IL PUNTO 4.3 DELLA ISO 14001 - DETERMINARE IL CAMPO DI APPLICAZIONE

Come si determina il campo di applicazione del sistema ambientale e perché è così importante farlo bene?

"Nessuno potrà mai vincere la guerra contro la natura. In realtà, dobbiamo fare pace con essa"
(David Attenborough)

Quando ci avviciniamo alla ISO 14001, è estremamente importante comprendere il concetto di "campo di applicazione" del sistema di gestione ambientale (SGA). Il campo di applicazione rappresenta i confini entro i quali opera il SGA. Non si tratta solo di una questione geografica o fisica, ma anche di una definizione concettuale che abbraccia tutte le attività, i prodotti e i servizi dell'organizzazione che hanno un impatto sull'ambiente.

La norma richiede che l'organizzazione identifichi con precisione questo ambito per garantire che tutti gli aspetti significativi dell'ambiente vengano presi in considerazione. Per "campo di applicazione", dunque, si intende l'insieme delle condizioni, dei limiti e delle regolamentazioni entro cui si svolge l'attività di un'organizzazione sotto il profilo ambientale. Questo include:

le attività quotidiane e le procedure operative;
i processi di produzione e i servizi correlati;
le decisioni strategiche e le attività di pianificazione;
i criteri per lo sviluppo e il lancio di nuovi prodotti;
i requisiti normativi e le cogenze legali a cui l'organizzazione deve aderire

Determinare con esattezza il campo di applicazione è un processo che richiede un'analisi interna ed esterna approfondita. Si prendono in considerazione fattori esterni come le leggi ambientali, le aspettative delle parti interessate e le condizioni del mercato. Internamente, si valutano le capacità operative, la cultura aziendale e le risorse disponibili.

La ISO 14001 è progettata per essere flessibile e applicabile a qualsiasi tipo di organizzazione, indipendentemente dalle sue dimensioni e dalla sua natura, permettendo così di adattare il campo di applicazione in modo specifico e pertinente. Questo significa che il campo di applicazione può variare enormemente da un'organizzazione all'altra, riflettendo la diversità delle attività svolte e degli impatti ambientali associati.

L'organizzazione deve assicurarsi che il campo di applicazione sia chiaro, documentato e comunicato a tutte le parti interessate. La trasparenza in questo processo rafforza la credibilità dell'organizzazione e supporta la sua immagine di entità responsabile e consapevole dell'impatto delle sue attività sull'ambiente.

La relazione con gli altri punti della ISO 14001

La ISO 14001 è strutturata in modo che ogni sezione sia interconnessa, formando un quadro coeso per la gestione ambientale. Il campo di applicazione, definito nel punto 4.3, quindi, fa parte di un ecosistema più grande ed è collegato, in particolare, con i punti 4.1 e 4.2.

Il punto 4.1, "Comprendere l'organizzazione e il suo contesto", pone le fondamenta per comprendere sia l'ambiente interno che esterno rilevante per il sistema di gestione ambientale. Include l'analisi dei fattori che possono influenzare il sistema di gestione ambientale. Questi fattori esterni (legislazione ambientale, condizioni di mercato, tecnologie, aspettative sociali, fattori economici) ed interni (valori e cultura dell'azienda, risorse e competenze, processi e strutture, prodotti e servizi) sono essenziali per definire adeguatamente il campo di applicazione, in quanto influenzano direttamente la portata e l'applicabilità del sistema.

Il punto 4.2, "Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate", richiede - invece - un'analisi delle esigenze e delle aspettative delle parti interessate. Queste aspettative diventano spesso obblighi di conformità (legislazione ambientale vigente, accordi volontari, requisiti contrattuali, licenze e permessi) per l'organizzazione e sono pertanto cruciali per definire il campo di applicazione del sistema. Solo considerando le richieste e i requisiti delle parti interessate, l'organizzazione può assicurarsi che il suo SGA sia completo e adeguatamente mirato.

Definire il campo di applicazione senza un'attenta considerazione del contesto e delle aspettative delle parti interessate può portare a un sistema o troppo limitato o troppo esteso, entrambi scenari che possono minare la sua efficacia. Il punto 4.3 della ISO 14001, quindi, si appoggia ai risultati del lavoro svolto per adempiere ai requisiti dei punti 4.1 e 4.2 per assicurare che il SGA sia applicato in modo appropriato. Il campo di applicazione deve quindi essere visto come un prodotto del contesto e delle aspettative, influenzato da fattori interni ed esterni e dalle relazioni con le parti interessate.

