L'IMPORTANZA DELLA SCRITTURA NEL NOSTRO LAVORO

"La differenza tra la parola giusta e quella quasi giusta è la stessa che passa tra la luce e la lampadina"
(Mark Twain)

In un'economia della conoscenza come quella odierna, la scrittura è diventata una delle principali attività produttrici di valore. Fatta questa premessa, è ovvio che chi riesce a scrivere bene abbia una freccia in più nel suo arco anche nel campo della qualità e del management.

Cerchiamo di capirci bene. Saper scrivere, prima di tutto, significa riuscire a esprimere nel migliore dei modi quello che si ha in testa. La buona comunicazione, come abbiamo detto molte volte, sta alla base del nostro lavoro e le cose non cambiano quando questa comunicazione avviene in forma scritta.

Molti di voi probabilmente sono convinti che la scrittura richieda un talento speciale che alcune persone hanno e che molte altre non possiedono. In effetti, se parliamo di veri e propri scrittori, questo è sicuramente vero. Non si imparara a scrivere come un premio Nobel per la letteratura ma una scrittura chiara e corretta si ottiene tramite un un processo che può essere gestito proprio come qualsiasi altro processo aziendale. Se potete gestire persone, denaro e tempo, allora potete gestire al meglio anche la vostra scrittura. E potete trarre un vantaggio dai risultati ottenuti da una buona comunicazione scritta.

Lo scrittore James Baldwin sosteneva che si scrive per poter cambiare il mondo. Senza avere questa pretesa, riuscire a comunicare meglio quando scriviamo può davvero aiutarci ad avere risultati professionali migliori. Vediamo, dunque, come sviluppare al meglio le competenze necessarie per sfruttare a nostro vantaggio le leggi che regolano questa società dell'informazione.

Partiamo riflettendo sul fatto che, nelle organizzazioni di oggi, molte comunicazioni scritte arrivano ai lettori delle stesse senza alcun filtro e questo è estremamente pericoloso se chi le scrive non ha quel minimo di competenze necessarie per renderle comprensibili ed efficaci.
Del resto, il processo comunicativo scritto è davvero estremamente importante se uno studioso come Alvin Toffler ha identificato tre grandi cambiamenti nell'attività umana:

• il primo avvenne parecchie migliaia di anni fa quando la caccia e la pesca furono sostituiti dall'agricoltura che diventò la principale occupazione degli uomini.
  Nell'economia agricola che ne risultò, la ricchezza consisteva principalmente nella proprietà della terra;
• il secondo avvenne solamente circa 200 anni fa, quando l'agricoltura come principale attività economica fu sostituita dalla produzione, almeno nel mondo occidentale.
  Nell'economia industriale che ne risultò, la ricchezza consisteva principalmente nella proprietà delle fabbriche;
• il terzo e finora ultimo grande cambiamento sta avvenendo proprio in questi anni che vedono il processo produttivo diventare sempre più rapidamente un processo di elaborazione delle informazioni che si sta imponendo come la principale attività economica dell'umanità del terzo millennio.
  Entrando nell'economia dell'informazione e della conoscenza, la ricchezza risiede nella proprietà delle informazioni o meglio nella capacità di raccoglierle e comunicarle al meglio

La conoscenza è potere ma non è facile da raggiungere.

Se raccogliere e comunicare le informazioni sta diventando il nostro lavoro principale, dobbiamo cercare di farlo al meglio perché, in un'economia della conoscenza, il nostro successo personale e quello delle nostre organizzazioni dipendono da questo "lavoro sulla conoscenza".
Peter Drucker, un esperto di management tra i più importanti dei nostri tempi, ha affermato che non sono più le risorse fisiche o le capacità a costituire un vantaggio perché la differenza la fa la capacità produttiva dei lavoratori della conoscenza. Come se questo non bastasse, ricordiamo che W. Edwards Deming stimò che addirittura l'85 per cento dei problemi nell'ambito della qualità fossero fallimenti nella comunicazione.

Una grande parte del problema è rappresentata dal modo in cui pensiamo alla comunicazione. Troppo spesso, infatti, prendiamo decisioni relative alla comunicazione come se fossimo ancora in una società che appartiene al secondo grande cambiamento indicato da Toffler. In società come quelle di 100 o 200 anni fa, la comunicazione spesso era unica, dall'alto verso il basso. Le informazioni erano in possesso solamente del vertice organizzativo che decideva come e quando trasmetterle ai lavoratori e che lo faceva solamente se necessario. La maggior parte delle volte le persone erano solo dei ricevitori passivi di queste comunicazioni.
Uno dei motivi per cui oggi le aziende spesso comunicano come si faceva nel secolo scorso nasce dal fatto che il nostro sistema didattico non è ancora pronto per formare persone in grado di soddisfare su larga scala le esigenze di comunicazione di un'economia della conoscenza. I metodi scolastici spesso sembrano più adatti alle esigenze di mezzo secolo fa, piuttosto che a quelle di oggi. Cinquanta anni fa, infatti, relativamente pochi studenti (e futuri lavoratori) avevano bisogno di sofisticate capacità di comunicazione, quindi gli insegnanti non venivano invitati a dedicare molto tempo a lavorare con gli studenti per migliorare la loro capacità di esprimersi per iscritto. Nelle organizzazioni di oggi, però, il sistema piramidale tipico delle realtà di vecchio stampo spesso risulta appiattito e le conoscenze più o meno preziose in fatto di comunicazione dovrebbero risiedere un po' ovunque in azienda. Tutti i membri di un''organizzazione, infatti, dovrebbero essere non solo consumatori delle comunicazioni altrui ma anche produttori esperti.

La gestione delle comunicazioni in tempo reale è importante almeno quanto la gestione dei processi in tempo reale e, infatti, si sta muovendo dall'essere una responsabilità periferica e specialistica a diventare un elemento essenziale e integrale della leadership aziendale.

