SISTEMA DELLE INFORMAZIONI E
SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE

(Seconda parte)

La comunicazione economico-finanziaria costituisce, per l’azienda, uno strumento di creazione e diffusione del valore in quanto, da un lato, incide sulla sua capacità di attrarre in modo stabile e duraturo risorse e consensi dall’ambiente e, dall’altro, può consentire di far apprezzare all’esterno la sua dinamica economica.
In assenza di strumenti basati su moderne tecnologie informatiche, in virtù della turbolenza ambientale a cui le aziende sono sottoposte, una corretta e tempestiva comunicazione, sia interna che esterna, sarebbe assai difficoltosa.

Negli ultimi anni la diffusione dei sistemi informativi automatizzati per la gestione aziendale ha raggiunto livelli elevati di crescita.
I motivi dell’adozione da parte delle aziende di questi tipi di sistemi è dovuta:

• al progresso tecnologico, che ha permesso la realizzazione di sistemi sempre più efficienti ed avanzati
• alla dinamicità dei mercati che ha spinto le aziende ad adottare sistemi informatici che permettessero loro di avere informazioni attendibili necessarie per le decisioni strategiche del management in tempi rapidi

L’evoluzione della tecnologia, a livello hardware, software, sistemi di comunicazione e database, ha determinato, infatti, grossi cambiamenti negli aspetti tecnici di raccolta, trattamento e comunicazione delle informazioni aziendali:

• immissione diretta di dati sempre più numerosi ad un livello di dettaglio sempre maggiore
• tempestività di aggiornamento e reperimento dei dati
• integrazioni dei sistemi e distribuzione delle risorse informatiche per poter operare immediatamente e interattivamente sulle base di dati

Di conseguenza, tutta una serie di strumenti hanno cambiato il proprio ruolo, strutture e definizioni, primi fra tutti i sistemi informativi aziendali; tale evoluzione, in termini generali, è stata suddivisa in tre “ere”:

• l’introduzione dei sistemi informatizzati sino all’era del data processing (DP) (dal 1960 al 1980);
• l’era del microcomputer (dal 1980 al 1995);
• l’era delle reti informatiche (dal 1995 ad oggi)

Negli anni novanta si ha anche uno sviluppo delle applicazioni aziendali; in particolare, fanno la comparsa sul mercato alcuni software che hanno l’obiettivo di favorire l’integrazione delle attività e dei processi aziendali sul fronte applicativo.
Si tratta dei software ERP (Enterprise Resource Planning) che possono essere considerati uno dei fenomeni informatici italiani: le applicazioni in parola,consentono un elevato livello di supporto integrato ai processi aziendali (legato al livello di copertura funzionale realizzata ed al livello di integrazione fra le applicazioni) ed un elevato livello di flessibilità delle applicazioni (in termini di aggiornamento, standardizzazione e diffusione).

E’ importante evidenziare come per passare da un sistema informativo contabile ad un sistema informativo integrato è necessario, da un lato, recepire appieno le implicazioni legate alle nuove tecnologie disponibili e, dall’altro, far evolvere le capacità manageriali all’interno dell’impresa.

I due aspetti sono indissolubilmente collegati: infatti, le nuove tecnologie valorizzano nuove capacità manageriali; senza l’evoluzione di queste ultime le tecnologie risultano fini a sé stesse e quindi, in sostanza, inutili.

Il punto focale è il cambiamento dell’ottica con cui vengono gestiti i sistemi contabili: da un’ottica “ex-post”, tesa a registrare gli avvenimenti dopo che questi ultimi si sono verificati, ad un’ottica concomitante o “ex-ante”, e cioè tesa a fungere da supporto per le decisioni aziendali e da mezzo di diffusione di queste nel tessuto aziendale.

