ISO 9001: COGLIERE LE OPPORTUNITA'

La pubblicazione della ISO 9001:2015 ha fatto capire ancora di più come per le organizzazioni di oggi sia estremamente importante adottare un atteggiamento che sia teso all'innovazione. La norma, infatti, parla di pensiero basato sul rischio (già anticipato nelle versioni precedenti con l'idea di "azione preventiva"), specificando che sia fondamentale pensare a quali rischi potrebbero mettere in pericolo la possibilità di un'azienda di lavorare serenamente ma anche come si dovrebbero cogliere sempre le opportunità, attaccando e non limitandosi solamente a mitigare eventuali rischi. Se possibile, infatti, cogliere un'opportunità è ancora più importante che mitigare un rischio perché può fare la differenza sul mercato.
Ma che differenza c'è tra un rischio e un'opportunità? Comunemente, si ritiene che il rischio abbia solo conseguenze negative, tuttavia gli effetti del rischio possono essere negativi o positivi. L'opportunità, però, non è il lato positivo del rischio ma un insieme di circostanze che rende possibile fare qualcosa. Cogliere o non cogliere un'opportunità presenta, quindi, diversi livelli di rischio. A livello operativo, possiamo dare le seguenti definizioni: rischio: il rischio esiste già nelle nostre attività e deve essere identificato, valutato e gestito, ad esempio mitigandolo con piani d'azione. Un'opportunità, invece, è un insieme di circostanze che ci permette di fare qualcosa di nuovo e benefico per la nostra organizzazione ma che, tuttavia, può aumentare i rischi in alcune aree. Ad esempio, potremmo avere un'opportunità di miglioramento mitigando il rischio attraverso uno specifico piano d'azione.

La storia dei foglietti adesivi Post-it® di 3M fornisce un buon esempio di gestione dei rischi e del saper cogliere le opportunità: nel 1968, il dottor Spencer Silver, un chimico della 3M Company, stava facendo ricerca e sviluppo per ideare un adesivo che fosse molto forte ma ne venne fuori un adesivo super debole (c'è sempre il rischio che la ricerca e sviluppo non porti ad ottenere ciò che si desidera). Il dottor Silver, però, non si perse d'animo e colse l'opportunità rappresentata da questo progetto fallimentare per provare a trovare con i suoi colleghi un modo alternativo per sfruttare questo strano adesivo. Quando un collega parlò della sua frustrazione relativa ai segnalibri che continuavano a cadere dal suo libro degli inni religiosi, provarono un po' della nuova colla con i risultati che tutti conosciamo bene. Il nuovo prodotto venne lanciato nel 1977 (ben nove anni dopo l'invenzione dell'adesivo!) e si diffuse a livello nazionale solo nel 1980, diventando uno degli oggetti più onnipresenti negli uffici di tutto il mondo.

Una valutazione del rischio ben fatta andrebbe utilizzata, prima di tutto, come uno strumento per stabilire le priorità per affrontare le opportunità che potrebbero avvantaggiare le attività di un'organizzazione. Il compito di chi svolge questa valutazione è quello di provocare, stimolare e facilitare la riflessione su come cogliere un'opportunità possa aiutare l'azienda ad innovare e, quindi, a migliorarsi rispetto alla concorrenza. Si può procedere in diversi modi, ad esempio cercando di trovare opportunità in ognuna di queste categorie:

• economiche (valuta, prezzi, costi merci, ecc.);
• di mercato (concorrenza, mercati esteri, nuove opportunità di mercato; ecc.);
• legali (nuova legislazione o regolamentazione, ecc.);
• relative alle risorse (fornitori, assunzioni, ricerca di nuove competenze, ecc.);
• tecniche (nuove tecnologie, ecc.);
• ecc., a seconda del settore specifico di attività

Le categorie andrebbero decise in base alla prospettiva adottata dall'organizzazione.

Partendo da una normale matrice per l'analisi dei rischi, si cercherà di capire quali siano i problemi più importanti per un'organizzazione, quali potrebbero avere un impatto maggiore e quali potrebbero essere più probabili. Moltiplicando i punteggi relativi all'impatto e alla probabilità, e dividendo il risultato per la rilevabilità, il punteggio risultante darà un indice di priorità dei rischio da affrontare.
Le organizzazioni con una strategia ben sviluppata e che puntano molto sui processi di pianificazione, includeranno queste informazioni tra i loro punti di forza, di debolezza, nelle eventuali opportunità da cogliere per realizzare un'analisi SWOT ben fatta da cui far scaturire le opportunità di innovazione. Ad esempio, si può mitigare il rischio di restare indietro nel settore tecnologico collaborando con le università per esplorare le nuove tecnologie e questo può portare a nuove opportunità.

Prestate attenzione all'ambiente in cui operate e cercate di capire come le altre organizzazioni affrontano problemi simili ai vostri. La pratica continua del benchmarking è il primo passo verso l'innovazione. Anche se nessuna delle opzioni esaminate sarà innovativa, permetterà comunque di esaminare delle scelte differenti e di farsi venire in mente delle buone idee perché l'esplorazione è un'attività vitale per chiunque voglia puntare sull'innovazione e bisogna utilizzare con costanza le conoscenze accumulate per alimentare il processo di ideazione.

Partite dalla mappa dei vostri processi e cercate le responsabilità di ogni fase del processo. Concentratevi sui legami tra il processo di vendita e la progettazione e tra la progettazione e la produzione perché si tratta di punti che, spesso, sono ad alto rischio. Dopo aver esaminato i processi, utilizzate di nuovo la stessa matrice dei rischi di prima ma, questa volta, provando a mitigarli applicando nuove tecnologie, sviluppando competenze o creando liste di controllo apposite. Prendetevi del tempo per andare oltre le soluzioni convenzionali e applicare un pensiero innovativo. Esplorate, confrontate, ideate e cercate un nuovo processo basato su nuove soluzioni.

La ISO 9001 richiede di rivedere la valutazione del rischio in occasione del riesame della direzione e questa dovrebbe essere una buona occasione per riesaminare i controlli e gli equilibri del sistema qualità per assicurare che sia sempre in linea con il vostro processo di pianificazione strategica.

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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Le opportunità sono ovunque: trovate un modo per modificare un processo e ridurne il tempo di ciclo o gli sprechi, scoprite un modo per effettuare una misurazione più velocemente o con maggiore precisione, applicate una nuova tecnologia alla vostra linea di prodotti per renderla migliore o più economica o più veloce o, ancora, implementate il controllo statistico per migliorare il vostro processo. Questi, naturalmente, sono solamente alcuni degli esempi di opportunità da cogliere ma siamo certi che nelle vostre organizzazioni ne potrete trovare molti altri!

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