E' bene anche ragionare su un altro punto che, oggi più che mai, rende estremamente importante la comunicazione scritta: oggi chiunque può comunicare con centinaia (se non migliaia) di persone provenienti da diversi ambiti e da diversi posti nel mondo. Questo pubblico così diversificato rende la comunicazione molto più complessa, richiedendo una maggiore flessibilità e sensibilità.

Uno studio di Watson Wyatt nel quale si paragonavano le aziende capaci di buone performance con i loro concorrenti meno performanti ha evidenziato che nelle organizzazioni con performance migliori:

• le comunicazioni svolgevano un ruolo strategico;
• si faceva un lavoro migliore per spiegare i cambiamenti;
• ci si concentrava sull'istruire i propri dipendenti nell'arte di comunicare;
• si fornivano canali per le comunicazioni verso l'alto;
• i dipendenti comprendevano meglio gli obiettivi organizzativi e la loro parte nel raggiungimento degli stessi

Eccovi, allora, alcuni semplici suggeriment per migliorare la vostra comunicazione scritta:

• prestate attenzione alle comunicazioni che scrivete in una settimana tipica. Pensate a quanti messaggi ricevete e inviate. Considerate, poi, i modi in cui potreste aiutarvi per comunicare in modo più efficace ciò che siete soliti scrivere più spesso;
• prestate particolare attenzione ai risultati ottenuti grazie alla vostra scrittura e cercate di scoprire quali strategie comunicative funzionano meglio per ciò che dovete fare. Prendetevi un appunto ogni volta che non venite compresi nel modo giusto e cercate di capire perché. Fate la stessa cosa quando il vostro messaggio arriva nel modo corretto a chi vi legge e, anche in questo caso, cercate di comprendere come siete riusciti a trasmettere al meglio il messaggio;
• leggete le comunicazioni degli altri e studiate con particolare attenzione quelle che vi sembrano più efficaci. Ogni volta che ricevete un'e-mail particolarmente buona, salvatela e rileggetela periodicamente per studiarne stile e impostazione. In poco tempo avrete una raccolta di spunti, idee e suggerimenti utili a migliorarvi;
• se il vostro lavoro lo richiede, leggete comunicazioni provenienti da Paesi e culture diversi dai vostri per cercare di diventare più efficaci nel farvi comprendere da un pubblico eterogeneo;
• iniziate a raccogliere strumenti, metodi e tecniche per migliorare la vostra comunicazione scritta. Internet è una vera miniera d'oro e troverete molte risorse gratuite che vi permetteranno di migliorarvi

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente tutti i nostri articoli sulla norma)

Il primo passo per migliorare veramente, però, è capire che la comunicazione è una parte importante di qualunque lavoro si faccia oggi e che questo vale ancora di più per la nostra professione.
Cominciate a pensarvi come comunicatori appartenenti all'epoca del terzo grande cambiamento dell'umanità e preparatevi di conseguenza.

Molti potrebbero pensare che oggi la comunicazione scritta sia meno importante di cento anni fa perché la maggioranza dei messaggi che ai tempi sarebbero stati tramessi mediante la scrittura oggi possono essere inviati per via orale, al telefono. Perché, dunque, scrivere un'e-mail quando si può prendere in mano il telefono?

In effetti la comunicazione orale ha un sacco di vantaggi:

• in primo luogo, può essere istantanea: nel momento in cui si decide di dire qualcosa, si può dirlo;
• la comunicazione orale, specialmente quando è faccia a faccia, può portare molte più informazioni rispetto a quella scritta. Un semplice sopracciglio sollevato, infatti, può trasmettere diverse sfumature di significato che non sono possibili su una pagina scritta;
• il vantaggio più importante del messaggio orale, però, è la possibilità di ottenere un feedback immediato, anche durante la trasmissione stessa del messaggio. Questo rende possibile modificare costantemente la nostra comunicazione sulla base della risposta dell'ascoltatore;
• parlare, inoltre, richiede meno tempo rispetto allo scrivere. La scrittura, infatti, è quasi sempre più lenta e più difficile, se non altro perché abbiamo molta meno pratica nello scrivere che nel parlare. Ecco perché, a partire dalla fine del XIX secolo e per tutto il ventesimo, la percentuale di comunicazioni commerciali scritte è quasi sempre diminuita col tempo

Anche la comunicazione orale, però, ha i suoi svantaggi e, tra questi, il principale è la sua non permanenza. Il discorso scompare non appena viene pronunciato, ecco perché, ad esempio, un contratto orale non ha alcun valore. Il discorso può naturalmente essere registrato ma gran parte dei suoi contenuti importanti non sopravvive al processo di registrazione perché il suo contenuto è straordinariamente difficile da ricercare e recuperare.

Riconosciuta la superiorità di una comunicazione scritta rispetto a quella orale, almeno all'interno di certi ambiti professionali, è bene sapere che una buona scrittura richiede due abilità e che solamente una può essere insegnata.
La prima abilità, quella che non può essere insegnata, è ciò che viene chiamato "competenza", cioè la vostra conoscenza inconscia del linguaggio. La scrittura richiede un grado di organizzazione che si può imparare solamente attraverso la lettura e solo se il lettore presta la necessaria attenzione alle parole e alle frasi oltre che a quello che dicono. Per crescere nelle proprie capacità di scrittura, è necessario continuare a crescere come lettori.
Ciò che, invece, può essere insegnato è la "performance", cioè la capacità di produrre un testo scritto. Si articola in tre voci:

