SISTEMA DELLE INFORMAZIONI E
SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE (2)

(Prima parte)

Per merito dell’integrazione informativa è possibile migliorare la gestione della complessità organizzativa e la riduzione dell’incertezza perché l’incertezza che accompagna la gran parte delle decisioni critiche delle imprese è la conseguenza dell’assenza di informazioni coerenti e certe sulle situazioni da affrontare.
I sistemi ERP agiscono, in questo senso, aumentando il volume delle informazioni disponibili e la capacità elaborativa dell’organizzazione.
L’ulteriore caratteristica, capace di condizionare positivamente il successo di queste applicazioni, riguarda la modularità. Gli ERP sono, infatti, software strutturati in moduli che gestiscono tipologie e parti di transazioni, e che possono essere attivati o sostituiti da altre applicazioni che svolgono le medesime funzioni.

Altro profilo comune alle diverse applicazioni ERP è la configurabilità cioè quell’aspetto che attribuisce flessibilità alle soluzioni ERP, in quanto lascia all’utente finale la possibilità di definire le caratteristiche funzionali dei moduli attivati, in accordo con la struttura dei processi operativi dell’azienda.
Configurare un sistema ERP significa fare in modo che le caratteristiche strutturali del sistema acquisito siano il più possibile conformi alle caratteristiche strutturali e procedurali dell’impresa onde evitare gravose riprogettazioni organizzative e gestionali.
La configurazione inizia con la descrizione e la rappresentazione del modello organizzativo aziendale, in quel preciso istante, e delle unità funzionali coinvolte nella revisione del sistema informativo.

Le potenzialità dei sistemi ERP possono essere lette attraverso i due seguenti punti di vista che ne caratterizzano l’introduzione in azienda:

• gli ERP sono sistemi informativi tecnicamente complessi e sofisticati che rendono possibile una semplificazione della struttura organizzativa dell’impresa;
• gli ERP sono sistemi informativi completi e integrati al loro interno che rendono conveniente una maggiore apertura dell’impresa a collaborazioni con clienti e fornitori

I sistemi ERP, pur essendo soluzioni complesse, favoriscono una semplificazione dell’organizzazione; infatti, grazie alla loro architettura integrata e grazie al riferimento ad un modello di business condiviso, ridisegnano i processi secondo una sequenza lineare ed efficace, eliminando le barriere funzionali, riducendo i livelli gerarchici e cancellando molti organi di staff.
Alla semplificazione dell’organizzazione contribuisce anche la trasparenza consentita dalla completa disponibilità on-line delle informazioni gestionali.

I sistemi ERP, pur rendendo più efficienti e veloci i processi svolti internamente all’impresa, favoriscono l’esternalizzazione di attività operative.
La loro configurazione aperta facilita lo scambio di informazioni con i clienti e l’integrazione operativa con i fornitori.

La funzione amministrativa svolge un ruolo fondamentale nell’ambito del processo decisionale in tutte le sue fasi: dalla scelta di rifondazione del sistema informativo sino alla selezione della specifica soluzione applicativa.
In questo processo sono, infatti, primarie le esigenze di carattere amministrativo riguardanti in particolare la coerenza logica e sostanziale dei dati che alimentano i flussi inforativi integrati.
Le stesse metodologie di implementazione prevedono,in primis, l’introduzione del modulo di “amministrazione e controllo”, e solo successivamente dei moduli applicativi che spaziano dalla logistica alla distribuzione, fino ad arrivare alla produzione.

Si ritiene, però, che la centralità dell’area amministrativa risieda piuttosto nella sua funzione di “garante” dell’informazione: essa, infatti, gestisce tutti i passaggi fondamentali del processo di elaborazione che trasformano i dati in informazioni, e deve, quindi, essere in grado di stabilire gli orientamenti di fondo in base ai quali ridefinire tutto il sistema informativo aziendale.

Il legame con le altre funzioni aziendali è fondamentale: il sistema amministrativo può essere considerato quello che, soprattutto per la natura delle attività svolte, viene maggiormente e per primo coinvolto dall’introduzione di un sistema ERP; questo significa solo che a tale funzione di solito spetta il compito di assumere un ruolo di sponsorship del progetto di implementazione, in quanto se non si riuscirà a coinvolgere tutte le aree aziendali interessate, l’iniziativa sarà destinata al fallimento.
Tale esigenza è ribadita sia da esperti nell’implementazione di ERP, sia da manager che hanno avuto esperienze in questa direzione

La questione cruciale del problema è la capacità degli amministrativi di riuscire a sviluppare attorno al progetto la “coesione di tutte le funzioni aziendali”, evitando che l’introduzione del sistema integrato venga percepita come una problematica meramente contabile.
La funzione amministrazione e controllo ha un ruolo di leadership, ma essa non può prescindere dal supporto delle altre aree aziendali: conseguentemente il controller deve sforzarsi di dimostrare che il valore aggiunto apportato da un sistema ERP (per esempio in termini di affidabilità e tempestività delle informazioni) compensa i maggiori sforzi da parte dei vari utenti aziendali sostenuti in relazione alle operazioni di imputazione dei dati.

