LA ISO 9001:2015 E' ADATTA PER
LE MICROIMPRESE?

La ISO 9001:2015, l'ultimo aggiornamento della norma ISO 9001, funziona molto bene nelle multinazionali e nelle piccole e medie imprese ma l'approccio che prevede è adatto ad organizzazioni molto più piccole come le microimprese, cioè, secondo la pubblicazione della Commissione Europea "User's Guide to Defining SMEs", le organizzazioni con meno di 10 dipendenti e con un fatturato annuo inferiore ai due milioni? Non è una domanda da poco, visto che più del 90% delle aziende italiane sono costituite da microimprese e che questa tipologia di imprese ha generato grandi cambiamenti all'interno delle economie di molti paesi, creando fonti di occupazione e una maggiore diversificazione del mercato.
Partiamo dalle definizioni, tenuto conto che si cercherà di essere generici e che nella definizione di microimpresa dovrebbe avere un peso anche il settore, dal momento che "micro" nel settore produttivo potrebbe voler dire una cosa mentre, se applicato all'attività di un fiorista o di una società di consulenza, potrebbe significare ben altro. Stando, però, sul generale le microimprese, solitamente, hanno processi spesso meno formalizzati delle organizzazioni più grandi, sono spesso in una fase di forte crescita, hanno al massimo due livelli gerarchici e un top management composto da una o due persone al massimo, si muovono spesso in ambienti molto creativi e impiegano persone che partecipano a (quasi) tutti i processi.

Tornando al nostro sistema qualità impostato secondo la ISO 9001:2015, come vanno soddisfatti i requisiti in organizzazioni così diverse dalle medie e dalle grandi imprese e quali sono quelli rilevanti che possono davvero dare loro una mano? Non dimentichiamo che non è affatto raro che in realtà di questo genere lavori una sola persona!
Iniziamo cercando di capire come debbano fare le microimprese a decidere se una certificazione ISO 9001 possa o meno essere utile al loro business. La prima domanda da farsi è relativa alla motivazione per cui si vorrebbe implementare la ISO 9001:2015 che andrà individuata tra quelle interne (come, ad esempio, il desiderio di migliorare i propri processi e il proprio lavoro) e quelle esterne (ad esempio la spinta alla certificazione derivante dai clienti). Stilare i propri obiettivi e le motivazioni che fanno propendere verso la certificazione aiuta a compiere il primo passo per chiarirsi le idee.
Il secondo step è quello di analizzare quali potrebbero essere gli ostacoli all'implementazione della ISO 9001. Se, ad esempio, il top management non è convinto di percorrere questa strada e di supportare attivamente lo sviluppo di un sistema qualità, il lavoro sarà difficilissimo, esattamente come sarà difficile fare qualità in un ambiente nel quale le persone pensano che un sistema di gestione possa portare solo burocrazia, perdite di tempo e molto lavoro in più senza restituire benefici.
Infine, è bene esaminare se si abbiano o meno a disposizione le risorse necessarie per supportare nel modo corretto la ISO 9001.

Se i dubbi non fossero relativi alla propria organizzazione ma all'utilità in assoluto della ISO 9001, ricordiamo che questo è lo standard relativo ai sistemi qualità più conosciuto al mondo e che una certificazione secondo questa norma confermerebbe che una microimpresa ha fatto uno sforzo per migliorare la qualità, al fine di continuare a fornire un prodotto o servizio che soddisfi costantemente i clienti. Se questo non dovesse bastare, attraverso il processo di riesame e di miglioramento continuo del sistema, la norma aiuta questa tipologia di organizzazioni ad aumentare l'efficacia di ciò che fanno e questo, a sua volta, fornirà maggiori opportunità in termini di ordini, redditività e stabilità negli affari. Un sistema qualità certificato permetterà anche di poter contare sempre su una logica comune e coerente e su processi ripetibili oltre che su un sistema avanzato che metterà bene in chiaro cosa deve fare ogni persona e come deve farlo.

L'applicazione di un sistema di gestione per la qualità contribuisce, quindi, a migliorare la parte operativa di una microimpresa, garantendo la soddisfazione del cliente grazie a una qualità adeguata e ragionevole e non è poco se teniamo conto del tasso di mortalità di questo tipo di imprese che, spesso, non hanno le conoscenze manageriali necessarie per restare in vita e sono impreparate ad affrontare la concorrenza. Queste realtà, infatti, nascono spesso perché le persone perdono il lavoro e decidono di diventare imprenditori o quando hanno bisogno di far crescere le loro fonti di reddito, pertanto è estremamente probabile che non si sia ben preparati per una tale sfida.

