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"Il rischio è la tela su cui l'audacia dipinge il suo capolavoro, ma la prudenza è la cornice che lo protegge"
(QualitiAmo)

Nella motivazione esistono due tipologie di focus

La teoria del focus motivazionale è stata sviluppata da Tory Higgins e da Heidi Grant Halvorson, psicologi sociali, che hanno condotto diversi studi per identificare le caratteristiche e i comportamenti tipici delle persone. Si occupa di come le persone si avvicinano ai loro obiettivi, compiti e decisioni, basandosi su due diversi orientamenti motivazionali: il focus di promozione e il focus di prevenzione.

• promozione: il focus di promozione si concentra sul raggiungimento di risultati positivi e sull'aspirazione a guadagni. Le persone con un forte focus di promozione sono motivate a realizzare progressi e successi, e tendono ad adottare un approccio che enfatizza la speranza, i traguardi e i sogni. Queste persone sono spinte dall'ideale di ciò che potrebbero guadagnare e sono quindi più inclini a prendersi dei rischi, a esplorare nuove opportunità e a innovare perché sono orientate verso il raggiungimento di obiettivi, successo, crescita e novità. I "promozione" sono motivati dalle sfide, dalle ambizioni e dalla ricerca di esperienze gratificanti e tendono ad essere ottimisti, proattivi e aperti al rischio. Sono persone più attirate da ciò che devono ancora avere più che da ciò che devono proteggere. Si concentrano su guadagno, desiderio, possibilità, creatività e idee
• prevenzione: il focus dei "prevenzione" si concentra, invece, sulla prevenzione dei risultati negativi e sulla sicurezza. Le persone con un forte focus di prevenzione sono caute, riflessive, motivate a evitare perdite, errori e fallimenti. Tendono a essere più affidabili e orientate ai dettagli, con un forte senso del dovere e delle responsabilità. L'obiettivo principale è mantenere lo status quo e assicurare la sicurezza e la conformità. Queste persone sono concentrate sulla sicurezza, sul risparmio, sulla vigilanza, sulla stabilità e sul dovere perché cercano il controllo

Il focus di promozione, quindi, è orientato al raggiungimento di obiettivi positivi ("Cosa posso guadagnare?"), mentre il focus di prevenzione mira a evitare esiti negativi ("Cosa devo evitare di perdere?"). Se dovessimo spiegarvi il tutto con un film, useremmo "Papillon" con uno Steve McQueen decisamente "promozione" e un Dustin Hoffman tipico "prevenzione".

ma cosa derivano questi due atteggiamenti?
Nasciamo con due bisogni primari:

• essere curati (ricevere cure materiali, significa che gli altri ci daranno cose che ci servono: soldi, cibo, attenzione, abbracci, ammirazione, crescita, risultati: promozione)
• essere protetti (prevenzione)

Promozione nella ISO 9001

Chi ha un focus motivazionale che ha come spinta la promozione, nella ISO 9001:2015 si concentrerà maggiormente sul miglioramento continuo del sistema qualità e sull'adozione di una cultura proattiva volta all'eccellenza. Nell'ambito della ISO 9001, questo significa sfruttare le opportunità per ottimizzare le attività e aumentarne l'efficienza, andando oltre il semplice soddisfacimento dei requisiti minimi. Le organizzazioni con un focus di promozione tendono ad essere più aperte all'innovazione e questo può tradursi nell'implementazione di nuove tecnologie o di metodi per migliorare la qualità dei prodotti e dei servizi, garantendo - al contempo - che queste innovazioni siano allineate con lo standard ISO 9001. Un altro aspetto chiave di questo focus è il coinvolgimento attivo del cliente per comprendere e anticipare le sue esigenze e aspettative.