• la fiducia nella propria capacità di scrittura: uno dei motivi principali che porta le persone a parlare meglio di quanto scrivono è la loro paura, consapevole o inconsapevole, di scrivere male. Per superarla, è bene prendere coscienza delle competenze che già si possiedono e ricordare che la scrittura è molto di più del semplice rispetto delle regole;
• la conoscenza del processo: la seconda cosa che si può imparare è la conoscenza del processo. Le conoscenze sulla scrittura che ci vengono dalla lettura estesa sono tutte le conoscenze sul "prodotto" e non sul processo. Proprio come è possibile guidare per anni le automobili senza avere alcuna idea del processo di produzione delle stesse, è possibile leggere libri e articoli per anni senza avere alcuna idea del processo di scrittura. Jonathan Swift, autore de: "I viaggi di Gulliver", descrive il processo di scrittura in questo modo: "Eliminare, correggere, inserire, perfezionare, ingrandire, diminuire..." Di nuovo, W. Edwards Deming, ci viene in aiuto con questa osservazione: "Se non puoi descrivere quello che stai facendo come processo, non sai davvero quello che fai ";
• Il terzo componente che la formazione può fornire è il rafforzamento continuo: alcuni di questo "rinforzi" possono essere sotto forma di promemoria relativi alla fiducia nelle proprie capacità di scrittura o alla conoscenza del processo. Altri possono essere sotto forma di feedback sui lavori in corso. I rinforzi migliori, secondo noi, sono dei semplici esercizi e dei consigli su come valutare se stessi e su come imparare dai feedback relativi alla scrittura ottenuti sul posto di lavoro

Le tre componenti della formazione efficace sono interdipendenti. Quando diventerete più fiduciosi in voi stessi, infatti, diventerete anche più ricettivi per ciò che riguarda le nuove conoscenze di processo e più disponibili alla ricerca e alla ricezione di commenti sulla vostra scrittura. Quando acquisirete conoscenze sul processo, diventerete più sicuri sul processo di scrittura e più abili nel ricevere i rinforzi necessari a mantenervi concentrati sull'obiettivo. E quando riceverete un rinforzo continuo, sia la vostra fiducia che le vostre conoscenze di processo cresceranno.

La maggioranza delle persone che sono riuscite, nel tempo, ad adottare un buono stile per ciò che riguarda la loro scrittura in ambito professionale suddivide il processo di scrittura in tre fasi principali:

• pianificazione;
• redazione;
• revisione

dove, per quanto possa sembrare strano, il tempo dedicato alla prima e alla terza fase è decisamente maggiore di quello riservato alla seconda.

Se, dunque, prevediamo che la scrittura di un'importante e-mail di lavoro ci porterà via un'oretta di tempo, programmiamo circa 20 minuti per pianificarla, 10 minuti per la stesura e 25 minuti per la sua rilettura e revisione. A questo tempo aggiungiamo una pausa di 5 minuti tra la redazione e la revisione per chiaririci meglio le idee.

Partiamo, dunque, con la fase di pianificazione che, come abbiamo visto, per un'ora di scrittura dovrebbe portarci via più o meno una ventina di minuti.

In questa prima fase bisognerà:

• definire la comunità a cui appartengono i vostri lettori e stabilire se siate o meno diversi dal pubblico al quale vi state rivolgendo per ciò che riguarda personalità, atteggiamento, circostanze e conoscenze. Sembra una cosa da poco ma è fondamentale;
• adottare gli strumenti necessari per ottenere l'esito che desiderate. Definite il vostro scopo e scegliete di conseguenza;
• raccogliere tutte le informazioni che userete nel vostro scritto;
• organizzare le vostre informazioni in modo da poterle proporre ai vostri lettori nell'ordine migliore

Entrando nella fase di vera e propria elaborazione, una decina di minuti per un lavoro di un'ora, concentratevi su questi altri punti:

• in questa fase mettetevi nella condizione di poter sbagliare. Dedicando così poco tempo alla stesura, è abbastanza probabile che si farà un lavoro che dovrà essere per forza di cose modificato. Non preoccupatevene troppo. Con una buona pianificazione precedente e una buona revisione successiva, la cosa importante sarà semplicemente assicurarvi di aver espresso tutto ciò che volevate scrivere;
• subito dopo aver scritto, prendetevi una pausa di qualche minuto e tornate alla vostra bozza con una nuova prospettiva

L'ultima fase è quella della revisione e, come abbiamo visto, è anche la più lunga perché vi richiederà circa 25 minuti. Ricontrollando ciò che avete scritto, ricordatevi di:

• inserire nel vostro testo degli appositi segnali che possano guidare il lettore nella comprensione dello scritto. Vedremo insieme come fare;
• verificare che ogni frase sia ben comprensibile usando soggetti e verbi nel modo migliore per rafforzare il messaggio che volete trasmettere;
• accorciare le frasi per renderle più comprensibili e più semplici da seguire;
• controllare l'ortografia, la punteggiatura e la concordanza tra le diverse parti del testo

Una volta condiviso il testo, fatevi aiutare da chi l'ha letto a valutarlo in modo da ricevere suggerimenti mirati per migliorare col tempo.

Concentrandosi su ognuna di queste fasi, sarete in grado di scrivere sempre più velocemente ma anche in modo più efficiente ed efficace.

A questo punto, avete già imparato tre importanti lezioni:

• la scrittura è un processo che si può gestire;
• la scrittura di un testo importante andrebbe affrontata per fasi;
• dovreste dedicare più tempo alle fasi di pianificazione e revisione rispetto a quella di elaborazione

Nella fase di pianificazione di una comunicazione scritta che, come abbiamo visto, occuperà circa 20 minuti su un'ora mediamente dedicata a comunicare per iscritto, la prima cosa da fare è stabilire chi saranno le persone che leggeranno ciò che stiamo per scrivere, per poter impostare al meglio la relazione tra chi scrive e chi legge.

