KATA

Il dizionario dei termini utilizzati nell'ambito della Qualità e della certificazione ISO 9001: Kata

kata

In lingua giapponese, si definisce come "kata" un modo preciso di fare le cose, un'azione di routine, un modello che si è soliti seguire, uno standard, una sequenza di movimenti predefinita.
Il termine è stato preso in prestito dall'ambiente delle arti marziali ed è diventato famoso grazie al libro del 2009 "Toyota Kata" di Mike Rother che ha descritto magistralmente le "kata", le abitudini, di Toyota, spiegando così le basi del suo successo planetario. "Kata", nelle arti marziali giapponesi, descrive una serie di movimenti coreografati che vengono praticati ripetutamente per sviluppare la memoria muscolare e la padronanza. Allo stesso modo, nel miglioramento della qualità, le kata implicano una serie di routine e protocolli che guidano la risoluzione dei problemi e guidano i progressi incrementali verso una condizione target desiderata. Se cerchiamo bene nei significati di "kata" sul dizionario giapponese, infatti, troviamo una nuova definizione che ben si adatta a Toyota e che è il punto da cui è partito Rother per scrivere il suo libro: "un modo di mantenere due cose allineate e sincronizzate tra loro". Secondo l'autore questi due elementi da sincronizzare sono le condizioni interne e l'ambiente esterno in cui lavora un'organizzazione. Se è vero, infatti, che l'ambiente esterno è, entro certi limiti, completamente imprevedibile, è indubbio che un'azienda può dotarsi di metodologie interne ("kata") che l'aiutano ad affrontare gli imprevisti con maggiore serenità e a mantenersi in armonia con l'ambiente esterno.

Le origini delle kata possono essere ricondotte, dunque, al Toyota Production System (TPS) e alla ricerca incessante di qualità ed efficienza da parte dell'azienda. L'approccio di Toyota al miglioramento continuo, noto come "Kaizen", enfatizza i cambiamenti piccoli e incrementali guidati dalle persone più vicine al lavoro. La kata si basa su questi principi e fornisce un modo strutturato per praticare e radicare le abitudini di miglioramento che hanno portato Toyota al successo. Mentre il termine "kata" è relativamente nuovo nel lessico del miglioramento della qualità, i principi e le pratiche sottostanti si sono evoluti all'interno di Toyota e di altre organizzazioni per decenni. Codificando queste pratiche in una metodologia chiara, Rother e altri hanno reso la kata più accessibile e applicabile a una gamma più ampia di settori e contesti oltre a quello manifatturiero, tra cui l'assistenza sanitaria, lo sviluppo di software e i settori dei servizi.

Le "kata" sono completamente diverse dalle tecniche produttive o dalle semplici istruzioni operative perché si riferiscono alle abitudini e ai modi di fare delle persone. Non sono nemmeno assimilabili ai principi che aiutano, piuttosto, a fare delle scelte, a prendere delle decisioni.
Due sono le kata che Mike Rother individua all'interno di Toyota:

  • "coaching kata": cioè l'abitudine a formare in maniera continua il personale
  • "improvement kata": cioè la consuetudine a migliorare un po' ogni giorno, su base continua

I principi della kata

I principi della kata sono:

  • stabilire una condizione o una sfida target - uno dei principi fondamentali della kata è la definizione di una condizione o sfida obiettivo chiara e misurabile. Questa condizione target rappresenta lo stato futuro desiderato che l'organizzazione o il team intende raggiungere. Deve essere allineata con gli obiettivi strategici generali ed essere sufficientemente specifica da guidare gli sforzi di miglioramento. La condizione obiettivo fornisce un senso di direzione e di scopo agli operatori e li aiuta a focalizzare le loro attività di risoluzione dei problemi
  • analizzare la condizione attuale - prima di intraprendere qualsiasi iniziativa di miglioramento, è fondamentale comprendere a fondo la condizione di partenza. Gli operatori devono dedicare del tempo a osservare, misurare e documentare i processi, i sistemi e i livelli di performance esistenti. Questa analisi aiuta a identificare le lacune tra lo stato attuale e la condizione target, nonché gli ostacoli o le sfide che devono essere affrontati. Una comprensione profonda della condizione attuale pone le basi per una risoluzione efficace dei problemi e per il miglioramento
  • stabilire la prossima condizione target - una volta analizzata e compresa la condizione attuale, il passo successivo è stabilire una condizione target intermedia. Questa condizione target rappresenta un piccolo passo raggiungibile verso l'obiettivo finale. Deve essere specifica, misurabile e sufficientemente impegnativa da spingere al miglioramento, ma non così scoraggiante da paralizzare l'azione. La condizione target successiva viene in genere stabilita attraverso un dialogo tra il praticante della kata e il suo coach o mentore, che fornisce una guida e un feedback
  • condurre esperimenti per avvicinarsi alla condizione target - una volta definita la prossima condizione target, gli operatori kata si impegnano in una serie di piccoli e rapidi esperimenti per avvicinarsi allo stato desiderato. Questi esperimenti sono progettati per testare le ipotesi, imparare dai risultati e migliorare in modo incrementale il processo o il sistema. Kata sottolinea l'importanza di condurre gli esperimenti in modo strutturato e scientifico, con previsioni chiare, raccolta dati e analisi. Gli esperimenti devono essere di portata ridotta, in modo da consentire iterazioni e aggiustamenti rapidi in base ai risultati
  • cicli iterativi di sperimentazione e apprendimento - la kata non è un evento unico ma un ciclo continuo di sperimentazione e apprendimento. Dopo aver condotto un esperimento, gli operatori riflettono sui risultati, traggono spunti di riflessione e utilizzano questa conoscenza per informare il ciclo successivo di esperimenti. Questo approccio iterativo consente un miglioramento graduale e costante nel tempo, in quanto ogni ciclo si basa sugli apprendimenti del precedente. La metodologia Kata sottolinea l'importanza di sviluppare una cultura della curiosità, della sperimentazione e dell'apprendimento continuo, in cui gli individui sono incoraggiati a provare nuove idee, a imparare dai fallimenti e a condividere le loro conoscenze con gli altri

