoddisfazione relativamente all'idea che ha ricevuto il punteggio più alto anche senza riuscire a dare una spiegazione reazionale. Quando questo capita si può provare ad aggiungere nuovi criteri e a ripetere tutto il processo o si può rivedere il sistema di punteggi per stabilire se occorra cambiare qualcosa.

La tecnica delle matrici pesate, comunque, è una metodologia molto popolare tra i gruppi di lavoro a causa della sua sistematicità nel processare le idee selezionate.

Brainstorming inverso

La tecnica classica del Brainstorming serve, come sappiamo, a generare un gran numero di idee. Il Brainstorming inverso, invece, serve ancora a generare idee ma non con lo scopo di trovare una soluzione ai problemi. Le idee vengono raccolte per criticare altre idee generate in precedenza.

Questo metodo si può considerare l'opposto di quello che abbiamo chiamato "Sostenere le idee"; in questo caso, infatti, si raccolgono le tesi negative e non quelle positive.

Le fasi da seguire per applicare la metodologia del Brainstorming inverso sono le seguenti:

• distribuire ad ogni membro del gruppo una lista delle idee generate in precedenza (o trascriverle su una lavagna ben visibile da tutti);
• chiedere ai componenti del gruppo di lavoro di alzare la mano quando vogliono esprimere una critica sulla prima idea da esaminare;
• quando le critiche relative alla prima idea sono finite, passare all'esame della seconda e così via fino ad averle terminate tutte;
• cercare alcune soluzioni per reagire alle debolezze individuate per ogni idea;
• selezionare l'idea (o le idee) chje hanno collezionato meno punti deboli

Proprio come il metodo "Sostenere le idee", questo tipo di brainstorming richiede moltissimo tempo per la sua applicazione se vogliamo analizzare un gran numero di idee. Dunque, è sicuramente meglio utilizzare questa tecnica solo dopo aver fatto una buona scrematura del materiale raccolto in precedenza. La maggiore debolezza di questa metodologia, però, risiede forse nel suo tono enfatico, focalizzato solo sugli aspetti negativi. Concetrandosi su ciò che non funziona, infatti, c'è il rischio di sviluppare un clima negativo che non favorisce certo la creatività.

Il punto di forza del Brainstorming inverso, invece, è la discussione che si sviluppa attorno ad ogni idea e che mira alla ricerca dei suoi punti deboli. Analizzare ogni singola idea e individuare eventuali ostacoli alla sua implementazione può offrire, infatti, un grande supporto al raggiungimento del successo del progetto perché permette di non essere colti impreparati durante il suo sviluppo.

Il modo migliore per utilizzare questo tipo di brainstorming è, probabilmente, in combinazione con la tecnica del Sostegno delle idee. Le due metodologie insieme forniranno, infatti, una valutazione decisamente più bilanciata e aiuteranno a sviluppare un clima di lavoro positivo.

Foglietti adesivi

La tecnica dei foglietti adesivi è uno dei metodi di votazione che consentono di scegliere le idee migliori in maniera semplice e veloce. Ogni membro del gruppo di lavoro riceve un numero fissato di cartoncini adesivi colorati con i quali può indicare le sue idee preferite. contrassegnandole con un colore identificativo.

Per applicare questa tecnica occorre:

• mostrare ai membri del gruppo la lista delle idee generate in precedenza, trascrivendola su una lavagna o su un cartellone;
• dare a ciascuno una serie di foglietti adesivci colorati (ogni persona riceverà cartoncini di colore diverso in modo da poter essere facilmente identificata e il numero di foglietti in dotazione sarà pari a circa il 10% del numero totale delle idee da valutare);
• chiedere ai partecipanti di votare le idee, attaccando i loro foglietti adesivi accanto a quelle che preferiscono (solo uno per ogni idea);
• contate i voti ricevuti da ogni idea e selezionate quella che ne ha di più

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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In aggiunta al vantaggio che deriva dal poter impiegare pochissimo tempo per la votazione, questa metodologia è utilissima anche per il fatto di mettere sullo stesso piano tutti i membri del gruppo.
Posizionare i foglietti adesivi accanto alle idee raccolte, infatti, è un'attività nella quale tutti i membri del gruppo hanno la possibilità di partecipare alla pari.

Associati a questa tecnica ci sono, comunque, anche alcuni svantaggi. Il primo, e forse il più importante, è la mancanza di anonimato durante la votazione che può portare alcune persone a fare scelte simili.
Vedendo votare gli altri, infatti, i membri più deboli del gruppo di lavoro potrebbero essere portati a votare come loro. Secondo svantaggio: non viene fatta alcuna discussione sui criteri utilizzati per il voto.

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