Perché questo passaggio è così importante? Perché la comunicazione sta nella mente della persona che la riceve e se questa persona non riesce a entrare in sintonia con noi e, quindi, a comprendere ciò che abbiamo da dire, stiamo semplicemente facendo del rumore.

Chi vi leggerà non dovrebbe essere sottoposto al compito di dover "tradurre" ciò che avete scritto, dovrebbe semplicemente assorbire le nuove informazioni.
Dato che chi scrive sa bene quale messaggio vuole trasmettere, è bene che si sforzi di farlo nel linguaggio più accessibile a chi legge.

C'è un bellissimo aneddoto che spiega bene questo punto di vista.
Quando russi e americani progettarono la loro prima missione spaziale, agli americani venne insegnato il russo e ai russi l'inglese, in modo che le comunicazioni potessero svolgersi agevolmente. Ma quale sarebbe stata la lingua parlata a bordo? Molto semplice: i russi avrebbero parlato inglese e gli americani avrebbero parlato russo! Il perché l'abbiamo spiegato prima: chi ascolta (o legge) non deve fare alcuna fatica a decodificare il messaggio, mentre chi parla (o scrive) può impegnarsi a trasmetterlo al meglio.

Vediamo, allora, quali sono i 3 criteri in base ai quali dobbiamo identificare i nostri lettori per scrivere un testo che venga compreso integralmente:

• la personalità - chi ci leggerà ha una personalità simile alla nostra oppure no? Si tratta di persone estroverse o introverse, intuitive oppure no, razionali o irrazionali?
  Cercate di capire la vostra tipologia di personalità e poi individuate quella del vostro interlocutore e, in base al confronto tra le due, definite il registro della comunicazione migliore che potrebbe non essere necessariamente quello al quale siete abituati;
• le circostanze - cercate di stabilire quali saranno le circostanze in cui chi riceverà il vostro messaggio lo leggerà.
  Se la comunicazione avviene faccia a faccia, le circostanze sono chiare ma per le comunicazioni scritte occorre fare uno sforzo maggiore. Se, ad esempio, scrivete a un operativo per spiegargli una nuova procedura, non nascondete le cose importanti in mezzo ad altro testo inutile perché la persona ha bisogno di avere una visione chiara e immediata di ciò che deve fare. Preferite, quindi, un elenco per punti o un'altra soluzione che evidenzi immediatamente ciò che bisogna fare.
  Considerate anche che, se la procedura che state trasmettendo, non verrà utilizzata immediatamente, c'è il rischio che le persone, quando si troveranno a dover gestire una situazione che ne richiede l'applicazione, si siano dimenticate di aver ricevuto gli aggiornamenti. Meglio una comunicazione breve che possa essere letta all'occorrenza, ad esempio posizionata là dove si deve svolgere il lavoro descritto nel documento;
• le conoscenze - l'ultimo criterio da valutare quando si deve determinare quale tipologia di lettore abbiamo davanti, sono le conoscenze che possiede.
  Se chi scrive e chi legge non hanno conoscenze in comune, la comunicazione non verrà colta nella sua essenza. Assicuratevi, dunque, che il vostro interlocutore abbia tutte le conoscenze di base per cogliere integralmente il vostro messaggio oppure riformulatelo in modo che sia alla portata del lettore

Ricordate la famosa frase di Maslow pubblicata anche qui su QualitiAmo: "Se l'unico strumento che hai in mano è un martello, ogni cosa inizierà a sembrarti un chiodo"?

Partiamo dagli strumenti, dunque e da qualcosa di elementare come potrebbe essere l'oggetto di un'e-mail. Quante volte vi è arrivata una comunicazione il cui contenuto non era riassunto adeguatamente nell'oggetto? Non fate anche voi lo stesso errore! La prossima volta che penserete all'oggetto di ciò che volete comunicare, identificatelo come un vero e proprio "scopo".
Volete comunicare qualcosa a qualcuno o volete chiedergli un'informazione? Accertatevi che lo scopo traspaia subito chiaramente nell'oggetto perché quelle poche parole sono la prima cosa (e spesso l'unica) che il ricevente leggerà. Lo scopo, naturalmente, può anche essere duplice. Potreste voler informare qualcuno che esiste una nuova procedura e chiedergli di seguire alcuni step ben precisi. Specificarlo costituisce un vantaggio enorme per chi dovrà leggere la vostra comunicazione perché avrà già ben chiaro il suo scopo e ciò che avrete scritto non costituirà un semplice rumore di fondo.

Riflettere meglio sull'oggetto della comunicazione, però, non serve soltanto a chi la leggerà ma anche a voi che dovete scriverla e che, in questo modo, avrete ben chiaro come comunicare affinché il messaggio sia più efficace.

Non si tratta mai di "ciò" che diciamo ma di "come" lo diciamo. Servitevi degli strumenti migliori che avete a disposizione!

E passiamo alla terza e quarta fase della pianificazione della scrittura: la raccolta di tutto il materiale che vi serve e la sua organizzazione.

A chi non è mai successo di mettersi a montare un mobiletto senza leggere prima le istruzioni e di accorgersi, a metà del lavoro, che gli mancava un attrezzo fondamentale? Quanto è irritante la corsa verso il ferramenta per completare il lavoro! Ecco, se vi siete riconosciuti in questo ritratto, non commettete lo stesso errore quando vi troverete a pianificare il messaggio che volete veicolare per iscritto. Partite con una raccolta esauriente di tutte le informazioni che vi servono. Interruzioni continue del lavoro di scrittura per cercare le informazioni mancanti non possono che compromettere la qualità finale del vostro messaggio.

Naturalmente sapere quali informazioni avete bisogno di raccogliere dipenderà da quale tipologia di lettori riceverà il vostro scritto e dallo strumento che deciderete di utilizzare, come già sapete.

