L'importanza della scrittura nel nostro lavoro - 4
A volte si può pensare che una buona scrittura non sia così importante in un lavoro come il nostro. Ma è davvero così?
Identificare i lettori nella fase di pianificazione
Nella fase di pianificazione di una comunicazione scritta che, come abbiamo visto, occuperà circa 20 minuti su un'ora mediamente dedicata a comunicare per iscritto, la prima cosa da fare è stabilire chi saranno le persone che leggeranno ciò che stiamo per scrivere, per poter impostare al meglio la relazione tra chi scrive e chi legge.
Perché questo passaggio è così importante? Perché la comunicazione sta nella mente della persona che la riceve e se questa persona non riesce a entrare in sintonia con noi e, quindi, a comprendere ciò che abbiamo da dire, stiamo semplicemente facendo del rumore.
Chi vi leggerà non dovrebbe essere sottoposto al compito di dover "tradurre" ciò che avete scritto, dovrebbe semplicemente assorbire le nuove informazioni.
Dato che chi scrive sa bene quale messaggio vuole trasmettere, è bene che si sforzi di farlo nel linguaggio più accessibile a chi legge.
L'aneddoto della missione spaziale
C'è un bellissimo aneddoto che spiega bene questo punto di vista.
Quando russi e americani progettarono la loro prima missione spaziale, agli americani venne insegnato il russo e ai russi l'inglese, in modo che le comunicazioni potessero svolgersi agevolmente. Ma quale sarebbe stata la lingua parlata a bordo? Molto semplice: i russi avrebbero parlato inglese e gli americani avrebbero parlato russo! Il perché l'abbiamo spiegato prima: chi ascolta (o legge) non deve fare alcuna fatica a decodificare il messaggio, mentre chi parla (o scrive) può impegnarsi a trasmetterlo al meglio.
I tre criteri per conoscere il proprio pubblico
Vediamo, allora, quali sono i 3 criteri in base ai quali dobbiamo identificare i nostri lettori per scrivere un testo che venga compreso integralmente:
- la personalità - chi ci leggerà ha una personalità simile alla nostra oppure no? Si tratta di persone estroverse o introverse, intuitive oppure no, razionali o irrazionali?
Cercate di capire la vostra tipologia di personalità e poi individuate quella del vostro interlocutore e, in base al confronto tra le due, definite il registro della comunicazione migliore che potrebbe non essere necessariamente quello al quale siete abituati; - le circostanze - cercate di stabilire quali saranno le circostanze in cui chi riceverà il vostro messaggio lo leggerà.
Se la comunicazione avviene faccia a faccia, le circostanze sono chiare ma per le comunicazioni scritte occorre fare uno sforzo maggiore. Se, ad esempio, scrivete a un operativo per spiegargli una nuova procedura, non nascondete le cose importanti in mezzo ad altro testo inutile perché la persona ha bisogno di avere una visione chiara e immediata di ciò che deve fare. Preferite, quindi, un elenco per punti o un'altra soluzione che evidenzi immediatamente ciò che bisogna fare.
Considerate anche che, se la procedura che state trasmettendo non verrà utilizzata immediatamente, c'è il rischio che le persone, quando si troveranno a dover gestire una situazione che ne richiede l'applicazione, si siano dimenticate di aver ricevuto gli aggiornamenti. Meglio una comunicazione breve che possa essere letta all'occorrenza, ad esempio posizionata là dove si deve svolgere il lavoro descritto nel documento; - le conoscenze - l'ultimo criterio da valutare quando si deve determinare quale tipologia di lettore abbiamo davanti, sono le conoscenze che possiede.
Se chi scrive e chi legge non hanno conoscenze in comune, la comunicazione non verrà colta nella sua essenza. Assicuratevi, dunque, che il vostro interlocutore abbia tutte le conoscenze di base per cogliere integralmente il vostro messaggio oppure riformulatelo in modo che sia alla portata del lettore.
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PER SAPERNE DI PIÙ:
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