Chiarito quanto sopra, vediamo come dovrebbe essere strutturato un sistema per la gestione della qualità che consenta di assicurare ottime prestazioni ma che sia pensato per realtà di questo tipo. Iniziamo col dire che dovrebbe essere direttamente collegato alle strategie di business e che dovrebbe consentire alle imprese l'autovalutazione de lavoro svolto. Esattamente ciò che permette la ISO 9001:2015 che ha anche un occhio di riguardo per due aspetti che, solitamente, stanno a cuore delle microimprese: l'innovazione e la flessibilità. Anche un terzo aspetto, quello della dinamicità, è approfondito nella norma che ha requisti relativi all'analisi del contesto e delle sue continue mutazioni e alla valutazione dei rischi e delle opportunità che si rinnovano costantemente. Chiudiamo ricordando che la ISO 9001:2015 auspica la presenza di processi che siano quanto più possibile semplici e documentati come l'azienda ritiene utile per lavorare al meglio e che, quindi, anche la paura di un sistema documentale che paralizzi le attività è del tutto infondata.

Nel caso in cui si decida di avviare un processo di certificazione ISO 9001 in una microimpresa, è bene coinvolgere fin da subito le persone in questo percorso e comunicare i benefici ai quali si punta con la ISO 9001:2015. Fatto questo, bisognerà progettare una struttura semplice, facile da comprendere e che abbia chiare connessioni tra le sue varie parti rispondendo alla domanda:

"Come abbiamo intenzione di implementare la ISO 9001, tenuto conto delle peculiarità della nostra impresa e dell'ambiente in cui operiamo?"

Prima di iniziare il lavoro, infatti, sarebbe bene avere già un'idea ben chiara di come si adempirà ai diversi requisiti normativi, attraverso quali metodologie, tecniche e strumenti che non richiedano troppo tempo per essere appresi e che non siano troppo complicati da utilizzare. Non c'è bisogno, ad esempio, di pensare a un sistema strutturato composto da una multitudine di processi se la realtà della microimpresa può tranquillamente essere descritta attraverso un unico processo.

Infine, vogliamo sfatare una delle tante leggende metropolitane che riguardano la qualità e la ISO 9001 e che possiamo riassumere più o meno così: chi ha una microimpresa non può permettersi di pianificare ed, essendo la ISO 9001:2015 basata in gran parte sulla pianificazione, non è una norma adatta a realtà così piccole e in continua evoluzione. Beh, permetteteci di dire che, messa in questi termini, l'affermazione si rivela essere una grande sciocchezza senza alcun fondamento perché un buon piano non è altro che la formalizzazione di un percorso che si intende fare e che offre indicazioni su come allineare il lavoro quotidiano con la vision dell'organizzazione. Il comportamento di un'organizzazione è direttamente influenzato dalla vision e dai suoi valori guida e un piano non è altro che l'esemplificazione di questa visione o, se preferite, la rappresentazione della strada che, partendo dalla vision, arriva alla realtà. Il problema, probabilmente, è rapppresentato dal fatto che molti pensano che le microimprese non abbiano bisogno di pianificare perché vedono i piani come un mondo a parte rispetto alla visione, ai valori, alle passioni e ai principi di un'organizzazione. Se si vive la pianificazione come qualcosa di avulso e distaccato dalle persone e dai comportamenti di un'organizzazione, beh è del tutto comprensibile che non si auspichi questa strada per una piccola azienda (ma noi aggiungiamo che qualcosa del genere non è auspicabile nemmeno per una grande impresa!).

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla norma)

Un piano è estremamente importante per qualsiasi tipo di organizzazione ma potremmo dire che, forse, è ancora più importante per aziende così piccole e poco strutturate, ad esempio per trovare il giusto equilibrio tra la vita e il lavoro, per decidere se e come crescere, per rimanere motivati nel fare business, per liberarsi dalla paura delle crisi, per decidere se e quando accettare o rifiutare nuove opportunità, ecc. L'errore più comune che le persone fanno quando avviano una piccola attività è proprio quello di non porsi le domande difficili che sfocerebbero in un piano. Pianificare, quindi, è fondamentale ma è importante che non si perda di vista il fatto che una microimpresa è una sorta di microcosmo che richiede processi molto meno formali o stringenti e che la pianificazione non fa eccezione. Poiché i tempi legati al sistema causa-effetto sono molto più brevi in imprese di questo tipo, mantenere un certo grado di flessibilità o adattabilità è davvero molto saggio quando si pianifica.

Se l'argomento vi interessa, torneremo presto sull'argomento analizzando nello specifico come si può procedere operativamente.

PER SAPERNE DI PIU':