Raccogliere le informazioni che vi servono per scrivere un messaggio efficace ha altri tre vantaggi oltre a quello di evitare continue interruzioni durante la scrittura:

• vi permette di concentrarvi per qualche minuto solamente sulle informazioni, in modo da analizzarle a dovere;
• riduce di molto la possibilità di scordare qualcosa di importante mentre scrivete la vostra comunicazione;
• preparerete una bozza del vostro scritto in modo molto più semplice

Terminata la fase di pianificazione della scrittura, non resta che dedicarsi alla preparazione della bozza del vostro scritto.
Come abbiamo visto, se l'intera attività di pianificazione, redazione e revisione vi richiederà un'ora, la fase di preparazione della bozza dovrebbe prendervi più o meno una decina di minuti.

Perché parliamo di "bozza" del testo? Semplice. In questa fase dovete mettervi nell'ordine di idee che potete sbagliare. Anzi, dovete sbagliare!
Nell'ottica della qualità dove il pensiero imperante è "difetti zero", questo invito potrebbe sembrarvi una vera e propria eresia ma ciò che si fa, in questo caso specifico, non deve essere perfetto appena iniziate ad appoggiare la penna sul foglio o il dito sui tasti della tastiera. Fare errori in questa fase del lavoro vi permetterà, fidatevi, di ottenere un risultato perfetto alla fine. Del resto, non dimenticatelo, se sommiamo il tempo dedicato alla pianificazione a quello preventivato per la redazione del testo, arriviamo solamente a mezz'ora cioè a circa la metà di quell'ora che all'inizio abbiamo stanziato per la scrittura del nostro messaggio. C'è ancora metà del tempo da impiegare, dunque niente fretta!

La cosa da fare in questo brevissimo step è scrivere di getto tutto quello che vi viene in mente in base alle informazioni che avete raccolto e organizzato precedentemente.
Pensate a questo momento un po' come alla costruzione di un prototipo che si rende assolutamente necessaria per essere certi di produrre qualcosa che rispecchi in tutto e per tutto le vostre aspettative. Nessuna preoccupazione, dunque, se la scrittura non è fluida. Preoccupatevi solamente che comprenda tutte le informazioni che volete trasmettere.

Finita la redazione del testo, prendevi del tempo e staccate dal lavoro di scrittura.
Perché è necessario questo intervallo? Perché, correggendo la bozza subito dopo averla scritta, non avrete la giusta attenzione e l'obiettività necessarie per tirare fuori il meglio dal testo.

Essere obiettivi quando rileggerete la bozza significa che dovrete leggere ciò che avete scritto veramente, non ciò che pensate di aver scritto. Non stupitevi di questo invito perché, purtroppo, è facilissimo rileggere esattamente ciò che volevate dire e non ciò che avete scritto veramente. E, ovviamente, non potete correggere qualcosa fino a quando non riuscite davvero a vederlo per ciò che è e questo richiede del tempo.

L'obiettività vi permetterà anche di leggere il testo esattamente come lo leggerà il lettore al quale è rivolto. Prendersi la giusta distanza da ciò che avete scritto, significa riuscire a leggere il testo come se fosse la prima volta che entrate in contatto con questi concetti.
Non dimenticatevi che scrivere è la cosa più facile del mondo mentre la più difficile è cancellare qualcosa che avete scritto e vi sembrava perfetta. Avete mai provato a rileggere qualcosa che avevate scritto anni prima e vi sembrava assolutamente perfetta? Se l'avete fatto, è probabile che l'impressione che ne avete avuto rileggendolo sia stata di puro imbarazzo per un testo che tanto perfetto non è. Tranquilli, ci siamo passati tutti!
L'esperienza che avete maturato nel frattempo, la professionalità che è cresciuta e le cose che avete imparato vi portano ad essere più critici e questo è assolutamente comprensibile.

Ovviamente, quando scrivete in un ambito professionale non avete qualche anno di tempo da frapporre tra la redazione del testo e la sua revisione e per questo dovete diventare bravi a mettere la giusta distanza tra il momento della composizione di uno scritto e quello della sua rilettura. Potrebbero bastare anche solo cinque minuti e un caffé ma prendetevi una pausa per ripresentarvi alla scrivania freschi e distaccati.

Naturalmente la cosa migliore per un testo al quale avete preventivato di lavorare per un'ora complessivamente sarebbe prevedere un paio di giorni di pausa tra la sua redazione e la revisione. Se riuscite a programmare il vostro lavoro in questo modo, avrete il tempo necessario per leggere ciò che avete scritto con tutto il distacco necessario il che vi permetterà, ad esempio, di verificare se, a distanza di due giorni, il tono dello scritto è veramente quello che volete usare e non, magari, quello dettato dal nervosismo del momento.
Più tempo avrete a disposizione per preparare il vostro scritto, maggiore sarà quello che dedicherete alla pausa tra la scrittura e la rilettura. Ciò che dovrete riuscire a fare sarà passare da una visione che gli americani chiamano "writer-based" (il punto di vista di chi scrive) a una "reader-based" capace, cioè, di riflettere il punto di vista di chi legge. La modalità "writer-based" si basa sulla semplice registrazione dei pensieri di chi scrive senza alcuna concessione ai bisogni dei lettori.

Il lavoro di chi scrive è, prima di tutto, quello di rendere il più semplice possibile la lettura da parte di chi dovrà usufruire dei nostri contenuti in modo che chi legge possa concentrarsi facilmente sull'argomento proposto, senza perdersi nei meandri di uno stile poco chiaro. Al momento della revisione di ciò che abbiamo scritto, quindi, occorrerà concentrarsi proprio sul far scorrere al meglio il discorso da una frase all'altra, in modo che sia del tutto comprensibile.