Esempi classici di azioni che si basano sul focus della promozione sono:

• la diffusione della cultura della qualità: coinvolgere e sensibilizzare tutti i livelli dell'organizzazione sull'importanza del sistema di gestione e del rispetto dei requisiti ISO 9001
• la formazione continua: fornire al personale una formazione specifica sui propri ruoli e responsabilità all'interno del sistema, nonché sulle tecniche di miglioramento continuo
• la ricerca e sviluppo di nuove tecnologie e metodologie: innovazione per ottimizzare i processi e l'efficacia del sistema qualità
• il benchmarking: analizzare le best practice di altre organizzazioni per identificare opportunità di miglioramento (qui un approfondimento sul benchmarking)

Prevenzione nella ISO 9001

La prevenzione, nella ISO 9001, si concentra sull'identificazione e sull'eliminazione dei potenziali rischi e non conformità che potrebbero compromettere l'efficacia del sistema qualità o la soddisfazione del cliente. Questo si traduce nell'identificazione, valutazione e mitigazione proattiva dei rischi associati ai processi aziendali, prevenendo così difetti o non conformità. Tutto ciò implica un'attenta analisi e aderenza alla normativa, con l'obiettivo di evitare sanzioni, perdite finanziarie o danni alla reputazione. Un elemento critico di questa tipologia di focus motivazionale è la formazione continua e la sensibilizzazione dei dipendenti riguardo ai principi della qualità e ai requisiti specifici della ISO 9001 per assicurarsi che tutti siano informati sui potenziali rischi e sulle pratiche migliori per evitarli.

Esempi di azioni che hanno un focus motivazionale di prevenzione sono:

• l'analisi dei rischi e delle opportunità: identificare e valutare sistematicamente i potenziali rischi e le opportunità che potrebbero influenzare il sistema qualità
• la pianificazione del miglioramento continuo: definire e implementare misure per mitigare i rischi identificati e per cogliere le opportunità di miglioramento
• il monitoraggio e la misurazione: monitorare e misurare l'efficacia del sistema
• l'azione correttiva: implementare un sistema di gestione per identificare, correggere e prevenire il ripetersi di non conformità

Integrazione degli approcci "promozione" e "prevenzione"

L'integrazione efficace dei focus di promozione e di quello di prevenzione nella gestione della qualità consente alle organizzazioni di bilanciare l'innovazione con la prudenza. La chiave sta nel riconoscere che entrambi gli approcci sono complementari piuttosto che mutualmente esclusivi. Adottando una strategia che valorizza il miglioramento continuo e l'innovazione (promozione) mentre si mantiene un solido controllo dei rischi e si garantisce la conformità (prevenzione), le aziende possono navigare efficacemente verso l'eccellenza della qualità e il successo a lungo termine.

Il nostro suggerimento è quello di offrire una formazione mirata e specifica sui principi e sulle tecniche di promozione e prevenzione nell'ambito della qualità sia per migliorare i punti deboli delle persone sia per rafforzare ulteriormente quelli di forza, a seconda che vogliate riequilibrare il loro approccio al lavoro, bilanciando meglio i due focus, o sfruttarle per puntare all'eccellenza in uno dei due campi.

Sfruttare i diversi tipi di focus motivazionale nelle persone

Per applicare al meglio la qualità in azienda sfruttando i due diversi tipi di focus a seconda delle persone che ci troviamo davanti, è fondamentale comprendere le caratteristiche, le esigenze e il ruolo ricoperto da ognuna di loro.

La prima cosa da fare è identificare il profilo di ciascun dipendente, valutando se sia più incline al focus di promozione (orientato agli obiettivi e alle opportunità) o a quello di prevenzione (orientato alla sicurezza e al rispetto delle regole). Per identificare le due tipologie di profili all'interno dell'azienda, si potrebbe utilizzare un questionario o una chiacchierata informale con domande mirate. Qui vi lasciamo un esempio del questionario che potreste utilizzare, con una parte generale e una dedicata alla ISO 9001.

A questo punto potrete assegnare ruoli e responsabilità che meglio si adattano al focus individuale, incentivando l'impegno personale verso la qualità. Facendo qualche esempio pratico, incaricate i dipendenti orientati alla promozione di svolgere attività che richiedono innovazione e miglioramento continuo, come la gestione di progetti per l'implementazione di nuove tecnologie e assegnate ai dipendenti orientati maggiormente alla prevenzione compiti legati alla verifica della conformità, agli audit interni e alle attività di monitoraggio dei rischi.

Non dimenticate di creare sistemi di incentivi e riconoscimenti che valorizzino sia i contributi al miglioramento e all'innovazione sia l'efficacia nel prevenire problemi e mantenere standard di conformità alti.

