IL PARAGRAFO 7.5 DELLA NUOVA ISO
9001:2015 - INFORMAZIONI DOCUMENTATE

Staff di QualitiAmo

Continuiamo il nostro viaggio ragionato e commentato all'interno dei singoli punti e paragrafi della nuova ISO 9001:2015

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Il paragrafo 7.5 della ISO 9001:2015 è l'equivalente dei punti 4.2.3 ("Tenuta sotto controllo dei documenti") e 4.2.4 ("Tenuta sotto controllo delle registrazioni") della ISO 9001:2008.

Come sappiamo, nel nuovo standard non esiste più la distinzione tra documenti e registrazioni dato che i due termini sono stati sostituiti da un generico "informazioni documentate".
Il termine "documented information" è stato introdotto come una parte dell'High Level Structure (Struttura di alto livello) e come fattore comune ai sistemi di gestione e, come ci suggerisce la stessa ISO spiegandoci il significato del termine, può essere utilizzato per identiifcare qualcosa in grado di comunicare un messaggio, fornire evidenza di qualcosa, condividere conoscenze, ecc.

Un'informazione documentata, a seconda dei casi, può dunque servire:

  • come strumento per comunicare informazioni, strumento che assumerà la tipologia e l'estensione più adatte a seconda:
    • della natura dei prodotti e dei processi dell'organizzazione
    • delle necessità dei clienti o delle norme di settore
    • della complessità dei prodotti o dei servizi
    • della tipologia di attività
    • dei rischi
    • della competenza del personale
    • ldel livello raggiunto dal sistema utilizzato in azienda per comunicare (se più o meno formalizzato)
    • della capacità di comunicare che le persone che lavorano all'interno dell'organizzazione hanno
    • della cultura dell'azienda
  • come mezzo per fornire l'evidenza di conformità, cioè che qualcosa che è stato pianificato è stato poi anche effettivamente fatto
  • come tool per condividere la conoscenza
  • come supporto per preservare e condividere le esperienze fatte dai collaboratori

Proviamo a tornare, però, solo per un attimo sulla distinzione tra documenti e registrazioni, per essere certi di averla compresa bene:

  • documenti - contengono informazioni utili per prendere decisioni o per svolgere attività.
    Sono soggetti a periodica revisione.
    Esempi di documenti sono:
    • procedure
    • politiche
    • istruzioni di lavoro
    • checklist non compilate
    • manuale della Qualità
    • piano della Qualità
    La norma ci permette di individuare facilmente quando sta parlando di documenti perché specifica che bisogna "mantenere informazioni documentate"
  • registrazioni - contengono informazioni relative a cose che sono già accadute.
    I loro contenuti vanno a costituire uno storico delle attività aziendali e servono per capire, ad esempio, cosa è successo la scorsa settimana, lo scorso mese o lo scorso anno.
    Non sono soggette a modifiche perché non si può cambiare ciò che è già accaduto e che va a costituire, appunto, una registrazione
    Anche in questo caso, la norma ci permette di riconoscere i punti in cui il termine "informazione documentata" significa - in realtà - "registrazione" perché richiede di "conservare informazioni documentate"

E cosa dobbiamo fare là dove la norma non specifica in modo chiaro se prevedere documenti o registrazioni? Deciderlo noi, ovviamente, dato che il nuovo standard ci lascia molta più libertà in tal senso.

La versione del 2008 della ISO 9001 aveva dettami differenti per i documenti e per le registrazioni, mentre nella ISO 9001:2015 i requisiti per le due tipologie di documenti coincidono.
Non ci sono, comunque, grandi novità nel nuovo standard per ciò che concerne i requisiti legati alla documentazione anche se occorre segnalare una maggiore attenzione all’applicabilità dei requisiti alle informazioni documentate elettronicamente e tramite il web. Le informazioni documentate, infatti, possono essere in qualsiasi formato purché evidenzino la conformità al requisito della norma corrispondente.

Ogni Sistema Qualità si baserà sulle informazioni documentate richieste dallo standard e su quelle necessarie all'organizzazione per lavorare al meglio ma la loro tipologia e quantità cambierà da un'organizzazione all'altra perché ogni realtà è diversa da un'altra e deve poter contare su un supporto documentale creato ad hoc.

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':

La nuova ISO 9001:2015 e l'outsourcing
La nuova ISO 9001:2015
Il capitolo zero della nuova Iso 9001:2015
Il capitolo uno della nuova Iso 9001:2015 - Lo scopo della norma
I capitoli due e tre della nuova Iso 9001:2015 - Requisiti normativi e terminologia
Il capitolo quattro della nuova Iso 9001:2015 - Il contesto dell'organizzazione
Paragrafo 4.1 della nuova Iso 9001:2015 - Capire l'organizzazione e il suo contesto
Paragrafo 4.2 della nuova Iso 9001:2015 - Capire le necessità e le aspettative della parti interessate
Paragrafo 4.3 della nuova Iso 9001:2015 - Determinare lo scopo del Sistema di gestione della Qualità
Paragrafo 4.4 della nuova Iso 9001:2015 - Sistema di gestione per la Qualità e relativi processi
Capitolo 5 della nuova Iso 9001:2015 - Leadership
Paragrafo 5.1 della nuova Iso 9001:2015 - Leadership e impegno
Paragrafo 5.2 della nuova Iso 9001:2015 - Politica
Paragrafo 5.3 della nuova Iso 9001:2015 - Ruoli responsabilità autorità nell'organizzazione
Paragrafo 6.1 della nuova Iso 9001:2015 - Azioni per affrontare rischi e opportunità
Paragrafo 6.2 della nuova Iso 9001:2015 - Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento



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