Il recepimento di tale ottica è tutt’altro che semplice: sono necessari, infatti, forti investimenti in tecnologie informatiche, per adeguare strutture e processi al nuovo modo di operare, ed altrettanto importanti investimenti sul fronte delle competenze manageriali, tese a valorizzare gli strumenti disponibili e renderli indissolubilmente collegati ai processi aziendali in essere ed in divenire.

Secondo, infatti, la teoria strategica più diffusa (Porter) il vantaggio competitivo di un’impresa si fonda sui differenziali di costo e sui differenziali di attrattività che rendono in qualche modo unica l’offerta di un’impresa rispetto a quella della concorrenza, consentendole di ottenere un premium price sul mercato.
Secondo questo approccio, le fonti dei differenziali competitivi di costo e di attrattività vanno ricercate nelle attività e nei processi che costituiscono la catena del valore dell’impresa: in tale contesto le tecnologie informatiche possono rappresentare fonti di vantaggio competitivo a tutti i livelli della catena del valore.

I differenziali di costo consentono all’impresa di offrire sul mercato prodotti/servizi ad un prezzo inferiore rispetto a quelli simili delle imprese concorrenti mentre quelli di attrattività sono dati dalla qualità, customerizzazione, varietà della gamma, tempi di risposta, livelli di servizio,ecc.:

• a livello delle singole attività (produzione, logistica, marketing, vendite, acquisti, ecc.);
• a livello di legami tra le diverse attività interne alla catena del valore;
• a livello di legami con le catene del valore degli attori contigui nella filiera (fornitori a monte e clienti a valle);
• a livello di confini della catena del valore, cioè di scelte make or buy

Questo diventa sempre più vero con le recenti evoluzioni delle tecnologie ICT che stanno divenendo sempre più pervasive e rilevanti all’interno di tutti i principali processi della catena del valore dell’impresa, anche di quelli più complessi e trasversali (supply chain management, customer relationship management, knowledge management, ecc.).
In alcuni settori economici (banche, corrieri espresso, media company, produttori di beni durevoli quali le autovetture, elettrodomestici,ecc.) l’ICT rappresenta ormai una componente chiave dei prodotti o dei servizi e, quindi, del loro valore percepito dal cliente

Un’altra dimensione della valenza strategica delle tecnologie informatiche e di comunicazione per un’impresa, è rappresentata dal ruolo che le stesse possono svolgere a supporto della flessibilità strategica; questa dimensione è, infatti, fondamentale nei contesti a dell'evata turbolenza in cui, a causa delle molteplici dinamicità sia esogene (mercato, competizione, normative, tecnologie, ecc.) sia endogene (dinamiche organizzative e decisionali interne all’impresa), l’ICT deve essere in grado di abilitare i continui cambiamenti a livello di volumi di attività, processi, prodotti, mercati, canali commerciali, fornitori, iniziative di marketing, ecc.

Un’ultima valenza strategica delle ICT che si ritiene importante evidenziare è rappresentato dal ruolo che possono svolgere a supporto di un rilevante cambiamento organizzativo.

Questo ruolo è fondamentalmente legato alla specifica fase della vita dell’impresa e diventa indispensabile quando nella sua agenda strategica vi è un’importante trasformazione organizzativa: ad esempio, un ripensamento dei processi core dell’azienda in una logica di Business Process Rengineering (BPR), la necessità di centralizzare i processi di un’impresa multi-divisionale, una forte riorganizzazione dell’impresa che ne cambia la logica dell’organigramma(ad es.da funzionale a divisionale),ecc.
In tutti questi casi, l’ICT diviene una leva potente per catalizzare il cambiamento organizzativo, riducendo o forzando le notevoli inerzie che rallentano queste dinamiche di trasformazione.