Il modo migliore per rendere più leggibile un testo è quello di seminare al suo interno delle parole o delle vere e proprie frasi che si comportino come dei "segnali" per mostrare le relazioni esistenti tra un periodo e quello precedente. Questi "segnali" disseminati all'interno del brano che state scrivendo fungeranno da veri e propri avvisi, proprio come i segnali stradali che vi informano per tempo quando dovete girare a destra o a sinistra o quando dovete fermarvi.

Per disseminare in un brano i segnali giusti, però, dovete essere ben coscienti di quali relazioni esistano tra una frase e l'altra.
Queste relazioni, tendenzialmente, sono di sei tipi:

• frase 1 collegata alla frase 2 con "e": si ha quando la seconda frase si limita ad aggiungere qualcosa alla prima, ad esempio informazioni dello stesso tipo.
  Questo tipo di relazione, oltre che da una "e", può essere segnalata dalle seguenti parole:
  • "anche"
  • "in più"
  • "in aggiunta"
  • "secondo", "terzo", e così via
  • elenchi puntati o qualcosa di simile a quanto indicato
  ;
• frase 1 collegata alla frase 2 con "o": questa situazione si presenta ogni volta che due frasi sono collegate una all'altra perché rappresentano una l'alternativa dell'altra.
  Oltre che da una "o", questa tipologia di frasi può essere segnalata da:
  • "in alternativa"
  • "altrimenti"
  • "diversamente"
  • "in caso contrario"
  • "oppure"
• frase 1 collegata alla frase 2 con "ma": la relazione che esiste tra due frasi collegate con un "ma" è quella che prevede che la seconda contraddica, magari anche solo parzialmente, la prima.
  Oltre al "ma", possiamo avere:
  • "tuttavia"
  • "però"
  • "per quanto"
  • "d'altronde"
  • "ciononostante"
  • "ciò nondimeno"
  • "d'altra parte"
  • "d'altronde"
• frase 1 collegata alla frase 2 con "così": due frasi hanno una relazione di questo tipo quando la seconda esprime il risultato, la conclusione o l'effetto della prima.
  Altre parole che possono indicare questa accoppiata sono:
  • "quindi"
  • "allora"
  • "pertanto"
  • "dunque"
  • "perciò"
  • "per questa ragione"
• frase 1 collegata alla frase 2 con "perché": due frasi che si relazionano in questo modo sono esattamente l'opposto di quelle che abbiamo appena visto e che sono unite da parole come "così" o simili. "Perché" indica, infatti, una relazione in cui la seconda frase offre la causa o la ragione della prima.
  Altre parole che possono indicare una relazione di questo tipo sono:
  • "dato che"
  • "siccome"
  • "poiché"
• frase 1 collegata alla frase 2 con ":", cioè i due punti: due frasi si relazionano con questo segno di punteggiatura quando la seconda chiarisce qualcosa di generico che è stato espresso nella prima.
  Oltre che con i due punti, questa relazione si può esprimere con:
  • "nello specifico"
  • "per esempio"
  • "per capire..."
  • "specificamente"

"Io prendo le frasi e le giro: questa è la mia vita. Scrivo una frase e la giro. Poi la guardo e la giro di nuovo. Poi vado a pranzo. Poi torno qui e scrivo un’altra frase. Poi prendo il tè e giro la frase nuova. Poi rileggo le due frasi e le giro tutt’e due. Poi mi sdraio sul sofà e rifletto. Poi mi alzo e le cancello e ricomincio da capo"
(Philip Roth)

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Uno scritto professionale che sia davvero efficace deve andare dritto al punto e spiegare ciò che l'autore vuole dire. Nello specifico deve riuscire a sovarpporre la struttura di ogni periodo (ciò che la frase dice davvero) con il suo contenuto (ciò che il periodo vuole significare).

Se parliamo di struttura di una frase, cioè di ciò che la frase dice, bisogna prestare particolare attenzione ai soggetti e ai verbi. La prima cosa da verificare, infatti, è che soggetti e verbi siano realmente i soggetti e verbi che volevate per le vostre frasi.

Iniziamo dai soggetti. Leggete questa frase:

"E' difficile controllare i costi"

Il soggetto grammaticale sarebbe "esso" ma, come potete intuire facilmente, non è il vero soggetto, cioè il nome o il pronome al quale si riferisce la frase. Il lettore, infatti, che provasse in maniera inconscia a trovare un significato in quel soggetto, resterebbe inevitabilmente frustrato nel suo tentativo.
Il vero soggetto, come certamente avete capito, sono i costi oppure potrebbe anche essere l'attività di controllare quindi la frase può essere migliorata e resa più chiara facendo in modo che questo soggetto nascosto diventi il vero soggetto grammaticale.
Per farlo, potremmo scrivere:

"I costi sono difficili da controllare"

oppure

"Controllare i costi è difficile"

Così facendo, il lettore avrà subito un'idea ben chiara del soggetto della frase e di ciò di cui si sta parlando e la frase, attraverso la sua struttura, dirà esattamente ciò che volete esprimere con il suo contenuto.

Ciò che succede con i veri soggetti nascosti, accade ancora più frequentemente con i verbi. Spesso, infatti, c'è la tendenza a trasformare un verbo (ad esempio "tende") in un sostantivo (ad esempio "tendenza") e - una volta che si è fatta questa sostituzione - si inserisce nella frase un verbo che serve per tenerla in piedi come, ad esempio, "ha".
Per capire meglio:

"Tende ad arrivare tardi"

"Ha la tendenza ad arrivare tardi"

I verbi, però, rappresentano per una frase un po' quello che i muscoli sono per il corpo umano perché la sorreggono.
Apparentemente, dire:

"Ha perso il lavoro"

è un po' la stessa cosa di:

"E' diventato un disoccupato"

ma se noi diciamo:

"La commissione ha raggiunto un accordo sul progetto"

il verbo è "raggiungere" ma non è il vero verbo della frase, cioè l'azione che la commissione ha compiuto. La commissione non ha raggiunto ma si è accordata. "Raggiungere" è un verbo che serve per riempire la frase e farle avere un minimo di senso mentre il vero verbo "accordarsi" è stato trasformato nel sostantivo "accordo".
Proviamo, allora, a riscrivere la frase in questo modo:

"La commissione si è accordata sul progetto"

Un altro esempio vi farà capire ancora meglio quello che intendiamo:

"Quando acquista pneumatici, il consumatore deve fare scelte intelligenti"

Il verbo di questa frase è "fare" ma, in realtà, il consumatore non "fa" proprio niente ma "sceglie" ed è proprio questo che si vuole dire con la frase che abbiamo appena letto.
Allora perché non scrivere:

"Quando acquista pneumatici, il consumatore deve scegliere in maniera intelligente"?