Uno dei punti di forza dei sistemi ERP è quello di associare alla maggior parte degli eventi aziendali una registrazione contabile; tale sistema è, infatti, in grado di fornire informazioni utili per diversi scopi decisionali, alimentando automaticamente i vari sotto-archivi,ecc., ma solo se i dati sono stati forniti, fin dalle prime fasi del processo di gestione delle informazioni, di undeterminato “corredo informativo”.

Sembra ormai evidente che i progetti di introduzione in azienda di sistemi informativi integrati rappresentano un elemento capace di indurre, nel management, forti cambiamenti organizzativi.
Definire in quale misura l’implementazione di un sistema informativo integrato impatti l’organizzazione aziendale non è semplice ed evidente, dato che tali sistemi sono formati da diversi moduli applicativi, tra i quali si instaurano continui scambi di informazioni. L’introduzione dei sistemi ERP non solo modifica le caratteristiche di alcune attività, ma può arrivare addirittura a cambiarle radicalmente, così come può modificare il rapporto degli utenti con l’informazione.
Le diversità strutturali ed organizzative che caratterizzano le varie aziende comportano un diverso percorso di implementazione dei sistemi ERP, ancorché essa abbia comunque tratti comuni.

Bisogna premettere che il processo di progettazione ed implementazione di un sistema ERP appartiene alla categoria delle metodologie definite “strutturate”; tali metodologie hanno, come obiettivo di fondo, il coinvolgimento degli utenti, al fine di determinare i loro fabbisogni informativi, e la definizione delle caratteristiche tecniche del sistema che dipendono appunto dalle necessità informative individuate.

In termini organizzativi questo percorso di sviluppo prevede, normalmente, la definizione formale di alcune figure, che hanno compiti e responsabilità ben definite. In generale vengono individuati i seguenti ruoli formali:

• un gruppo di vertice, formato dal direttore generale e da alcuni suoi subalterni, che ha il compito di decidere sulle opportunità di iniziare il progetto;
• un team di progetto composto in generale dal responsabile del controllo di gestione e dal responsabile del sistema informativo;
• figure di integrazione tra i team di progetto e responsabile di coordinamento, che hanno il compito di raccordare le esigenze informative del team di progetto con i dubbi le titubanze e le perplessità degli utenti delle diverse funzioni aziendali

In termini più generali, per avere un’idea dell’impatto di queste nuove soluzioni sull’organizzazione, è possibile ricorrere alla matrice di Gersteine Reisman, i quali hanno classificato le tecnologie dell’informazione in base a due dimensioni:

• la criticità operativa, con cui si intende il grado di indipendenza dei processi di gestione operativa dagli interventi di informatizzazione: sono cioè cruciali tutte quelle applicazioni che supportano le attività di gestione operativa e senza l’ausilio delle quali la funzionalità del sistema aziendale o la qualità del sevizio fornito ai clienti risulterebbero pregiudicati;
• la rilevanza strategica, ovvero la rilevanza dell’introduzione di strumenti di natura informatica per la competitività aziendale: sono quindi rilevanti strategicamente quelle applicazioni capaci di condizionare, in maniera significativa, il vantaggio competitivo dell’impresa

L’integrazione dei flussi informativi riesce a connettere le diverse unità operative aziendali, aiutando a generare valore.
Una volta realizzata la piena integrazione delle attività svolte da funzioni diverse è necessario alimentare costantemente il sistema attraverso l’mputazione dei dati.

In questi casi il ruolo degli addetti amministrativi diviene molto importante; devono, infatti, riuscire a dimostrare alle altre funzioni che il sistema ERP è in grado di generare valore aggiunto, in termini di tempestività e qualità delle informazioni, anche se richiede di sostenere il costo supplementare, rappresentato dal tempo necessario ad inserire nel sistema i dati grezzi.

Realizzare l’analisi delle attività svolte in azienda porta, nella maggiorparte dei casi, a trovare conveniente ristrutturare l’architettura dei processi.
Altre volte tale necessità è imposta dalla rigidità del sistema informativo integrato scelto dalla non convenienza economica a personalizzarlo in modo da ricondurlo alle caratteristiche già presenti in azienda.

Alla prima ipotesi sono associati dei vantaggi sia sul piano organizzativo sia su quello tipicamente gestionale: rappresenta un momento in cui si prende coscienza di come le “cose vengono fatte” e ci si adopera a migliorare la situazione.
La seconda ipotesi è, invece, non priva di problemi, in quanto, per le imprese che hanno già una struttura di processo funzionante, ciò significa sostenere pesanti investimenti in termini di tempo. Il verificarsi di tale evento viene considerato come caratteristica negativa dei sistemi ERP.

La riformulazione dei processi può comportare una riduzione del personale, dovuta a recuperi di efficienza indotti dalla semplificazione dei processi stessi e dall'eliminazione delle attività non generatrici di valore.
Si può verificare inoltre, una tendenza all’ampliamento delle mansioni, indotta dall’integrazione delle attività all’interno dei flussi operativi e processi gestionali.