Tutto questo assicura che le misure ambientali siano allineate con la direzione strategica dell'organizzazione e che le politiche e gli obiettivi ambientali siano pertinenti, raggiungibili e sostenibili. In questo modo, il campo di applicazione non è solo una dichiarazione di intenti, ma una dichiarazione di direzione e di azione.

Come identificare le unità organizzative, funzioni e confini fisici (Punto c)

Il punto c del paragrafo della ISO 14001 che si occupa del campo di applicazione pone l'accento sull'importanza di identificare le unità organizzative pertinenti all'interno di un'organizzazione, unità che possono variare a seconda della struttura e della dimensione dell'organizzazione e che possono includere:

reparti: come la produzione, la logistica, il marketing, ecc.
funzioni: come la gestione dei rifiuti, l'approvvigionamento, le singole attività, ecc.
sedi: come le fabbriche, gli uffici, i centri di distribuzione, ecc.

Per identificare le unità organizzative pertinenti, l'organizzazione deve considerare:

impatto ambientale: le unità che hanno il maggiore impatto sulle prestazioni ambientali
controllo e influenza: le aree dove l'organizzazione ha il maggiore controllo o la capacità di influenzare il cambiamento
requisiti legali e normativi: le unità che sono soggette a specifici requisiti legali e normativi
valore e rischio: le unità che contribuiscono in modo significativo al valore dell'organizzazione o che presentano rischi ambientali

Il processo di identificazione può essere articolato in diversi passaggi:

mappatura delle attività: elencare tutte le attività svolte dall'organizzazione e valutare il loro impatto ambientale
valutazione del controllo: determinare il grado di controllo o di influenza che l'organizzazione ha su ogni attività
analisi dei rischi: valutare i rischi ambientali associati a ciascuna attività e la loro rilevanza per il SGA
coinvolgimento degli stakeholder: consultare le parti interessate per comprendere meglio le aspettative ambientali

Una volta identificate le unità organizzative pertinenti, è essenziale documentarle chiaramente per facilitare anche la comunicazione interna e assicurare che tutti siano consapevoli delle loro responsabilità. La revisione periodica di queste unità è altrettanto importante, poiché le organizzazioni sono entità dinamiche e i cambiamenti interni ed esterni possono influenzare l'importanza relativa delle diverse unità organizzative.

La formazione del personale è fondamentale per assicurare che le unità organizzative pertinenti siano coinvolte e responsabilizzate nel rispetto del sistema di gestione. La sensibilizzazione ambientale deve diventare parte integrante della cultura aziendale in ogni unità identificata.

Venendo al concetto di confini fisici, possiamo dire che assume un ruolo di primo piano nel definire il campo di applicazione di un sistema di gestione ambientale secondo la norma ISO 14001. Questi confini delineano, infatti, l'area geografica entro la quale si applicano le politiche e le procedure del sistema e sono determinati da dove l'organizzazione opera e ha un impatto ambientale. Possono comprendere:

siti di produzione: dove avviene la creazione o la manipolazione dei prodotti
sedi operative: uffici, magazzini e altre infrastrutture dove si svolgono le attività aziendali
impatti indiretti: aree come la catena di fornitura e la logistica, dove l'organizzazione ha un impatto ambientale anche se non vi esercita un controllo diretto

I confini fisici sono da tenere ben presenti per vari motivi: partiamo col dire che, spesso, l'impatto ambientale più significativo avviene all'interno di aree geografiche ben definite e che le normative ambientali possono variare significativamente da una località all'altra, influenzando il modo in cui un'organizzazione deve operare. Le risorse ambientali, come l'acqua e l'energia, sono gestite in modo più efficace quando si considerano le specificità locali. I confini fisici aiutano anche a identificare le comunità locali coinvolte e a coinvolgerle nel processo di gestione ambientale.