Seguiteci ancora per un attimo con un altro esempio:

"L'anno prossimo i soci saranno il doppio"

"L'anno prossimo i soci raddoppieranno"

Non vi sembra che la seconda frase sia più chiara e "forte" della prima? E' bastato inserire il vero verbo al posto di uno utilizzato solamente per fare stare in piedi la frase.

Quando correggete ciò che avete scritto, imparate - dunque - a prestare attenzione soprattutto alle frasi che iniziano con "C'è", "ci sono", "esso" come, ad esempio, "C'è un ampio range di costi". In questo caso, il vero soggetto è "costi" e, dunque, per essere più chiari potremmo scrivere: "I costi variano moltissimo".

Un'altra cosa da controllare nella fase di revisione del testo è che i verbi siano ben comprensibili e, quindi, per quanto possibile, in forma attiva e non passiva.
Proviamo a dare un'occhiata a questa frase:

"Il libro è stato ordinato la scorsa settimana"

"Abbiamo ordinato il libro la scorsa settimana"

Nella prima frase il verbo è passivo in quanto il soggetto ("il libro") subisce l'azione del verbo ("è stato ordinato"). La seconda frase è sicuramente più efficace perché il verbo è nella forma attiva.

Ogni volta che nel brano che avete scritto trovate una frase nella forma passiva, assicuratevi che non sia possibille trasformare il verbo nella corrispondente forma attiva. Ovviamente questo non si potrà fare sempre perché, quando il vero soggetto della frase subisce l'azione del verbo, allora la forma più efficace per far comprendere bene al lettore come stanno le cose è sicuramente quella passiva. Nella scrittura tecnica e scientifica, ad esempio, il vero soggetto della frase spesso subisce l'azione di essere sottopoisto a test o a particolari procedure.

Un'ultima cosa da non dimenticare sull'utilizzo dei verbi passivi è che spesso vengono utilizzati quando non ci si vuole assumere la responsabilità di qualcosa. Dire "Ho fatto degli errori" è molto più diretto che non dire "Sono stati commessi degli errori".

Per revisionare correttamente un testo, è utile anche conoscere come le persone leggono.
Mano a mano che un lettore procede nell'assimilazione di un brano, immagazzina in maniera continua parole e frasi nella memoria. La memoria, però, è di due tipi e saperlo vi aiuterà a correggere meglio ciò che avete scritto.

Si parla di memoria a breve e a lungo termine che possono essere paragonate ai parcheggi a breve e a lungo termine degli aeroporti.
I parcheggi dove l'auto può sostare per breve tempo sono, generalmente, a ridosso dei terminal ma ce ne sono pochi e - a volte - sono anche più cari. Quelli dove le macchine possono sostare più a lungo sono in numero maggiore e costano meno ma sono più lontani dall'aeroporto. Con la memoria funziona più o meno allo stesso modo: ogni parola viene letta e poi subito immagazzinata come termine a se stante nella memoria a breve termine. Dato, però, che questa memoria è piccola e limitata (alcuni studiosi pensano che riesca a immagazzinare non più di nove termini alla volta) appena le singole parole vengono assemblate in frasi comprensibili, vengono immediatamente spostate nella memoria a lungo termine dove vengono immagazzinate non come singole parole ma come frasi di senso compiuto. Questo significa che, grazie alla memoria a lungo termine, dopo aver letto un brano non riuscirete a ricordare una frase parola per parola ma ne ricorderete il significato complessivo.

Uno dei compiti principali di chi rilegge e corregge un testo, quindi, è proprio quello di mettere il lettore nelle condizioni di poter assemblare le parole per immagazzinare al meglio ogni frase nella memoria a lungo termine. Se si rimanda troppo a lungo questo "immagazzinamento", si sovraccarica la memoria a breve termine che si svuota senza aver compreso cosa significhi una certa frase.
E' quello che capita ogni volta che dovete tornare indietro e rileggere ciò che avete appena letto. Ecco perché, ad esempio, il verbo non deve essere troppo lontano dal soggetto.

"Non parlare se non puoi migliorare il silenzio" (Proverbio inglese)

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Quando scriviamo qualcosa nell'ambito professionale, spesso tendiamo ad usare molte più parole di quante ne servirebbero. Questo non significa che per farsi capire dovremmo utilizzare solamente frasi brevi ma che, molto più semplicemente, bisognerebbe usare solamente le parole che servono davvero.
Prendiamo, per esempio, un'automobile. Non è detto che quella che costa meno ci dia più valore. La macchina più "economica", in un certo senso, sarà quella capace di darci esattamente quello di cui abbiamo bisogno al prezzo più basso possibile. Ecco, la stessa cosa vale per le parole necessarie a farci capire in un testo scritto.