E’chiaro che queste dimensioni del ruolo strategico dell’ICT possono coesistere in una stessa impresa, anche se in genere è vero che, a seconda della specifica situazione aziendale, la loro priorità può essere molto diversa.
Affinché, però, le ICT possano realmente concretizzare il proprio valore strategico, lungo una qualsiasi delle dimensioni sopra evidenziate, occorre una reale capacità dell’impresa di promuovere l’innovazione. Per far questo occorrono adeguate condizioni imprenditoriali, organizzative e gestionali. In particolare tre sono le condizioni fondamentali:

• un chiaro e convinto commitment del vertice aziendale;
• la presenza nell’impresa di una figura organizzativa che sia in grado di svolgere il ruolo di liaison tra le esigenze di business e le tecnologie;
• un buon presidio gestionale dei processi ICT, che richiede un’adeguata direzione o di un adeguato fornitore esterno

Il raggiungimento di obiettivi di miglioramento dell’informativa aziendale impone all’azienda il passaggio da una struttura organizzativa gerarchico-funzionale ad una per processi che introduca una nuova cultura aziendale del business.
Alla base dell’organizzazione per processivi è però un’ampia disponibilità di informazioni, viste non come patrimonio esclusivo delle singole funzioni aziendali, ma come patrimonio globale dell’azienda; i sistemi informativi integrati ERP sono disegnati per la realizzazione di questo obiettivo essendo dei business software che automatizzano ed integrano molti, o la maggior parte, dei processi di business aziendali.

Si tratta di sistemi che permettono l’integrazione dei processi di business e l’accesso “unico” ai dati aziendali; inoltre, le imprese che implementano i sistemi ERP hanno l’opportunità di ridisegnare i processi di business utilizzando le “best practices” presenti nel sistema informativo stesso.

Nel corso degli ultimi anni molte aziende hanno intrapreso rilevanti progetti di cambiamento legati all’implementazione di sistemi informativi integrati, questo perché hanno ritenuto che puntare su un tipo di organizzazione basata sui processi, e quindi orientata alla gestione e mantenimento della clientela, supportata da un efficiente sistema integrato, potesse essere un ottimo indirizzo per assumere una posizione competitiva rispetto ai concorrenti.
Punto di forza dei sistemi ERP si è rivelata la concezione di azienda in una logica unitaria, quale entità formata da processi ben identificabili ma tra loro strettamente interconnessi; lo strumento software risulta, infatti, impostato su di una successione di operazioni che, a partire da un determinato input, sono in grado di generare un output completo ed indipendente.

Nei sistemi ERP l’integrazione dei sistemi informativi aziendali è nativa, cioè il sistema nel suo complesso nasce già integrato sia sotto il profilo dell’architettura informatica di base, sia sotto quello della progettazione logica: i dati risiedono in archivi unici, le procedure sono collegate tra di loro el’aggiornamento dei atabase è gestito in modo unitario e centralizzato.
Nell’ottica degli ERP, il sistema informativo gestionale diventa uno strumento per raccogliere e veicolare in modo efficace ed efficiente le informazioni ed il valore dell'azienda, con l’obiettivo di rendere l’organizzazione più flessibile, efficace ed integrata.

I sistemi ERP si sono diffusi già nel 1980, hanno avuto un’importante crescita di utilizzo ed implementazione degli anni novanta fino ad arrivare all’ultimo quinquennio che ha visto la loro definitiva affermazione.

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Sebbene sul mercato siano presenti diversi prodotti ERP è possibile individuare una serie di caratteristiche comuni a tutti, riferite alle proprietà funzionali di questi sistemi.
Le principali caratteristiche funzionali dei sistemi ERP possono essere così identificate:

• l’integrazione informativa;
• la modularità dell’applicazione;
• la configurabilità del sistema

Integrare significa standardizzare le modalità di definizione dei dati ed armonizzare la loro struttura ed il loro contenuto mediante uno schema concettuale comune; l’integrazione non è esterna alle singole componenti del sistema informativo ma è incorporata nel sistema informativo stesso, il quale nasce già con caratteristiche tecnologiche e progettuali tese ad assicurare un legame nativo tra le diverse componenti del sistema

PER SAPERNE DI PIU':