L'identificazione dei confini fisici richiede una mappatura accurata delle aree operative, che può includere: rilevamenti geografici fatti utilizzando mappe e tecnologie specifiche, valutazioni di impatto ambientale per comprendere come le attività influenzino specifiche aree geografiche, un dialogo con le autorità locali e con le parti interessate per comprendere le implicazioni dei confini fisici, il monitoraggio delle attività operative e una documentazione e una comunicazione chiara che garantisca una comprensione condivisa delle aree di responsabilità ambientale. di promuovere un cambiamento positivo verso la sostenibilità.

Attività, prodotti e servizi (Punto d)

Il punto "d" della norma ISO 14001 richiede che un'organizzazione prenda in considerazione le proprie attività, prodotti e servizi nell'ambito del sistema di gestione ambientale. Si tratta di un aspetto fondamentale perché assicura che l'attenzione sia rivolta a ogni aspetto che potrebbe influenzare le prestazioni ambientali dell'organizzazione.

Le attività aziendali comprendono tutto ciò che l'organizzazione fa, dalla gestione amministrativa alla produzione, dal marketing al servizio post-vendita. Ogni attività ha il potenziale di influenzare l'ambiente, positivamente o negativamente, e deve quindi essere considerata quando si definisce il campo di applicazione del SGA.

I prodotti sono spesso il principale punto di contatto tra l'organizzazione e l'ambiente. Un'analisi del loro ciclo di vita può rivelare l'impatto ambientale dall'estrazione delle materie prime fino allo smaltimento finale. Ad esempio, fare considerazioni ambientali nella fase di progettazione può contribuire a ridurre l'impatto futuro del prodotto, così come si possono ottimizzare i materiali e i metodi di imballaggio per abbattere i rifiuti. Prodotti progettati per durare più a lungo, inoltre, riducono la frequenza di sostituzione e il relativo impatto ambientale.
I servizi possono sembrare meno tangibili in termini di impatto ambientale ma sono ugualmente importanti. Ad esempio, un servizio di consulenza potrebbe influenzare le decisioni ambientali dei clienti. Anche il consumo di energia dei data center è un aspetto ambientale da considerare, così come le modalità di supporto al cliente che possono includere la gestione dei resi e il riciclo dei prodotti.

Per integrare efficacemente attività, prodotti e servizi nel sistema di gestione ambientale, l'organizzazione deve: valutare sistematicamente l'impatto ambientale di ogni aspetto delle sue attività, stabilire obiettivi ambientali per ciascuna area di attività, prodotto o servizio, monitorare e misurare le prestazioni ambientali in modo continuo e comunicare i risultati e le pratiche a tutte le parti interessate internamente ed esternamente.

Autorità e abilità a esercitare controllo e ad influenzare (Punto e)

Il punto "e" del paragrafo 4.3 della ISO 14001 si concentra sul controllo organizzativo e sulla capacità di un'organizzazione di esercitare influenza. Questo aspetto è essenziale per comprendere fino a che punto l'organizzazione può estendere il proprio sistema di gestione ambientale. Il controllo organizzativo si riferisce alla capacità dell'organizzazione di dirigere le proprie attività e processi interni in modo da conformarsi agli standard ambientali; questo include:

politiche internazionali: la definizione di politiche aziendali che promuovano la responsabilità ambientale
procedure: l'attuazione di procedure che assicurino la conformità alle pratiche ambientali
risorse: la distribuzione di risorse sufficienti per mantenere e migliorare il SGA

La capacità di influenzare va oltre i confini dell'organizzazione e si estende alle attività su cui l'impresa può avere un impatto, anche se non ha il pieno controllo. Possiamo includere:

la catena di fornitura: influenzare i fornitori a seguire pratiche sostenibili
le partnership: lavorare con partner e altre parti per promuovere obiettivi ambientali comuni
il comportamento dei consumatori: incoraggiare pratiche di consumo sostenibile attraverso l'educazione e la comunicazione
la valutazione del controllo e dell'influenza

Determinare il livello di controllo e di influenza richiede:

un'analisi delle attività: identificare dove e come l'organizzazione può esercitare un controllo diretto
la valutazione della catena del valore: capire in quali punti della catena di valore l'organizzazione può influenzare i risultati ambientali
l'assunzione di responsabilità: accettare la responsabilità per gli impatti ambientali indiretti e lavorare attivamente per minimizzarli

È estremamente importante documentare le aree di controllo e di influenza all'interno del SGA, delineando chiaramente come l'organizzazione si aspetta di gestire e influenzare questi aspetti. Deve essere chiaro, ad esempio, come le politiche ambientali si applichino all'interno delle aree di controllo e di influenza e occorre assicurare che il personale e le parti interessate siano consapevoli del loro ruolo nell'esercitare questo controllo e influenza.