Scrivere troppo, tra l'altro, fa perdere tempo a chi ci legge e, come si sente spesso ripetere, "il tempo è denaro". Un altro aspetto da non sottovalutare quando ci accingiamo a scrivere un'e-mail o qualche altro testo professionale.
Quando si scrive poco e bene, le persone tendono a ricordarlo meglio e per più tempo perché non si annoiano durante la lettura e non abbassano il loro livello di attenzione. Rileggere ciò che avete scritto cercando di eliminare il superfluo significa utilizzare due strumenti che sono già in vostro possesso: l'obiettività e il buonsenso.

Facciamo qualche esempio di come si possano eliminare le parole inutili all'interno di una frase?
"La commissione era formata da dieci persone" si può facilmente trasformare in "Una commissione di dieci persone" - 7 parole contro 5 ;
"Lo stato ha vasti depositi di carbone che non sono ancora stati sfruttati" può essere trasformato in "Lo stato ha vasti depositi di carbone intatti" - 13 parole contro 8;
"Il numero di iscrizioni alla facoltà di economia sta aumentando" si può ridurre a "Alla facoltà di economia stanno aumentando gli iscritti", 10 parole contro 8.

Proviamo a seguire il consiglio di Leonard Elmore, autore di "Get Shorty" al quale venne chiesto come mai i suoi libri fossero così popolari e facili da leggere: "Semplice", rispose, "mi limito a tralasciare le parti che il lettore salterebbe".

La parte di revisione del testo, ve ne sarete accorti, occupa molto più spazio rispetto a quella di preparazione della bozza e questo perché dobbiamo abituarci a usare non le parole migliori PER NOI ma quelle più utili AL LETTORE affinché afferri il messaggio che vogliamo trasmettergli.
Ecco perché questa fase è così importante e difficile allo stesso tempo.

Per scegliere la parola giusta, lo abbiamo visto, servono gli strumenti giusti e questo significa, spesso, distaccarsi da quell'italiano professionale che spesso ci rende poco comprensibili ai più.
Sostituire parole considerate "più difficili" con altre di più semplice comprensione, può sicuramente aiutare il lettore a cogliere meglio il significato del testo.
Facciamo qualche esempio:
"informare" può essere sostituito dal più semplice "dire"
"individui", in alcuni contesti, da "voi"
"sollecitare" da "chiedere"
"fornire" da "dare"
"effetti" da "ciò che può capitare"
"conversare" da "parlare"
"frequentemente" da "spesso"
e così via...

Ricordate sempre che tra i vostri lettori potrebbe esserci chi è abituato a leggere testi semplici e scritti in un italiano che non si presti ad essere frainteso.
Non fatevi l'illusione che scrivere in un italiano più complesso vi possa far passare per professionisti migliori perché, se ci fate caso, i migliori comunicatori al mondo usano un linguaggio semplice perché il loro obiettivo è quello di farsi capire, non di impressionare il lettore.

Per capire fino in fondo quello che stiamo dicendo, prendete in considerazione come Franklin D. Roosevelt corresse un testo che gli avevano proposto: da "dobbiamo sforzarci per costruire una società più inclusiva" lo trasformò in "costruiremo un paese nel quale nessuno sarà lasciato indietro". Molto più chiaro e coinvolgente, non trovate?

A questo punto siamo arrivati al vero e proprio lavoro di rifinitura del nostro testo. Questa è la fase dedicata al controllo dell'ortografia e della punteggiatura, le ultime cose alle quali pensare per correggere ciò che abbiamo scritto.
Perché riservare alla punteggiatura solamente questa fase?
I motivi principali sono due:

• così facendo non interrompiamo il flusso della nostra bozza e non ci concentriamo troppo presto su dove posizionare punti e virgole;
• non rischiamo di perdere tempo correggendo parole o frasi che poi decideremo di cambiare o eliminare

Provate a pensare alla punteggiatura e all'ortografia come alla mano di vernice che si dà su un muro: non contribuirà alla "solidità" del testo, cioè non costituirà i mattoni del vostro pensiero, ma contribuirà sicuramente a presentare la "parete" al meglio e a dare al lettore la sensazione che valga la pena leggervi, vista la cura che avete dedicato alla preparazione del vostro testo.

Per controllare l'ortografia, assicuratevi sempre di utilizzare un programma che possa garantirvi un controllo automatico di ciò che scrivete.

Per assicurarvi, poi, di aver davvero scritto bene ogni parola contenuta nel testo, rileggetelo dalla fine all'inizio; in questo modo sarete costretti a soffermarvi su ogni singola parola ed eviterete gli errori di distrazione che potrebbero non essere stati segnalati dal correttore automatico.
Naturalmente, poter contare su qualcuno che possa rileggere ciò che avete scritto sarebbe il massimo e voi potreste ricambiare il favore. In questo modo vi assicurerete che un altro paio di occhi notino gli errori che voi non siete in grado di visualizzare.

Anche tenere sulla vostra scrivania un buon dizionario vi aiuterà in caso di dubbi e, nel caso vi trovaste a sbagliare sempre la grafia di una parola o ad avere un dubbio su come si scriva, cercate di memorizzarla attraverso i trucchetti che insegnano a scuola.

Per colpa di un accento
un tale di Santhià
credeva d’essere alla meta
ed era appena a metà.

Per analogo errore
un contadino a Rho
tentava invano di cogliere
le pere da un però.

Non parliamo del dolore
di un signore di Corfù
quando, senza più accento,
il suo cucu non cantò più.
(Gianni Rodari)

Anche la punteggiatura è importantissima. La cosa migliore è rileggere il vostro testo a voce alta e cercare di capire dove devono essere collocate le pause. In base a quelle, inserite punti, virgole, due punti e così via, magari seguendo alcune semplici regole di base che potrete facilmente trovare anche in rete (questo è solo uno dei tanti esempi).

Ecco, a questo punto il vostro testo scritto dovrebbe essere pronto. E' cambiato tanto rispetto alla bozza che avevate preparato?

PER SAPERNE DI PIU':