E veniamo a un suggerimento pratico che, ne siamo certi, sarà utile a molti di voi: come capire se il vostro direttore generale o il proprietario della vostra azienda è più orientato verso la "prevenzione" o la "promozione"? Analizzatene con discrezione il comportamento, anche del passato: ad esempio, predilige la sicurezza e il rispetto delle regole o l'innovazione e l'assunzione di rischi calcolati? Come reagisce davanti agli errori e alle non conformità? Prestate, poi, attenzione al linguaggio utilizzato e alle priorità espresse. Parla di più di "prevenzione degli errori" o del "raggiungimento di obiettivi ambiziosi"? E dove risiede la sua enfasi? Sulla conformità o sul miglioramento continuo? Riflettete anche sui modelli di riferimento e sulle aziende che il vostro top management ammira: sono aziende focalizzate sulla stabilità e sul controllo o sull'innovazione e la crescita? Infine, valutate il livello di coinvolgimento della direzione nel sistema qualità: a quali attività partecipa più attivamente e dove riuscite a coinvolgerla maggiormente?

Se, ad esempio, il top management ha un focus sulla promozione, sarà più sensibile ad argomenti quali:

• la visione strategica della qualità;
• le nuove opportunità di mercato;
• il miglioramento della soddisfazione del cliente;
• il ruolo della leadership nel miglioramento continuo;
• la cultura dell'innovazione

Se la vostra è una direzione di questo tipo, potrete farvi supportare al meglio nel lavoro coinvolgendola nella definizione degli obiettivi di qualità, nei progressi del sistema qualità, nel riconoscimento dei successi individuali e collettivi, ecc.

E per quanto riguarda i colleghi con un ruolo operativo? Se hanno un focus sulla promozione, cercate di coinvolgerli il più possibile e di responsabilizzarli, formateli sulle tecniche del miglioramento continuo e non dimenticatevi di riconoscere il valore del loro contributo. Ascoltate le loro proposte e implementate quelle migliori, coinvolgendo le persone in team di miglioramento.

In generale, per le persone con un focus sulla promozione, dovrete puntare su:

• opportunità di crescita professionale legate al miglioramento dei processi della qualità;
• riconoscimenti e premi per le migliori idee innovative per elevare gli standard qualitativi nei loro ambiti di competenza;
• formazione su tecniche di problem solving creativo e strumenti di qualità avanzati per individuare nuovi modi di eccellere

E per quanto riguarda il focus sulla prevenzione? Per quanto riguarda la direzione, puntate sul fatto che il sistema qualità:

• ridurrà i rischi;
• migliorerà la conformità;
• minimizzerà gli sprechi e gli errori;
• proteggerà la reputazione dell'azienda

Cercate di capire quali sono le persone che sono più portate per la gestione dei rischi, l'identificazione e il controllo dei punti critici, l'adozione di procedure standardizzate, ecc. e coinvolgetele in attività quali l'analisi SWOT per identificare i rischi per la qualità, l'implementazione di sistemi di controllo preventivo per errori e difetti, la formazione specifica sui rischi specifici del proprio ruolo, l'identificazione e la gestione delle esigenze dei clienti, l'analisi dei reclami e dei feedback, l'implementazione di un sistema di gestione delle non conformità.

Per le persone con un focus sulla prevenzione, potremmo puntare su:

• un addestramento approfondito sulle procedure, sui controlli e sulle norme da seguire scrupolosamente per prevenire errori e difetti
• una reportistica dettagliata sugli indicatori e sessioni di feedback per evidenziare le aree di rischio e le non conformità da affrontare
• esercitazioni sulla metodologia di analisi delle cause per identificare e rimuovere le fonti dei problemi ricorrenti

Anche nella comunicazione, quando potete, cercate di sfruttare il focus motivazionale delle persone per incentivarle al meglio. Adattare la comunicazione interna per riflettere il focus predominante del destinatario, enfatizzando gli aspetti che sono più in sintonia con il suo orientamento. nel caso delle persone "promozione", comunicherete i successi e le opportunità derivanti dall'adozione di pratiche di qualità innovative, come l'apertura di nuovi mercati grazie all'eccellenza del prodotto mentre nel caso dei "prevenzione", punterete maggiormente a sottolineare come l'aderenza alla ISO 9001 minimizzi i rischi legali e finanziari e protegga la reputazione dell'azienda.