Le informazioni documentate relative al punto 4.3 della ISO 14001

Uno degli aspetti fondamentali del sistema di gestione ambientale è dato dai documenti e dalla disponibilità delle informazioni. Un buon sistema documentale serve come fondamento per registrare, controllare e tracciare tutte le informazioni rilevanti per il SGA. Deve includere le politiche ambientali che sono dichiarazioni di intenti e impegni dell'organizzazione verso la gestione ambientale, gli obiettivi ambientali e i risultati raggiunti e le istruzioni dettagliate su come vengono eseguite le attività in modo responsabile.

La documentazione di supporto offre numerosi vantaggi tra cui: la trasparenza perché fornisce una chiara dimostrazione dell'impegno dell'organizzazione verso la sostenibilità, l'attribuzione chiara delle responsabilità e la possibilitò di analizzare le prestazioni passate e di identificare le aree per i miglioramenti futuri.

La disponibilità delle informazioni è altrettanto importante: devono essere facilmente accessibili a tutti i livelli dell'organizzazione per formare il personale sulle politiche ambientali e sulle diverse responsabilità, per supportare decisioni consapevoli e responsabili e per facilitare gli audit.

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Le FAQ sul punto 4.3 della ISO 14001

Che cosa si intende per "Campo di applicazione"?
Nel Contesto della ISO 14001, il campo di applicazione di un SGA definisce quali attività, sedi e processi dell'organizzazione sono inclusi nel sistema. Determina i limiti entro cui il sistema gestirà gli aspetti ambientali e i relativi impatti, nonché i requisiti di conformità.

È necessario includere tutte le attività e le sedi dell'organizzazione nel campo di applicazione?
Non necessariamente. L'organizzazione può decidere di escludere specifiche attività o sedi dal suo SGA se può dimostrare che tali esclusioni non compromettono la sua capacità di gestire i propri aspetti ambientali, conformarsi ai requisiti legali e raggiungere gli obiettivi.

Come si determina il campo di applicazione del sistema di gestione ambientale?
La determinazione del campo di applicazione richiede un'analisi approfondita del contesto dell'organizzazione, includendo i fattori interni ed esterni, le aspettative delle parti interessate, gli obblighi di conformità e le attività, i prodotti e i servizi che possono influenzare la gestione ambientale.

È possibile modificare il campo di applicazione del SGA dopo la sua definizione iniziale?
Sì, il campo di applicazione può essere modificato in risposta a cambiamenti significativi nell'organizzazione, nel contesto operativo o nei requisiti di conformità. Tuttavia, ogni modifica deve essere adeguatamente documentata e giustificata.

Qual è l'importanza della documentazione nel determinare il campo di applicazione?
La documentazione è essenziale perché fornisce una registrazione chiara e tracciabile delle decisioni prese riguardo al campo di applicazione del SGA. Facilita la comunicazione interna ed esterna, supporta la conformità e aiuta nei riesami e negli audit del sistema.

Come si assicura che il campo di applicazione sia adeguato?
Assicurarsi che il campo di applicazione sia adeguato richiede un monitoraggio e una revisione continui del sistema, insieme alla valutazione dell'efficacia del SGA nel raggiungere gli obiettivi ambientali definiti. Audit interni e feedback delle parti interessate sono strumenti utili in questo processo.

Il campo di applicazione deve essere comunicato alle parti interessate?
Sì, comunicare il campo di applicazione alle parti interessate è importante per la trasparenza e può rafforzare la fiducia nella gestione ambientale dell'organizzazione. Può anche soddisfare specifici requisiti di conformità e facilitare le partnership ambientali.

Risorse

Vi lasciamo una checklist che contiene le domande da farsi per verificare che il punto 4.3 della ISO 14001 sia stato applicato correttamente nella vostra organizzazione. Potete usarlo come traccia per eseguire un audit interno.

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