L’impatto dei sistemi ERP consiste, quindi, in una generale esigenza di arricchimento di competenze e conoscenze finalizzate ad assicurare il buon funzionamento ed il pieno sfruttamento delle tecnologie implementate.

La standardizzazione delle procedure e la riformulazione dei processi conseguenti all’introduzione dei sistemi ERP, costituiscono una condizione necessaria per l’apertura dei confini dell’impresa a sistemi e realtà esterne ad essa.

L’evoluzione tecnologica, attraverso i sistemi informativi integrati, offre la possibilità di estendere l’integrazione delle attività sia alle imprese che operano nell’ambito della stessa filiera produttiva, sia ai propri clienti

La logica della maggiore integrazione sta,quindi, portando i sistemi ERP verso nuove aree di attenzione, e precisamente verso ciò che la dottrina ha definito Supply Chain e Customer Relationship Management (CRM), cioè quella zona dell’impresa che interagisce con il mercato nei suoi vari aspetti.

La tecnologia informatica permette di collegare l’impresa ai clienti e fornitori anche durante lo svolgimento del processo produttivo, offrendo indubbi vantaggi.
Se il cliente o il fornitore riescono ad entrare nell’azienda produttrice sono in grado di verificare, collaborare, proporre alternative diverse, direttamente durante il processo produttivo, con la conseguenza di realizzare la piena integrazione tra partners.
In tale contesto il sistema informativo integrato diventa la vera colonna portante di tutta l’organizzazione.

Tutti i sistemi ERP sono in grado di coordinare e correlare sistematicamente le operazioni elementari svolte in azienda, generando quelle che vengono definite attività, cioè il primo profilo di aggregazione rispetto alla categoria dei processi.
In aggiunta, i sistemi ERP offrono la possibilità, attraverso la definizione di relazioni di tipo informatico, di creare catene di processi; in tal modo qualsiasi transazione avviata in un modulo applicativo comporta anche l’aggiornamento dei dati inerenti quella transazione in tutte le aree correlate.

Anche il processo di comunicazione delle informazioni trova giovamento: un sistema informativo integrato offre, infatti, a ciascun utente la possibilità di attingere informazioni su qualsiasi processo aziendale.
Per quanto riguarda i processi decisionali, la disponibilità di dati univoci e certi nella loro origine, genera maggiore “tranquillità” nel momento di scelta e migliora la qualità del lavoro, facendo diminuire le energie da dedicare all’aggiornamento dei dati a favore del momento di utilizzo dei dati stessi tradotti in informazioni.
I sistemi informativi integrati quindi aiutano a generare fiducia nei riguardi dell’informazione disponibile, derivante dalla certezza delle fonti originarie dei dati.

Innanzi tutto nell’introduzione di un sistema informativo integrato è particolarmente delicata la fase iniziale, la cosidetta “software selection”: un’adeguata valutazione dei diversi pacchetti applicativi offerti dal mercato, funzionale alla scelta della soluzione migliore rispetto alle esigenze aziendali, è una delle attività più importanti e complesse dell’intero processo di adozione di un sistema ERP.

Le decisioni di investimento sono generalmente prese in relazione a calcoli razionali, attraverso la valutazione delle diverse alternative di generare valore, il che presuppone di conoscere i costi e i benefici associati agli investimenti.
Nel caso degli ERP la difficoltà si amplifica dato che a fronte di una serie di costi certi perl’azienda, risulta particolarmente difficile riuscire a stimare i possibili ritorni dell’investimento.
Un investimento in ERP agisce infatti, sulle modalità di realizzazione delle prestazioni; sapere valutare il modo in cui tali prestazioni cambieranno e di conseguenza come migliorerà il processo decisionale dell’impresa, non è assolutamente cosa semplice.

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Un altro momento critico nel processo di adozione di un sistema ERP è la formazione di tutta la collettività degli utenti finali, cioè di coloro che utilizzeranno direttamente il sistema.
In particolare, in base ad un’indagine empirica svolta dalla Nolan Norton, i principali problemi che le aziende hanno incontrato nella fase di implementazione del sistema non sono state di natura tecnologica, bensì di cultura aziendale.
I dati che emergono dalla ricerca evidenziano che occorre un impegno profondo e continuo da parte del top management; è necessario cercare il pieno coinvolgimento di tutte le risorse umane interne e, soprattutto, è indispensabile un allineamento tra ciò che la tecnologia è in grado di offrire e il modo di fare business dell’azienda.

L’intera organizzazione deve, infatti, comprendere l’opportunità fornita da questi strumenti, ossia la possibilità di “evolvere”, di rivedere i processi e il modo di ragionare.
Il problema che si incontra, in buona sostanza, è quello della “resistenza al cambiamento” da parte del personale, carattere fisiologico nell’uomo e soprattutto nelle strutture, tanto più sono grandi e stratificate.

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