LE PERFORMANCE DI UN TEAM COME BASE PER IL MIGLIORAMENTO

Come può un'azienda trovare il tempo per migliorare se i suoi manager trascorrono tutto il loro tempo a "combattere gli incendi" (gestire le emergenze) e a barcamenarsi tra le diverse responsabilità quotidiane?
Come è possibile migliorare un processo quando l'organizzazione ha a malapena le risorse per mantenerlo?
Chiunque lavori in un'organizzazione, grande o piccola che sia, sa bene che questi ostacoli sono fin troppo comuni, purtroppo. Un approccio che può sfruttare al meglio le risorse a disposizione e che permette di abbattere le continue emergenze è l'uso dei team di miglioramento dei processi.

Un team di miglioramento dei processi è un gruppo selezionato di persone che viene sfidato a migliorare un processo selezionato. E' formato da un process owner, da un team leader e da coloro che fanno parte della forza lavoro coinvolta in qualche modo, direttamente o indirettamente, nel processo. Non deve mancare, poi, una rappresentanza di tutti i fornitori ed i clienti rilevanti a monte o a valle del processo.

Affinché il lavoro venga svolto al meglio, è fondamentale che le persone all'interno del team siano davvero coinvolte in ciò che fanno. Persone che sentono di essere importanti per l'azienda e che sono ben guidate implementeranno cambiamenti davvero importanti e questi cambiamenti continui saranno la base del miglioramento aziendale e di una cultura sempre più solida.
Il coinvolgimento dele persone all'interno di un team, il più delle volte, coincide con l'appartenenza a una grande squadra. In un team che funziona bene, a tutti importa l'uno dell'altro e tutti capiscono lo scopo del lavoro da fare e hanno una vision chiara di ciò che va fatto. Le organizzazioni funzionano meglio quando i singoli individui si identificano con il lavoro di squadra e hanno come obiettivo quello che squadra "vinca". I membri del team si devono sentire sicuri e devono essere certi che la squadra li sosterrà. In cambio, queste persone danno il meglio di sé, portando avanti gli obiettivi dell'organizzazione.

In un mondo concentrato sempre di più sul successo individuale, la forza di una grande squadra può tendere quasi a perdersi ma un buon team può coltivare e proteggere ogni individuo al suo interno.
Puntare sull'efficienza sta diventando ogni giorno più importante poiché la tecnologia e le tecniche di miglioramento dei processi proliferano in tutto il mondo e solamente un lavoro davvero efficiente può controbilanciare i vantaggi che derivano da una manodopera meno costosa. Tutte le organizzazioni che vogliano davvero essere competitive devono impegnarsi a migliorare, facendo di più con minori risorse a disposizione, almeno fino a quando ci si dovrà confrontare con una concorrenza di livello globale.
Attenzione a non fraintenderci: "ricercare efficienza" non significa lasciare alcune persone senza lavoro ma puntare a una crescita maggiore, trovando un modo più intelligente e competitivo di utilizzare la forza lavoro addizionale che un aumento di efficienza può far guadagnare. Non si può puntare ad avere un buon gruppo di lavoro se c'è la paura di cambiare e di perdere il lavoro.

Ancora più importante, però, è puntare su tutte quelle implicazioni positive per i collaboratori che emergono quando le organizzazioni diventano più efficienti. Ci sono, infatti, moltissimi benefici positivi che derivano dalle prestazioni di un team davvero impegnato in ciò che fa. Per ricordarne solamente qualcuno:

• il posto di lavoro diventa un po' più sicuro grazie alla maggiore efficienza che permette di utilizzare meglio le risorse e di migliorare alcuni indicatori finanziari;
• si lavora con maggiore soddisfazione perché le cose funzionano meglio;
• il morale della squadra migliora;
• c'è un maggiore allineamento con i desideri del cliente e, di conseguenza, l'azienda diventa più competitiva

Una leadership basata su una vision forte deve investire nella cultura, sviluppare le competenze, fornire gli strumenti, i sistemi e le conoscenze per spostare il team dallo stato attuale a quello di un futuro che corrisponda alla vision. Il lavoro dovrebbe essere organizzato in questo modo:

• partire accertandosi di voler davvero cambiare e impegnarsi in tal senso;
• identificare lo scopo del cambiamento e favorire la crescita di una cultura adatta a sostenere il miglioramento che si sta cercando;
• assemblare un team che sia ben informato sul processo e, possibilimente, che sia composto da persone che hanno metodi di ragionare diversi tra loro e che provengano da diverse aree funzionali. Ciò consente una visione più ampia del problema e semplifica la mappatura degli impatti sugli altri processi dell'azienda;
• organizzare la squadra, dimensionandola correttamente per il lavoro da svolgere;
• comunicare in modo trasparente l'approccio scelto. L'intera squadra ha bisogno di capire dove si sta dirigendo e perché il percorso è così importante. Stabilire le regole di base già nel primo incontro. Far sapere a tutti quali sono le aspettative in termini di presenze, partecipazione e requisiti di tempo;
• stabilire gli obiettivi della squadra e gli indicatori che saranno ritenuti rappresentativi delle prestazioni del processo;
• una volta definiti gli indicatori, il team sarà pronto per fare un brainstorming sulle opportunità di miglioramento. È importante guidare questo momento nel migliore dei modi per incoraggiare tutti i membri del team a partecipare e a trattare con rispetto tutte le idee che emergeranno nell'incontro. Una volta che tutte le idee saranno state registrate, valutate quali implementare, in base all'impatto che avrebbero;
• allocare le risorse necessarie al cambiamento;
• guidare il lavoro e la transizione. Stabilire un programma di riunioni periodiche per il follow up dei risultati da parte del team. Una buona pratica è programmare riunioni settimanali, in modo che l'impatto delle azioni eseguite in precedenza possa essere osservato nei risultati parziali e si possano - eventualmente - mettere in atto nuove misure per correggere o aumentare le prestazioni;
• misurare e analizzare il processo;
• indagare i processi attuali e i requisiti del cliente e misurare i risultati ottenuti, in base agli standard di lavoro applicati;
• semplificare il lavoro e migliorare il flusso del processo per fornire valore in modo efficiente;
• rendere visibile il lavoro fatto e i dati ricavati;
• standardizzare i nuovi processi di lavoro, le procedure alla base della nuova gestione e le misure di controllo da applicare;
• valutare le prestazioni della squadra;
• sostenere le prestazioni del team;
• sostenere nel tempo le performance raggiunte

Questo approccio può essere utilizzato indifferentemente dal leader di un piccolo team o dalla direzione sull'intera organizzazione. La chiave è ottenere che tutti partecipino al cambiamento, indipendentemente dalla sua portata. Nel suo libro, "Mindset", Carol Dweck differenzia i due tipi di prospettiva mentale che portano a risultati decisamente diversi negli affari, nell'istruzione e nelle relazioni. Spiega che le persone con una mentalità definita come "fissa" vedono il proprio potenziale e quello degli altri principalmente come una funzione del talento innato che non può essere controllato, mentre le persone con una mentalità improntata alla crescita credono che qualsiasi capacità possa essere appresa o migliorata. E' un libro che consigliamo di leggere a chiunque accetti la premessa che migliorare è possibile e che punti a far crescere le proprie capacità per trasformare, guidare e sostenere una cultura dell'eccellenza. E chi meglio di un professionista che si occupa di Qualità?

Chi punta a lavorare davvero su un team perché diventi il volano del cambiamento che vuole vedere all'interno dell'organizzazione in cui lavora, può iniziare a chiedersi:

• "La mia organizzazione ha già provato a migliorare in passato?"
• "Se sì, con quale approccio e con quali risultati?"
• Se i risultati non sono stati positivi, chiedersi: "L'obiettivo è stato semplicemente l'ottimizzazione del processo o si è puntato sul miglioramento del processo mediante un cambiamento della cultura che lo sosteneva?"
• "Lo sviluppo e la crescita professionale delle persone era stato ottimizzato?
"
• "Vedevo gioia sul posto di lavoro?"
• "Quale sarebbe il valore per l'azienda se le persone lavorassero con serenità e gioia?"
• "C'è il bisogno di cambiare la cultura dell'organizzazione?"
• "Se è così, voglio davvero cambiare?"

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Concludendo, ci sono diversi punti deboli intrinseci nel processo di miglioramento se gestito esclusivamente dalla direzione e dal management. Uno su tutti è il fatto che coloro che generano idee e miglioramenti non sono impegnati operativamente sul processo il che, a volte, si può tradurre in azioni tese a risolvere i problemi percepiti e non quelli reali. Con i team di miglioramento dei processi, invece, la responsabilità di un cambiamento che abbia un reale successo si sposta, gradatamente, verso il basso, cioè verso le persone che lavorano quotidianamente sul processo e che sono in grado di intervenire con maggiore efficacia sulle reali problematiche, ovviamente con il supporto del management e della direzione che non deve mai mancare. Suggerimenti e idee vengono inviati dal basso verso l'alto e questo crea un senso di appartenenza e di entusiasmo impareggiabili nell'esecuzione dell'iniziativa.

Le soluzioni facili da implementare vengono identificate rapidamente e con la stessa rapidità si hanno i conseguenti risparmi immediati e i miglioramenti immediati dei processi. In questo modo, il lavoro di squadra viene enfatizzato e i collaboratori si sentono apprezzati perché è chi lavora sul processo a generare i miglioramenti.

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I team di miglioramento sono un ottimo strumento per risolvere i problemi, trattare le anomalie o migliorare i risultati raggiunti, lavorando per identificare le cause profonde che incidono su un determinato risultato e definendo azioni di contromisura per bloccarle. La chiave del successo e del raggiungimento di buoni risultati sono:

• la conoscenza tecnica del team
• il supporto manageriale
• l'applicazione di una metodologia di gestione ben strutturata

PER SAPERNE DI PIU':