Conclusioni

Ovviamente, se avete letto bene l'articolo e se avete provato voi stessi a sottoporvi alle domande del questionario, avrete già capito che nessuno di noi è tutto "prevenzione" o tutto "promozione" perché entrambi i sistemi motivazionali sono necessari per "funzionare" bene nella vita. A seconda della situazione, infatti, uno o l'altro sistema può essere più adattivo. Anche se le persone, quindi, possono avere una predisposizione naturale per uno dei due sistemi, possono comunque utilizzare l'altro in determinate circostanze ed è anche bene abituarsi a farlo.
Facciamo qualche esempio pratico:

• Situazione: affrontare una presentazione importante al lavoro
  • Focus sulla promozione:
    • si prepara con cura, ricercando informazioni e creando una presentazione accattivante;
    • si esercita con entusiasmo, immaginando di tenere una performance impeccabile;
    • si concentra sui benefici che la presentazione può portare, come la crescita professionale e il riconoscimento da parte dei colleghi;
    • pensa: "Voglio fare un'ottima impressione e dimostrare le mie capacità", "Questa presentazione potrebbe aprirmi nuove opportunità in azienda", "Sono sicuro di poter conquistare l'attenzione del pubblico e trasmettere il mio messaggio con successo"
  • Focus sulla prevenzione:
    • si concentra su come evitare errori e critiche;
    • controlla e ricontrolla la presentazione per evitare errori di grammatica o di contenuto;
    • si esercita ripetutamente per sentirsi sicuro e ridurre l'ansia da prestazione;
    • pensa: "Non voglio fare brutta figura e deludere i miei colleghi", "Devo evitare di perdere il filo del discorso", "È importante che la mia presentazione sia impeccabile e priva di errori"
• Situazione: iniziare una dieta per migliorare la propria salute
  • Focus sulla promozione:
    • si concentra sui benefici che la dieta può portare, come una migliore forma fisica e un maggiore benessere;
    • sceglie cibi sani e gustosi che lo aiutino a sentirsi energico e vitale;
    • si impegna nell'attività fisica con entusiasmo, vedendola come un'occasione per migliorare la propria salute e divertirsi;
    • pensa: "Voglio sentirmi più in forma e avere più energia", "Mangiare sano mi aiuta a stare bene con me stesso e ad avere una vita più attiva", "Mi piace sperimentare nuove ricette salutari e fare attività fisica con gli amici"
  • Focus sulla prevenzione:
    • si concentra sui rischi e sulle conseguenze negative di una dieta malsana, come l'aumento di peso e le malattie;
    • evita cibi dannosi e limita le porzioni per non compromettere la propria salute. Si impegna nell'attività fisica con moderazione, preoccupandosi di non sforzarsi troppo;
    • pensa: "Non voglio ammalarmi o mettere a rischio la mia salute", "Devo evitare di ingrassare e di perdere il controllo del mio peso", "È importante che la mia dieta sia equilibrata e non mi faccia mancare nutrienti essenziali"

Sicuramente abbiamo un focus motivazionale di default, a cui tendiamo spontaneamente, ma tutto dipende dalle circostanze in cui ci troviamo. Possiamo applicare il filtro della prevenzione in determinati ambiti della nostra vita e quello della promozione in altri. L’importante è essere sempre consapevoli delle modalità con cui agiamo e capire da cosa è alimentata la nostra motivazione. Quante persone conoscete che affrontano una presentazione in pubblico come "promozione" e la dieta come "prevenzione" o viceversa? Quali altri esempi vi vengono in mente?

Focus motivazionale	Caratteristiche	Situazioni di utilizzo
Promozione	Orientato agli obiettivi Focus sul guadagno e sul successo Ricerca di opportunità Ottimismo e propensione al rischio	Lancio di nuovi prodotti o servizi Espansione del business in nuovi mercati Situazioni che richiedono creatività e innovazione Quando si vuole motivare il team verso obiettivi ambiziosi Imparare una nuova lingua o abilità Organizzare un viaggio avventuroso Investire in un hobby o passione personale
Prevenzione	Orientato alla sicurezza e alla stabilità Focus sulla prevenzione delle perdite Attenzione ai dettagli e alla qualità Prudenza e gestione del rischio	Gestione della qualità e controllo dei processi Situazioni di crisi o di incertezza economica Settori regolamentati o ad alto rischio Quando è necessario minimizzare gli errori e i rischi Pianificazione finanziaria per la pensione Preparazione di un piano di emergenza familiare

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
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