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I vantaggi della kata

I vantaggi dell'applicazione della kata nel miglioramento della qualità sono innumerevoli. Vediamoli insieme:

  • favorisce la mentalità del miglioramento continuo - uno dei vantaggi principali dell'applicazione di questo strumento nel miglioramento della qualità è che coltiva una mentalità di miglioramento continuo in tutta l'organizzazione. Impegnandosi in cicli regolari di kata, i dipendenti iniziano a vedere il miglioramento come un processo continuo, piuttosto che come un evento unico. Sviluppano un occhio attento per identificare le opportunità di miglioramento e diventano proattivi nell'affrontarle. Questo cambiamento di mentalità è fondamentale per creare una cultura dell'eccellenza e garantire che la qualità rimanga una priorità assoluta
  • sviluppa le capacità di risoluzione dei problemi nei dipendenti - la kata fornisce un quadro strutturato per la risoluzione dei problemi che i dipendenti possono applicare nel loro lavoro quotidiano. Attraverso la pratica ripetuta delle routine kata, i dipendenti migliorano la loro capacità di analizzare situazioni complesse, scomporre i problemi in componenti gestibili e sviluppare contromisure efficaci. Queste capacità di problem solving non sono solo preziose per le iniziative di miglioramento della qualità, ma anche trasferibili ad altre aree della vita professionale e personale. Investendo nello sviluppo di queste competenze, le organizzazioni possono costruire una forza lavoro più resiliente e capace
  • allinea gli sforzi di miglioramento con gli obiettivi strategici - la kata assicura che gli sforzi di miglioramento della qualità siano allineati con gli obiettivi strategici dell'organizzazione. Le condizioni target stabilite durante il processo derivano dagli obiettivi generali dell'azienda, assicurando che tutte le attività di miglioramento siano focalizzate sul raggiungimento dei risultati più critici. Questo allineamento aiuta a dare priorità alle risorse, a evitare le distrazioni e a mantenere una chiara linea visiva tra il lavoro quotidiano di miglioramento e il quadro generale. Collegando la kata alla strategia, le organizzazioni possono accelerare i loro progressi verso gli obiettivi chiave della qualità
  • incoraggia i cambiamenti piccoli e incrementali - la kata promuove l'idea di apportare piccoli cambiamenti incrementali, piuttosto che tentare grandi trasformazioni dirompenti. Scomponendo gli obiettivi di miglioramento in condizioni target più piccole e gestibili, i professionisti possono intraprendere azioni mirate che sono meno rischiose e più facili da implementare. Questi piccoli cambiamenti si accumulano nel tempo, portando a miglioramenti significativi della qualità, dell'efficienza e delle prestazioni. L'approccio incrementale permette anche di creare cicli di feedback più rapidi, consentendo agli operatori di aggiustare rapidamente la rotta in base ai risultati dei loro esperimenti
  • consente un adattamento agile alle condizioni mutevoli - nell'attuale panorama aziendale in rapida evoluzione, la capacità di adattarsi alle condizioni mutevoli è fondamentale per il successo. La kata fornisce un quadro per un adattamento agile, incoraggiando la sperimentazione e l'apprendimento continui. Quando i professionisti si impegnano nei cicli kata, raccolgono costantemente nuove informazioni, testano ipotesi e modificano il loro approccio in base ai risultati. Questo processo iterativo consente alle organizzazioni di essere più reattive ai cambiamenti dei requisiti dei clienti, delle dinamiche di mercato o dei progressi tecnologici. Abbracciando la kata, le aziende possono sviluppare l'agilità necessaria per prosperare in tempi incerti e mantenere un vantaggio competitivo nei loro settori
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